Referenz Volkswagen Infotainment

TimeTac Case Study


VW Infotainment entspricht mit TimeTac den Vorgaben und ermöglicht Vertrauensarbeitszeit

TimeTac Case Study VW Infotainment

Elisabeth Schwarzer

Personalreferentin

“TimeTac ist das beste Tool, das wir je eingeführt haben. Wir sind schwer begeistert vom phänomenalen Support. Wir haben bisher keinen derart kompetenten Support erlebt.“

Über das Unternehmen

Volkswagen Infotainment ist das Kompetenzzentrum für Konnektivität im Fahrzeug. Die Lösungen sind ein elementarer Bestandteil zukünftiger Mobilitätslösungen im Volkswagen-Konzern. Das Unternehmen ist eine 100-prozentige Konzerntochter der Volkswagen AG. Bei Volkswagen Infotainment arbeiten ca. 600 Mitarbeiter an den Zukunftstechnologien der Fahrzeugvernetzung. Die Firmenzentrale liegt in Bochum, eine weitere Niederlassung befindet sich in Wolfsburg. Mehr Infos über VW Infotainment finden Sie hier.

Die Eckdaten

Branche

Software

Mitarbeiter

628

Standort

Deutschland

Diese Module sind im Einsatz
TimeTac Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung
TimeTac Urlaubsverwaltung
Urlaubsverwaltung

Die Bedarfsanalyse

  • Moderne und einfach bedienbare Zeiterfassung
  • Den Höchstarbeits- und Pausenzeiten entsprechen
  • Die Zeiterfassung soll Dienstreisen unterstützen
  • Sonderzeiten mit Zuschlägen abbilden und auswerten

Die Ziele

  • Weg von der Formular- und Zettelwirtschaft
  • Darstellung und Einhaltung gesetzlicher Regelungen
  • Mobile Zeiterfassung, aktive/passive Reisezeit abbilden
  • Automatische Berechnung von Arbeitsstunden mit definiertem Zuschlag
Die Herausforderung

Effizientere Prozesse. Regelungen der Gesetzgebung genau abbilden. Mehr Transparenz.

Bei VW Infotainment gab es vor TimeTac keine einheitliche Zeiterfassung, die Zeit wurde in Excel in Eigenverantwortung von den Mitarbeitern notiert. Urlaub und Abwesenheitszeiten wurden mit Anträgen auf Papier abgewickelt.

Es wurde eine moderne und einfach bedienbare Zeiterfassung gesucht, die alle vom Unternehmen geforderten Kriterien erfüllt:

Die Zeiterfassung sollte natürlich den Erfordernissen der Gesetzgebung vor allem in Bezug auf Höchstarbeits- und Pausenzeiten entsprechen sowie nach wie vor das Modell der Vertrauensarbeitszeit ermöglichen.

Da die Mitarbeiter viel auf Dienstreisen sind, sollte die Zeit nicht nur über den Webbrowser am Computer sondern auch mobil erfassbar sein und die Regelungen zur Bewertung der Reisezeit abbilden können.

Sonderzeiten wie Arbeitszeit am Samstag oder Rufbereitschaft sollten mit entsprechenden Zuschlägen abbild- und auswertbar sein.

Die Lösung

Einführung eines einheitlichen, modernen Systems

Vor allem die Belegschaft von VW Infotainment hat sich für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung stark gemacht. Die Mitarbeiter wollten die Arbeitszeit wie beispielsweise Überstunden aber auch Urlaubszeiten schwarz auf weiß dokumentiert haben. Das Personalwesen hat sich von Beginn an mit dem Betriebsrat verständigt und einen Kriterienkatalog für die Anforderungen an die Zeiterfassung erstellt, den TimeTac perfekt erfüllen konnte.

Elisabeth Schwarzer zur Entscheidung für TimeTac: “Das Look & Feel von TimeTac ist sehr modern, die Konfiguration von TimeTac war schon fast so wie wir uns diese für den Live-Betrieb gewünscht haben. TimeTac hat in der Entscheidungsphase unter allen Tools, die in die engere Wahl kamen, sofort die allerwichtigsten Anforderungen erfüllt. Alle individuellen Anforderungen waren innerhalb von 14 Tagen umgesetzt und live verfügbar. Das war absolut überwältigend.”

Perfekter Start mit dem Onboarding-Service von TimeTac

Für die Einführung von TimeTac hat VW Infotainment das Onboarding-Service von TimeTac in Anspruch genommen. Hierbei leitet ein Mitarbeiter aus dem Customer Care Center von TimeTac den Kunden persönlich an – von der idealen Konfiguration bis hin zum erfolgreichen Einsatz von TimeTac.

Elisabeth Schwarzer dazu: “Der Onboarding-Service war von Anfang bis Ende toll. Wir hatten einen persönlichen Ansprechpartner, der kompetent und nett war und immer schnell auf unsere Fragen reagiert hat.”

Vertrauen und Zustimmung des Betriebsrates gewonnen

Bei VW Infotainment wurde von Beginn an, ab der Entscheidung für die Einführung eines Zeiterfassungssystems, der Betriebsrat miteinbezogen.

“Wir benötigten für die Einführung von TimeTac die Zustimmung des Betriebsrates, es geht bei einer Online-Zeiterfassung ja um heikle Mitarbeiterdaten und noch dazu in der Cloud. Wir hatten 2 bis 3 Live-Demos mit den Betriebsräten. Es gab gleich nach der Demo großes Vertrauen in TimeTac, keine Fragen sind mehr offen geblieben,” so Elisabeth Schwarzer

Absolute Flexibilität bei der Zeiterfassung

Um den Mitarbeitern die gewünschte Flexibilität zu gewähren, ermöglicht VW Infotainment ihren Mitarbeitern die Arbeitszeit über den Webbrowser am PC und per Zeiterfassung App mobil zu erfassen. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Arbeitszeit live zu erfassen oder bis zu 30 Tage lang nachzutragen.

Bei TimeTac haben Sie die Möglichkeit, die Zeit im Modul Arbeitszeiterfassung live oder nachträglich im Kalender oder in der Zeitbuchungsliste zu erfassen.

Elisabeth Schwarzer: “Arbeitgeber und Betriebsrat vertreten den Grundsatz der Vertrauensarbeitszeit. Wir haben keine Kernarbeitszeit, wir möchten hier unseren Mitarbeitern größtmögliche Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitszeit gewähren. Daher kamen für uns beispielsweise auch keine Zeiterfassungsterminals zum Buchen der Zeit in Frage.”

Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen

Bei VW Infotainment dient die Zeiterfassung natürlich auch der Abbildung und Einhaltung der entsprechenden Gesetzesvorgaben wie beispielsweise zu den Höchstarbeitszeiten und Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten.

Es ist in TimeTac möglich, Pausen auf Einhaltung gesetzlicher oder firmeninterner Regelungen zu prüfen und die erlaubte Höchstarbeitszeit pro Tag und Woche zu definieren. TimeTac überprüft für Sie die Einhaltung der Vorgaben. Bei Nichteinhaltung erhalten Sie eine Warnung in der Stundenabrechnung des Mitarbeiters bzw. auf Wunsch auch per E-Mail.

Klare Darstellung von aktiver und passiver Reisezeit

Die Mitarbeiter von VW Infotainment reisen viel und erfassen auf Dienstreisen optional live die Zeit via App oder nachträglich per Browser.

VW Infotainment bezahlt Reisezeit bis 16 Stunden. Diese Zeit wird klar in TimeTac dargestellt. Aktive Reisezeit wird zur Arbeitszeit gezählt. Die Aufgaben aktive und passive Reisezeit dürfen in Summe maximal 16 Stunden pro Kalendertag betragen und gewertet werden.

Abbildung aller Zuschlagsregelungen, Auswertung aller Zuschläge

VW Infotainment bezahlt passive Reisezeit bis 16 Stunden. Diese Zeit wird klar in TimeTac dargestellt. Aktive Reisezeit wird zur Arbeitszeit gezählt. Die Aufgaben aktive und passive Reisezeit dürfen in Summe maximal 16 Stunden pro Kalendertag betragen und gewertet werden.

Das Facility-Management von VW Infotainment hat Rufbereitschaft. Dank TimeTac können die Pauschalen, Einsätze und Arbeitszeiten einfach ausgewertet und bezahlt werden. Manchmal müssen auch wichtige Softwaretests an einem Samstag durchgeführt werden.

“Samstagsarbeitszeit wird natürlich bezahlt und mit entsprechenden Zuschlägen in TimeTac abgebildet. “Die bezahlte Samstagsarbeitszeit lässt sich in TimeTac perfekt auswerten, so können wir die Kosten je Projekt leicht nachvollziehen,” so Elisabeth Schwarzer

TimeTac bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle mit verschiedenen Stundenarten zu definieren. Sie können normale Arbeitszeit, Überstunden ohne automatischen Überstundenzuschlag und Überstunden mit 25%-, 50%-, 75%- und 100%-igen Zuschlag in TimeTac oder andere spezielle Regelungen auf Anfrage abbilden. Jede Arbeitsstunde wird dann automatisch mit dem definierten Zuschlag in der Stundenabrechnung berechnet.

Urlaub und Abwesenheit vereinheitlicht und Administrationsprozesse verschlankt

Mit der TimeTac Urlaubsverwaltung bildet VW Infotainment verschiedene Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Krankheit etc. jetzt einheitlich ab. Diese erzeugen keine echte Arbeitszeit und können mit TimeTac einfach per Mausklick ausgewertet werden.

In der TimeTac Urlaubsverwaltung können Sie Urlaub, Zeitausgleich, Krankheit und weitere frei definierbare Abwesenheitszeiten abbilden und ganz einfach erfassen.

Elisabeth Schwarzer: “Vor dem Einsatz der TimeTac Urlaubsverwaltung kam es mit Jahreswende beim Urlaubswechsel zu vielen Unstimmigkeiten und Diskussionen.”

TimeTac berechnet auf Basis Ihrer Einstellungen in der Benutzerverwaltung automatish die Resturlaubstage und gültige Überstundensaldos der Mitarbeiter. Das mühsame und fehleranfällige Berechnen der Urlaubstage entfällt somit. Die Mitarbeiter sehen jederzeit im TimeTac Urlaubsplaner den aktuellen Stand der Urlaubs- und Zeitausgleichstage. Das Antragswesen auf Abwesenheit erfolgt mittels Workflows und garantiert eine einfache und übersichtliche Urlaubsplanung.

Das Ergebnis

Elisabeth Schwarzer über die Ziele, die mit TimeTac erreicht wurden:

“Das größte, übergreifende Ziel, das wir mit TimeTac erreicht haben, ist Transparenz. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte haben mit TimeTac einen tagesaktuellen, sauberen Stand ihrer Arbeitszeit und Urlaube, ohne Verzögerungen.”

Das schätzen die Mitarbeiter an TimeTac:

“Unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit TimeTac. Diese schätzen besonders die Ansicht der tagesaktuellen Überstunden und die Urlaubsübersicht. Auch auf Seiten der HR hat die Struktur von TimeTac sofort gestimmt. Durch die super Schulung und intensive Betreuung der Administratoren waren wir sofort mit TimeTac arbeitsfähig.“

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Michaela Weiss

Promedico

“Mit der Einführung von TimeTac bekamen wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, das einerseits voll und ganz unseren Bedürfnissen angepasst wurde, andererseits aber auch unserem stetigen Wachstum gerecht wird.“

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Bel Suisse SA

“Das ganze Unternehmen profitiert von der Transparenz und Einfachheit, die TimeTac uns bietet. Unser Administrationsaufwand ist seit der Einführung von TimeTac erheblich gesunken!”

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Alfred Zeiselberger

Voodoo Marketing

“Mit der Einführung von TimeTac bekamen unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, Arbeitszeit frei einzuteilen. Trotz des hohen Maßes an Flexibilität behalten wir immer einen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitausgleich und Urlaubsanspruch, auch wenn der Mitarbeiter im Home Office arbeitet.”

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