Die Herausforderung
Der Wunsch nach Transparenz und Work-Life-Balance
Bel Suisse SA nutzte bis dato kein Zeiterfassungssystem. Gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeitaufzeichnung erfordern jedoch die detaillierte Aufzeichnung von Arbeitsstunden als auch Überzeitarbeit. Dies veranlasste Viola Wolfisberg dazu, eine moderne Zeiterfassung in Betracht zu ziehen:
„Die Gesetzeslage in der Schweiz bezüglich Aufzeichnungspflichten ist der Hauptgrund dafür, dass wir uns eine Software zur Zeiterfassung wünschen. Außerdem könnte das eine gute Möglichkeit sein, unseren Mitarbeitenden gleichzeitig einen fairen Ausgleich für Mehrarbeit zu gewähren. Wir wollen so eine Work-Life-Balance sicherstellen.“
Die Erwartungen des Unternehmens an eine Zeiterfassung waren hoch: Mitarbeitenden sollte eine schnelle und leicht verständliche Möglichkeit geboten werden, Arbeitszeiten gesetzeskonform zu erfassen. Die Aufzeichnungen sollten übersichtlich dargestellt werden, sodass eine Einsicht in Mehrarbeit einzelner Mitarbeitender gegeben war.
Auch Urlaube wurden bisher ohne digitale Hilfsmittel beantragt. Laut Viola Wolfisberg könnte neben einer digitalen Zeiterfassung auch eine moderne Urlaubsverwaltung für das Unternehmen von Vorteil sein:
„Mithilfe einer Software könnte unser Prozess zur Abwesenheitsplanung vereinfacht werden, indem es z. B. möglich wird, verbrauchte und restliche Urlaubstage auf einen Blick zu erkennen. Auch für unsere Mitarbeitenden wünschen wir uns, dass der Urlaubsanspruch selbstständig eingesehen werden kann, damit sie ihre Freizeit nach ihren Vorstellungen planen können.“
Die Lösung
Ideale Einsicht und Selbstverwaltung mit TimeTac
Das Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet Bel Suisse SA ein ideales Tool zur Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung, welches die Anforderungen der HR-Abteilung lückenlos erfüllt:
Die praktische Start/Stop-Funktion in der TimeTac Arbeitszeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten mit nur einem Klick nach den gesetzlichen Vorgaben aufzuzeichnen. Nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die Urlaubsverwaltung wird für Mitarbeitende einfach gestaltet. Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Abwesenheitsanträge einfach online beantragt werden. Ebenso sehen sie eigene Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitausgleichsanspruch, Urlaubsanspruch etc. in ihrem Account ein.
Auch Administratoren bekommen einen idealen Überblick. Ohne jeglichen Aufwand können sie die Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten der Mitarbeitenden einsehen. In Verbindung mit der TimeTac Urlaubsverwaltung können ebenso beantragte, verbrauchte und restliche Urlaubstage von Mitarbeitenden eingesehen werden. So behält die HR-Abteilung Arbeitszeiten als auch Abwesenheiten im Blick.
Das Ergebnis
Überraschend unkompliziert
Die Einführung von TimeTac nahm weniger Zeit in Anspruch als Viola Wolfisberg erwartete:
„Ich habe die Benutzerkonten für unsere Mitarbeitenden selbstständig angelegt und mit den Support-Ressourcen auf der Website konnte ich mir das nötige Wissen selbstständig aneignen. Bei Fragen bekamen wir sofort kompetente Unterstützung. Unsere individuellen Konfigurationen zu Pausenregelungen, Abwesenheitsgründen und der Überstundenpauschale konnten wir so rasch und korrekt umsetzen.“
Die Mitarbeitenden des Unternehmens nutzen den Webbrowser oder die TimeTac Zeiterfassungs-App, um Arbeitszeiten gesetzeskonform zu erfassen und Urlaubs- bzw. Zeitausgleichsanträge zu stellen. Sie profitieren von der intuitiven Bedienung des Zeiterfassungssystems und der Möglichkeit, eigene Zeitdaten und Ansprüche einzusehen. Eine faire Kompensation für Mehrarbeit wird so sichergestellt.
Die Administratoren profitieren darüber hinaus vom idealen Überblick über Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden und machen von den vielseitigen und individualisierbaren Auswertungen Gebrauch.
Schließlich ist der Administrationsaufwand seit der Einführung von TimeTac erheblich gesunken. Mitarbeitende und Administratoren haben die moderne Zeiterfassung deshalb freudig angenommen und schätzen die Übersicht und Transparenz, die TimeTac ihnen bietet.
