Was kostet eine Arbeitsstunde in Ihrem Unternehmen? Die Antwort steht nicht in der Lohnabrechnung. Zwischen dem Bruttogehalt und den tatsächlichen Kosten pro geleisteter Stunde liegen Lohnnebenkosten, Fixkosten und die Frage, auf wie viele Stunden Sie das alles verteilen. Dieser Beitrag zeigt die Rechnung Schritt für Schritt: Personalkosten je Person, Fixkostenanteil, variable Kosten je Aufgabe.
Eine wichtige Abgrenzung vorab: Hier geht es um den Kostensatz, also darum, was eine Stunde Sie kostet. Der Verrechnungssatz, also was Sie einem Kunden dafür in Rechnung stellen, ist eine andere Zahl und wird im Beitrag zum Stundenverrechnungssatz berechnet. Der Kostensatz ist dort der Ausgangswert.
Die Formel für den Stundenkostensatz
Stundenkostensatz = (Bruttolohn + Lohnnebenkosten + Fixkostenanteil) ÷ Anwesenheitsstunden pro Jahr
Drei Bestandteile, ein Nenner. Jeder Teil wird unten einzeln behandelt. Wichtig ist der Nenner: Die Kosten werden auf die tatsächlichen Anwesenheitsstunden verteilt, nicht auf die vertraglich bezahlten. Urlaub, Feiertage und Krankenstände sind bezahlte, aber nicht anwesende Zeit. Wer sie im Nenner mitzählt, rechnet den Kostensatz systematisch zu niedrig.
Schritt 1: Bruttolohn plus Lohnnebenkosten
Die Lohnnebenkosten sind der Arbeitgeberanteil, der auf das Bruttogehalt aufgeschlagen wird. Die Größenordnung unterscheidet sich zwischen den DACH-Ländern deutlich.
Deutschland: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt 2026 im Durchschnitt bei rund 21 Prozent. Hinzu kommen je nach Unternehmen unter anderem Umlagen für Krankheit und Mutterschaft, die Insolvenzgeldumlage sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Die tatsächlichen Lohnnebenkosten variieren deshalb nach Krankenkasse, Unternehmensgröße und Branche. Für die Kalkulation ist der Jahreswert aus der Lohnabrechnung verlässlicher als ein pauschaler Faktor.
Österreich: Der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung liegt 2026 bei rund 21 Prozent auf laufende Bezüge. Hinzu kommen je nach Beschäftigungsverhältnis und Bundesland weitere Lohnnebenkosten, etwa Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer und Beiträge zur Mitarbeitervorsorge. Die tatsächlichen Lohnnebenkosten variieren deshalb je nach kollektivvertraglicher Regelung, Sonderzahlungen und regionalen Abgaben. Für die Kalkulation ist der Jahreswert aus der Lohnverrechnung verlässlicher als ein pauschaler Faktor.
Wichtig: Der entscheidende Unterschied liegt weniger im Prozentsatz als in der Bezugsgröße. In Österreich sehen viele Kollektiv- und Arbeitsverträge Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration vor. Wer das Monatsbrutto einfach mit zwölf multipliziert und anschließend 29,5 Prozent aufschlägt, kann die tatsächlichen Jahreskosten unterschätzen. Für einen sauberen Vergleich sollten Sie deshalb in beiden Ländern mit dem Jahresbrutto rechnen.
Zwei Einschränkungen: Oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen sinkt der effektive Faktor, weil die Sozialversicherungsbeiträge nicht weiter mitwachsen. Und kollektivvertragliche oder tarifliche Sonderzahlungen erhöhen ihn. Für die Kalkulation genügt der Jahreswert aus der Lohnverrechnung, den Faktor brauchen Sie nur zur Plausibilitätsprüfung.
Schritt 2: Fixkostenanteil ermitteln
Fixkosten fallen unabhängig von einzelnen Aufträgen an: Miete, Wasser, Müll, Leasingraten, Gebühren wie Kammerbeiträge oder Tourismusabgaben, Reinigungskosten, Versicherungen, Software und sonstige Abgaben.
Um den Anteil einer Person pro Stunde zu ermitteln, teilen Sie zweimal:
Fixkostenanteil pro Stunde = Fixkosten pro Jahr ÷ Anzahl Mitarbeitende ÷ Anwesenheitsstunden pro Person
Hinweis: Bei unterschiedlich hohen Beschäftigungsausmaßen oder stark abweichenden Kostenstrukturen sollten Fixkosten statt nach Köpfen beispielsweise nach Vollzeitäquivalenten, Bereichen oder geeigneten Kostentreibern verteilt werden.
Fixkosten nach Bereichen trennen
Ab einer gewissen Unternehmensgröße unterscheiden sich die Fixkosten je Abteilung. Dann lohnt die Trennung, weil ein Projekt aus einem Bereich faktisch eine andere Kostenstruktur hat als ein Projekt aus einem anderen.
- Bereichsfixkosten sind die Kosten, die den Mitarbeitenden eines Bereichs zuzurechnen sind.
- Unternehmensfixkosten betreffen das Unternehmen als Ganzes, etwa Kosten für Geschäftsführung oder zentrale Software. Sie werden nicht direkt einem einzelnen Bereich zugerechnet, sondern über einen geeigneten Schlüssel verteilt.
So erreichen Sie Kostenwahrheit statt einer Mischkalkulation, die alle Bereiche gleich behandelt.
Schritt 3: Anwesenheitsstunden bestimmen
Der Nenner der Formel. Ausgangspunkt ist die vertragliche Jahresarbeitszeit, davon abgezogen werden Urlaub, Feiertage und Krankenstände.
| Position | Stunden |
|---|---|
| Jahresarbeitszeit (38,5 Stunden × 52 Wochen) | 2.002 |
| − Urlaub (25 Tage) | −193 |
| − Feiertage (13 Tage) | −100 |
| − Krankenstand (Erfahrungswert 8 Tage) | −62 |
| Anwesenheitsstunden | 1.647 |
Für den Krankenstand ist ein Erfahrungswert aus dem eigenen Betrieb die beste Grundlage. Im Rechenbeispiel verwenden wir einen Wert von acht Tagen bzw. rund 62 Stunden. Fehlt ein solcher Wert, kann der WIFO-Fehlzeitenreport als Orientierung dienen: 2025 entfielen in Österreich rund 4 Prozent der Jahresarbeitszeit auf Krankenstände. Bei der hier angenommenen Jahresarbeitszeit entspräche das rund 80 Stunden. Für Deutschland liefern Gesundheitsreports wie jener der DAK branchenspezifische Anhaltspunkte.
Rechenbeispiel: Stundenkostensatz einer Fachkraft
Eine angestellte Fachkraft, 38,5 Stunden pro Woche, Bruttojahresgehalt 55.000 Euro, österreichische Werte.
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Bruttojahresgehalt | 55.000 Euro | |
| + Lohnnebenkosten | rund 29,5 Prozent | rund 17.000 Euro |
| Personalvollkosten | rund 72.000 Euro | |
| + Fixkostenanteil | 280.000 Euro ÷ 10 Mitarbeitende | 28.000 Euro |
| Gesamtkosten pro Jahr | rund 100.000 Euro |
Für die weitere Rechnung arbeiten wir mit dem gerundeten Jahreswert von 100.000 Euro.
Stundenkostensatz: 100.000 ÷ 1.647 Anwesenheitsstunden = 61 Euro
Zum Vergleich: Der Bruttostundenlohn beträgt 55.000 ÷ 2.002 = 27 Euro. Die tatsächlichen Kosten liegen also beim 2,3-Fachen. Mit den deutschen Werten ergibt dieselbe Rechnung rund 59 Euro.
Ein Hinweis zur Einordnung: Laut Statistischem Bundesamt zahlten Unternehmen im Produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich 2025 durchschnittlich 45,00 Euro für eine geleistete Arbeitsstunde, im EU-Durchschnitt 34,90 Euro. Der Wert ist mit unserem Beispiel nur eingeschränkt vergleichbar: Die Destatis-Arbeitskosten umfassen Bruttoverdienste und Lohnnebenkosten je geleisteter Stunde, während unser Beispiel zusätzlich einen betrieblichen Fixkostenanteil berücksichtigt.
Schritt 4: Variable Kosten je Aufgabe
Nicht alle Kosten gehören auf die Person. Variable Kosten entstehen erst bei der Leistungserbringung und werden deshalb der Aufgabe oder dem Projekt zugerechnet. Typische Beispiele sind Material, Maschinenstunden, Verbrauchsgüter und Fahrzeugkosten.
Drei Praxisbeispiele nach dem Verursacherprinzip:
- Hin- und Rückfahrt: Aktive und passive Reisezeit werden getrennt gebucht. Bei aktiver Reisezeit laufen die variablen Fahrzeugkosten mit, also Kraftstoff, Parkgebühr und Verschleiß. Leasingraten gehören nicht dazu, sie sind Fixkosten.
- Küchenmontage: Beim Fahrenden zählt aktive Reisezeit, bei Mitfahrenden passive Reisezeit ohne variable Fahrzeugkosten.
- Aufwischen in einer Reinigungsfirma: Dem Stundensatz der Aufgabe werden Warmwasser, Putzmittel und Geräteverschleiß zugerechnet. Stellt der Kunde das Material, entfallen sie.
Für die Vollkostenkalkulation werden Fixkosten hier anteilig dem Stundenkostensatz zugerechnet. In der Deckungsbeitragsrechnung werden sie dagegen nicht einzelnen Leistungen zugeschlagen: Dort werden vom Umsatz zunächst die variablen Kosten abgezogen, der verbleibende Deckungsbeitrag dient anschließend zur Deckung der Fixkosten. Mehr über die Ermittlung des Deckungsbeitrags erfahren Sie in unserem Blogartikel.
Vom Kostensatz zum Preis
Der Stundenkostensatz ist Ihre interne Kostenbasis. Er sagt noch nicht, welchen Satz Sie einem Kunden verrechnen müssen. Dafür fehlen zwei Größen:
- Die abrechenbare Auslastung: Von 1.647 Anwesenheitsstunden sind je nach Tätigkeit nur ein Teil tatsächlich verrechenbar. Bei einer abrechenbaren Auslastung von 75 Prozent bleiben im Beispiel rund 1.235 verrechenbare Stunden. Die Kosten müssen aber vollständig durch diese Stunden gedeckt werden. → Abrechenbare Stunden
- Die Zielmarge: Sie berücksichtigt den angestrebten Gewinn und einen Puffer für Risiken.→ Stundenverrechnungssatz berechnen
Aus rund 61 Euro Kostensatz auf Anwesenheitsstunden wird bei 75 Prozent Auslastung ein Kostensatz von 82 Euro je verrechenbarer Stunde. Bei 20 Prozent Zielmarge ergibt sich daraus ein Verrechnungssatz von rund 101 Euro. Die beiden Zahlen dürfen nicht verwechselt werden, sonst kalkulieren Sie mit einem Satz, der nie die Fixkosten deckt.
So unterstützt TimeTac Ihre Kostenrechnung
Die Formel braucht zwei Datenquellen: die Kostenwerte aus der Lohnverrechnung und die tatsächlich geleisteten Stunden je Projekt.
Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac hinterlegen Sie Kostensätze für Mitarbeitende und buchen Zeiten direkt auf Projekte und Aktivitäten. Auf Basis der gebuchten Stunden lassen sich Kosten nach Projekt, Kunde, Mitarbeitendem oder Aufgabe auswerten. Wie das im Gesamtbild zusammenspielt, ordnet unser Blogartikel zu Projektcontrolling ein.
Fazit
Der Stundenkostensatz ist keine Zahl aus der Lohnabrechnung, sondern eine Rechnung mit drei Bestandteilen und einem Nenner, der oft falsch gesetzt wird. Wer die Anwesenheitsstunden statt der bezahlten Stunden verwendet und den Fixkostenanteil nicht vergisst, kennt seine Untergrenze.
Was daraus als Preis wird, entscheiden Auslastung und Zielmarge. Beides behandelt der Beitrag zum Verrechnungssatz.
Weiterlesen: Projektcontrolling & Wirtschaftlichkeit
Die Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet und dienen der allgemeinen Orientierung. Berechnungen und Beispiele können je nach Unternehmen abweichen und stellen keine individuelle betriebswirtschaftliche Beratung dar.
