Fünf Tipps für den erfolgreichen Start mit TimeTac

von Gabriele Kaier, 29.10.2018

Aus Erfahrung wissen wir, dass es wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung von TimeTac in Ihrem Unternehmen gibt. Damit Sie diese kennen und Ihnen der Start bestmöglich gelingt, haben wir fünf nützliche Tipps für Sie zusammengestellt.

Großprojekt oder doch eher schnell erledigt?

Eine neue Zeiterfassung einzuführen, klingt für Sie nach einem nicht zu bewältigenden Großprojekt? Wir wissen, dass aller Anfang schwer ist. Darum stehen wir mit Rat und Tat zur Seite, damit Sie einen erfolgreichen Start hinlegen können.

1. Legen Sie einen/mehrere Verantwortliche fest

Sie mit der Einführung von TimeTac in Ihrem Unternehmen starten können, sollten Sie in Ihrem Unternehmen Verantwortliche, sogenannte Key-User, für TimeTac definieren. Unter “Key-Usern” versteht man Personen, die die Software-EInführung betreuen und auch nach dem “Go-Live” für die weitere Betreuung im Unternehmen verantwortlich sind. Wir empfehlen Ihnen, abhängig von der Unternehmensgröße, die Anzahl Ihrer Key-User folgendermaßen festzulegen:

Wichtig: Die Key-User sollten rund vier Wochen vor und nach dem Start mit TimeTac im Unternehmen anwesend sein. Sollten längere Abwesenheiten der Verantwortlichen, wie beispielsweise Urlaub, rund um den Start von TimeTac geplant sein, überdenken Sie bitte den Go-live Termin noch einmal.

2. Seien Sie offen für neue Arbeitsweisen

Jedes Softwareprodukt folgt einer bestimmten Anwendungsidee. Nicht immer entsprechen diese Systematiken aber der im Betrieb aktuell vorherrschenden und gelebten Praxis. Viele Dinge, die Sie jetzt auf eine bestimmte Art und Weise handhaben, laufen derzeit möglicherweise nicht optimal und sollten in Zukunft verändert werden.

Versuchen Sie daher nicht alle Ihre bestehenden Prozesse in TimeTac abzubilden, denn genau das ist ja der Grund, warum Sie sich nach einer neuen Software-Lösung umgesehen haben: Bessere Arbeitstechniken für mehr Effizienz. Sinnvolle Anpassungen oder Sonderkonfigurationen sollen natürlich in Ihrem Account vorgenommen werden. Dazu mehr im nächsten Tipp.

3. Automatisieren und anpassen, wo sinnvoll

Um die Effizienz, wie oben angesprochen, zu steigern, macht es Sinn routinemäßige Arbeitsabläufe und Berechnungen zu automatisieren. TimeTac bietet Ihnen auch die Möglichkeit, sehr individuelle Konfigurationen und Adaptierungen vorzunehmen.

Nicht immer macht es jedoch Sinn, „alle“ Prozesse im Hintergrund zu automatisieren. Erfahrungsgemäß führt dies oft zur Situation, dass auch Key User den Überblick über hinterlegte Berechnungen verlieren.

Nutzen Sie das Know-How der TimeTac Mitarbeiter, die Ihnen bei diesen Entscheidungen gerne beratend zur Seite stehen. Diese verfügen über viel Erfahrung mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen und können die Sinnhaftigkeit von Anforderungen sehr gut einschätzen.

4. Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot

Ihre Mitarbeiter sollen täglich mit TimeTac arbeiten. Um sicherzustellen, dass TimeTac von Ihren Mitarbeitern bestmöglich akzeptiert wird, empfehlen wir Ihnen auf folgende Dinge zu achten:

Geben Sie die Daten korrekt und vollständig ein

TimeTac kann nur so zuverlässig und korrekt sein, wie die Datenbasis, der alles zugrunde liegt. Stellen Sie daher von Anfang an sicher, dass die aktuellen Urlaubstage und der aktuelle Arbeitszeitsaldo nach dem Go-Live Termin möglichst schnell ins System eingepflegt werden. Wenn vor dem Start bekannte Abwesenheiten wie Urlaube oder geplante Krankenstände ebenfalls eingepflegt sind, steigert das erfahrungsgemäß die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden

Die TimeTac Key User sollten allen Mitarbeitern, die in Zukunft mit TimeTac arbeiten werden, die wichtigsten Features erklären und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen.

Beobachten Sie das Nutzungsverhalten

Schauen Sie sich besonders in den ersten vier Wochen aufmerksam an, ob Ihre Mitarbeiter das neue System auch benutzen oder ob es hier zu Versäumnissen kommt. Es ist aber ganz normal, dass die Verwendung von Live-Zeiterfassungssystemen erst zur täglichen Routine werden muss.

Das Nicht-Benutzen von TimeTac könnte außerdem daran liegen, dass einzelne Personen unsicher im Umgang mit dem Tool sind und noch Unterstützung benötigen.

5. Nehmen Sie unser Fachwissen in Anspruch

TimeTac unterstützt Sie mit dem Onboarding Service aktiv bei Ihrem Einführungsprojekt.

Hier begleiten Sie erfahrende TimeTac-Mitarbeitende, die Sie strukturiert durch den gesamten Prozess leiten. Diese übernehmen für Sie den Datenimport, erfassen Ihre individuellen Anforderungen, konfigurieren Ihren Account und schulen Ihre Key User.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Konfiguration und Dateneingabe selbst zu machen, zögern Sie bitte ebenfalls nicht uns zu kontaktieren, sollten Fragen oder Unklarheiten auftreten.