Wenn eine Kundin oder ein Kunde nach dem Stundensatz fragt, wird die Antwort oft aus dem Bauch heraus gegeben oder am Wettbewerb abgeschaut. Dabei lässt sich der Stundenverrechnungssatz aus den eigenen Zahlen nachvollziehbar berechnen. Dieser Blogartikel zeigt, wie es funktioniert: mit einer einfachen Formel, einem konkreten Rechenbeispiel und einem Blick auf den wichtigsten Hebel, die verrechenbaren Stunden. Wie sich die Personalkosten zusammensetzen und welches Abrechnungsmodell sich eignet, zeigen eigene Beiträge.
Was ist der Stundenverrechnungssatz?
Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den Sie einem Kunden für eine Arbeitsstunde in Rechnung stellen. In Angeboten steht er als Stundensatz, in der Kalkulation heißt er Verrechnungssatz, im Englischen billable rate.
Er beantwortet eine andere Frage als die verwandten Sätze, mit denen er regelmäßig verwechselt wird. Diese Unterscheidung ist die Grundlage für alles Weitere.
| Satz | Frage | Beispielwert |
|---|---|---|
| Lohn- oder Gehaltssatz | Was bekommt die Person pro Stunde? | 27 Euro brutto |
| Stundenkostensatz | Was kostet die Stunde das Unternehmen? | 81 Euro |
| Stundenverrechnungssatz | Was zahlt der Kunde pro Stunde? | 100 Euro |
Der Sprung von 27 auf 81 Euro wirkt auf den ersten Blick überraschend. Dahinter stehen drei Faktoren: Lohnnebenkosten, anteilige Gemeinkosten und vor allem die Tatsache, dass sich diese Kosten auf deutlich weniger Stunden verteilen als auf die insgesamt bezahlten Stunden. Gerade dieser letzte Punkt wird in der Kalkulation häufig unterschätzt.
Dass Arbeitsstunden teuer sind, bestätigt die amtliche Statistik: Laut Statistischem Bundesamt zahlten Unternehmen im Produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich 2025 durchschnittlich 45,00 Euro für eine geleistete Arbeitsstunde, im EU-Durchschnitt waren es 34,90 Euro. Wichtig für Ihre Kalkulation: Das ist der Wert je geleisteter Stunde. Sind nur drei Viertel davon verrechenbar, liegen die Kosten je verrechenbarer Stunde bereits bei 60 Euro.
Wie sich der Kostensatz Schritt für Schritt zusammensetzt, zeigt der Beitrag zur Berechnung von Mitarbeiter- und Projektkosten. Für die weitere Kalkulation in diesem Artikel dient der Kostensatz als Ausgangspunkt.
Die Formel für den Stundenverrechnungssatz
Die Berechnung läuft in drei Schritten.
1. Kostendeckender Satz = Vollkosten pro Jahr ÷ verrechenbare Stunden pro Jahr 2. Verrechenbare Stunden = (Jahresarbeitszeit − Urlaub − Feiertage − Krankheit) × abrechenbare Auslastung 3. Verrechnungssatz = kostendeckender Satz ÷ (1 − Zielmarge)
Die Vollkosten umfassen die Personalkosten inklusive Nebenkosten plus den anteiligen Gemeinkostenblock: Miete, Software, Verwaltung, Vertrieb, Geschäftsführung.
Schritt zwei entscheidet über das Ergebnis, deshalb steht er weiter unten noch einmal ausführlich. Warum in Schritt drei geteilt und nicht multipliziert wird, klärt der Abschnitt zu Aufschlag und Marge. Diese Stelle ist der häufigste Rechenfehler in der Praxis.
Rechenbeispiel: Verrechnungssatz einer Fachkraft
Ausgangslage: eine angestellte Fachkraft, 38,5 Stunden pro Woche, Bruttojahresgehalt 55.000 Euro. Der Betrieb kalkuliert mit 20 Prozent Zielmarge.
Schritt 1: Vollkosten pro Jahr
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personalvollkosten inklusive Lohnnebenkosten | 72.000 Euro |
| Anteilige Gemeinkosten (Arbeitsplatz, Software, Verwaltung, Vertrieb) | 28.000 Euro |
| Summe Vollkosten | 100.000 Euro |
Im Beispiel entsprechen die Personalvollkosten einem Faktor von rund 1,3 auf das Bruttojahresgehalt. Je nach Land, Branche und Beschäftigungsverhältnis kann dieser Faktor deutlich variieren. Für Deutschland kann beispielsweise mit anderen Lohnnebenkostenannahmen gerechnet werden.Wie er im Einzelnen zustande kommt, zeigt der Beitrag zur Berechnung von Mitarbeiter- und Projektkosten.
Schritt 2: Verrechenbare Stunden
| Position | Stunden |
|---|---|
| Jahresarbeitszeit (38,5 × 52) | 2.002 |
| − Urlaub (25 Tage) | −193 |
| − Feiertage (13 Tage) | −100 |
| − Krankheit (Erfahrungswert 8 Tage) | −62 |
| Verfügbare Stunden | 1.647 |
| × abrechenbare Auslastung 75 Prozent | |
| Verrechenbare Stunden | 1.235 |
Für die Krankheitstage ist ein Erfahrungswert des eigenen Betriebs der beste Ansatz. Im Rechenbeispiel verwenden wir einen Wert von acht Tagen bzw. rund 62 Stunden. Fehlt ein eigener Erfahrungswert, liefert der WIFO-Fehlzeitenreport eine Orientierung: 2025 gingen in Österreich rund 4 Prozent der Jahresarbeitszeit durch Krankenstände verloren. Bei der hier angenommenen Jahresarbeitszeit entspräche das rund 80 Stunden. In Deutschland liefert der DAK-Gesundheitsreport Anhaltspunkte zu Krankenständen und Unterschieden zwischen Branchen.
Schritt 3: Sätze berechnen
Kostendeckender Satz: 100.000 ÷ 1.235 = 81 Euro Verrechnungssatz bei 20 Prozent Zielmarge: 81 ÷ 0,8 = 101 Euro
In der Praxis würde daraus ein Angebotssatz von 100 Euro. Die Rundung nach unten reduziert den Deckungsbeitrag um gut einen Euro je verrechneter Stunde, kann als runder Angebotspreis aber vertrieblich sinnvoll sein. Mit dem deutschen Kostenfaktor ergibt dieselbe Rechnung rund 77 Euro Kostensatz und 97 Euro Verrechnungssatz.
Bemerkenswert ist das Verhältnis: Aus 27 Euro Bruttostundenlohn wird ein Verrechnungssatz von 100 Euro. Wer diesen Faktor nicht kennt, hält Sätze für überhöht, die tatsächlich kaum die Kosten decken.
Tipp: Aufgepasst beim Ländervergleich. Die oft zitierten „30 Prozent Lohnnebenkosten in Österreich“ gegen „23 Prozent in Deutschland“ beziehen sich auf das laufende Monatsbrutto. In Österreich sehen viele Kollektiv- und Arbeitsverträge Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration vor – häufig in Form eines 13. und 14. Bezugs.. Wer das österreichische Monatsbrutto mit zwölf multipliziert und dann 30 Prozent aufschlägt, unterschätzt die Jahreskosten um rund 15 Prozent. Rechnen Sie in beiden Ländern mit dem Jahresbrutto, nicht mit dem Monatswert.
Der stärkste Hebel: die Auslastung
Die Vollkosten sind schwer zu senken. Die Zahl der verrechenbaren Stunden verändert sich dagegen ständig, und sie steht im Nenner der Formel. Dieselben 100.000 Euro Jahreskosten ergeben je nach abrechenbarer Auslastung völlig verschiedene Sätze.
| Abrechenbare Auslastung | Verrechenbare Stunden | Kostendeckender Satz | Satz bei 20 % Marge |
|---|---|---|---|
| 60 Prozent | 990 | 101 Euro | 126 Euro |
| 70 Prozent | 1.153 | 87 Euro | 108 Euro |
| 75 Prozent | 1.235 | 81 Euro | 101 Euro |
| 85 Prozent | 1.400 | 71 Euro | 89 Euro |
Zwischen 60 und 85 Prozent Auslastung liegen 37 Euro Unterschied im erforderlichen Satz. Das ist mehr, als die meisten Preisverhandlungen jemals bewegen.
Daraus folgen zwei Dinge.
- Erstens: Wer die Auslastung optimistisch ansetzt, kalkuliert sich systematisch zu billig. Ein auf Basis von 85 Prozent Auslastung auf rund 90 Euro kalkulierter Satz deckt bei realen 65 Prozent die Kosten nicht mehr.
- Zweitens: Bevor Sie über Preiserhöhungen nachdenken, lohnt der Blick auf die Quote. Wie sie gemessen wird und wo Stunden verloren gehen, zeigt der Beitrag zu den abrechenbaren Stunden.
Setzen Sie für die Kalkulation den Ist-Wert der vergangenen zwölf Monate ein, nicht den Zielwert. Der Zielwert gehört in die Maßnahmenplanung, nicht in die Preisliste.
Aufschlag oder Marge: der teuerste Rechenfehler
Beide Begriffe klingen ähnlich und führen zu unterschiedlichen Preisen.
- Gewinnaufschlag rechnet vom Kostensatz aus nach oben: 81 Euro plus 20 Prozent ergibt 97,20 Euro.
- Marge rechnet vom Verkaufspreis aus zurück: 81 Euro geteilt durch 0,8 ergibt 101,25 Euro.
Bei 98,40 Euro Verrechnungssatz beträgt die tatsächliche Marge nur 16,7 Prozent, nicht 20. Der Unterschied wirkt klein, summiert sich aber über jede verrechnete Stunde des Jahres. Bei 1.235 Stunden sind es rund 5.000 Euro.
Faustregel: Wenn Sie in Marge denken, wird geteilt. Wenn Sie in Aufschlag denken, wird multipliziert. Verwechselt wird meistens die erste Variante.
Welche Zielmarge angemessen ist, hängt vom Geschäftsmodell ab. Sie muss zwei Dinge abdecken: das Risiko von Fehlkalkulationen und die Investitionen, die aus dem Ergebnis finanziert werden. Wer ohne Puffer kalkuliert, fällt bei ungeplanter Mehrarbeit oder nicht verrechenbaren Zusatzleistungen schnell unter seine Zielmarge.
Marktpreis: warum der berechnete Satz nicht der Preis ist
Die Rechnung liefert zunächst den kostendeckenden Mindestpreis und daraus, unter Berücksichtigung der Zielmarge, einen kalkulatorischen Zielpreis. Was Kunden tatsächlich zahlen, entscheidet der Markt.
Drei Prüfungen, bevor der Satz ins Angebot geht:
- Marktvergleich: Liegt Ihr Satz deutlich unter dem üblichen Niveau, verschenken Sie Marge. Liegt er darüber, brauchen Sie ein Argument, das über den Preis hinausgeht.
- Differenzierung nach Rolle und Leistung: Ein einheitlicher Satz für Beratung, Umsetzung und Support lässt in einem der drei Bereiche Geld liegen. Üblich sind Sätze je Rolle oder Leistungsart.
- Rabatte durchrechnen: Bei einem Preis von 100 Euro und Kosten von 80 Euro beträgt der Gewinn 20 Euro. Ein Rabatt von zehn Prozent reduziert den Preis auf 90 Euro – und den Gewinn damit von 20 auf 10 Euro.
Welches Abrechnungsmodell Sie wählen, verändert den nötigen Satz nicht, aber die Frage, wer bei einer Fehlkalkulation zahlt.
Kontrollrechnung: der erzielte Stundensatz
Der kalkulierte Satz ist eine Planzahl. Was Sie tatsächlich erlösen, zeigt eine zweite Rechnung:
Erzielter Stundensatz = Projektumsatz ÷ tatsächlich für das Projekt geleistete Arbeitsstunden
Diese Zahl liegt fast immer unter dem Angebotssatz. Ursachen sind Rabatte, nicht abgerechnete Nachträge, Kulanzstunden und Festpreisprojekte, in denen mehr gearbeitet wurde als kalkuliert.
Bei Festpreisen ist der erzielte Stundensatz eine besonders wichtige Kennzahl, um den tatsächlich realisierten Preis je Arbeitsstunde zu erkennen. Ein Projekt über 12.000 Euro mit 140 statt der kalkulierten 100 Stunden ergibt 86 Euro statt 120 Euro pro Stunde. Denselben Effekt aus der Kostenseite betrachtet der Deckungsbeitrag pro Stunde.
Prüfen Sie beide Werte einmal pro Quartal gegeneinander. Läuft die Schere auseinander, liegt das Problem nicht im Satz, sondern in der Abwicklung.
Verrechnungssatz für Freelancer und Einzelunternehmen
Die Formel bleibt gleich, zwei Größen verschieben sich deutlich.
Die verrechenbaren Stunden sind niedriger. Akquise, Angebotserstellung, Buchhaltung und Weiterbildung nehmen zusätzliche, nicht verrechenbare Zeit in Anspruch. Je nach Tätigkeit und Anteil interner Aufgaben kann ein kalkulatorischer Ansatz von etwa 1.000 bis 1.200 verrechenbaren Stunden sinnvoll sein.
Die Kostenseite enthält mehr. Kranken- und Pensionsversicherung, Ausfallrisiko ohne Lohnfortzahlung, unbezahlter Urlaub, Rücklagen für auftragsschwache Monate, eigene Ausstattung und Versicherungen.
Ein Zielverdienst von 60.000 Euro plus 15.000 Euro Betriebskosten und Vorsorge ergibt bei 1.100 verrechenbaren Stunden einen kostendeckenden Satz von 68 Euro. Mit 20 Prozent Marge sind es 85 Euro. Der häufigste Fehler ist, den eigenen Satz am Bruttogehalt einer Anstellung zu messen. Dadurch kann der notwendige Verrechnungssatz deutlich unterschätzt werden.
Die häufigsten Fehler
- Auslastung zu hoch angesetzt: Der wirksamste Weg, sich zu billig zu verkaufen.
- Gemeinkosten vergessen: Wer nur Personalkosten umlegt, deckt Miete, Software und Verwaltung nicht.
- Aufschlag mit Marge verwechselt: Kostet stillschweigend einige Prozentpunkte.
- Satz jahrelang unverändert: Lohnkosten und Gemeinkosten steigen, der Satz nicht. Eine jährliche Prüfung gehört in den Kalender.
- Nachträge nicht abgerechnet: Der Satz stimmt, die Stunden landen nicht auf der Rechnung.
- Nur ein Satz für alle Leistungen: Ein Mischsatz ist für die günstigste Leistung zu hoch und für die anspruchsvollste zu niedrig.
So unterstützt TimeTac Ihre Kalkulation
Die Formel braucht zwei Werte aus dem eigenen Betrieb: Vollkosten und verrechenbare Stunden. Der erste steht in der Buchhaltung. Der zweite existiert nur, wenn Arbeitszeiten projektbezogen erfasst werden. Ohne diese Datenbasis wird die Auslastung geschätzt, und Schätzungen fallen bei dieser Größe regelmäßig zu optimistisch aus.
Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erfassen Ihre Mitarbeitenden Zeiten direkt auf Projekten und Aufgaben, verrechenbare und nicht verrechenbare Tätigkeiten getrennt. Aus den erfassten Projektzeiten und den dazugehörigen Auswertungen lassen sich tatsächliche Auslastung und wirtschaftliche Kennzahlen für Projekte ableiten. Damit rechnen Sie den nächsten Satz mit Ist-Werten, statt ihn zu schätzen.
Wie sich Kosten, Auslastung und Abrechnung insgesamt zusammenfügen, ordnet der Überblick zum Projektcontrolling ein.
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Die Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet und dienen der allgemeinen Orientierung. Berechnungen und Beispiele können je nach Unternehmen abweichen und stellen keine individuelle betriebswirtschaftliche Beratung dar.
