El desafío
Procesos más eficientes. Reflejar las normativas con precisión. Más transparencia.
Antes de la implantación de TimeTac en avedos, el tiempo de trabajo se registraba en Excel. Los registros de tiempo se entregaban al final de cada mes por parte de los empleados al departamento de Recursos Humanos. Este método no ofrecía a Recursos Humanos ni a los responsables de equipo una visión continua de los registros de tiempo de los empleados. Además, con esta forma de registro de jornada no eran posibles procesos automatizados.
La gestión de vacaciones también resultaba laboriosa e ineficiente: antes de la implantación de TimeTac, las solicitudes de vacaciones se presentaban en papel. Para ello, los empleados debían rellenar la solicitud, imprimirla, hacer que la firmara su superior y luego entregarla en el departamento de RR. HH. En ocasiones ocurría que las sustituciones indicadas para las vacaciones estaban ausentes en el mismo periodo y, por tanto, no había sustitución disponible. Los tiempos de ausencia debían ser registrados posteriormente por el propio empleado, además, en el cómputo de horas.
Iris Rauh, Recursos Humanos: «Registrábamos los días de vacaciones en una hoja de Excel aparte. Los empleados no tenían visibilidad del estado actual de sus días de vacaciones y solo podían consultarlo en el departamento de RR. HH. o calcularlo por su cuenta. Los análisis de saldos de tiempo de trabajo y días de vacaciones como base para provisiones de personal solo podían hacerse manualmente y, por tanto, eran posibles de forma muy limitada.»
La solución
Un registro de jornada y una gestión de ausencias modernos
El factor decisivo para la adquisición de una solución de registro de jornada fue para avedos la introducción de una nueva directriz de horario flexible. En el marco de este cambio, avedos decidió pasar el registro de jornada y la gestión de vacaciones a un sistema de registro de jornada más moderno, para poder reflejar y cumplir con precisión todas las normativas, hacer los procesos más eficientes y generar análisis automáticamente.
«Muchos pasos que antes había que realizar manualmente, ahora el sistema los hace automáticamente», afirma Iris Rauh, de avedos
Manejo sencillo, uso intuitivo, interfaz de usuario clara
El registro de las horas de trabajo debía ser fácil para los empleados, y los días de vacaciones debían poder solicitarse sin complicaciones. Por ello, avedos se decidió por el registro de jornada y la gestión de vacaciones de TimeTac con PC y app móvil. Gracias al software basado en web, los empleados pueden utilizar el registro de jornada independientemente del tiempo y del lugar, y los datos pueden consultarse en cualquier momento tanto por el propio empleado como por los superiores.
Los empleados registran con un clic entradas, salidas, pausas, vacaciones y otros tiempos de ausencia. También las ausencias remuneradas, como tiempos de viaje, visitas al médico y gestiones administrativas, pueden registrarse fácilmente con TimeTac y tenerse en cuenta correctamente en el cómputo de horas.
Reflejo y cumplimiento de todas las normativas de tiempo de trabajo y de todas las condiciones marco
TimeTac ofrece numerosas plantillas de modelos de tiempo de trabajo preconfigurados, que pueden asignarse a un empleado y definirse o modificarse en consecuencia. TimeTac permite a avedos cambiar de forma flexible y sencilla el número de horas semanales de los empleados, así como definir horas extra y complementos para cada empleado en la gestión de usuarios. En el cómputo de horas, los importes fijos de horas extra y los complementos se tienen en cuenta y se calculan automáticamente por TimeTac para cada empleado, según los ajustes predefinidos.
Si no se respetan los límites máximos del tiempo de trabajo diario y semanal o si se superan los tiempos de descanso de los empleados, los empleados afectados y los responsables correspondientes reciben automáticamente un aviso de exceso en el cómputo de horas de TimeTac. Para avedos, TimeTac ha configurado una notificación por correo electrónico para los responsables, que se activa automáticamente cuando el saldo de tiempo de trabajo alcanza el límite superior.
Responsabilidades y sustituciones
Para asignar correctamente solicitudes, como por ejemplo solicitudes de vacaciones o cambios en registros de tiempo, TimeTac ofrece la posibilidad de definir responsabilidades y sustituciones en caso de ausencia dentro de cada departamento.
En avedos, los empleados deben seleccionar una sustitución a partir de un día de ausencia para garantizar la cobertura. Por ello, TimeTac se configuró para avedos de modo que, al solicitar una ausencia, el empleado deba indicar obligatoriamente una sustitución antes de que pueda tramitarse.
Tramitación más eficiente de las solicitudes de ausencia: a través de varios niveles de aprobación
Con la gestión de vacaciones de TimeTac, las ausencias pueden tramitarse sin complicaciones. En lugar de entregar la solicitud como antes en papel, en persona y tras recabar diversas firmas en RR. HH., los empleados ahora pueden solicitar sus vacaciones con un clic del ratón o a través de la app móvil desde cualquier lugar.
avedos ha activado un flujo de aprobación de dos niveles para la autorización de vacaciones en TimeTac. Es decir, cuando un responsable competente aprueba la solicitud de un empleado, esta se reenvía automáticamente a un responsable de nivel superior. Solo tras la segunda confirmación se acepta la solicitud y queda visible en TimeTac para todas las personas autorizadas.
Los responsables competentes reciben las solicitudes a tramitar en la gestión de solicitudes de TimeTac. Además, avedos ha activado con TimeTac un recordatorio adicional al responsable mediante notificación por correo electrónico.
Los calendarios anuales y de departamento claros en TimeTac también ayudan a avedos en la planificación de vacaciones. Todas las ausencias se transfieren automáticamente al cómputo de horas.
Análisis automatizados: menor carga administrativa: visión general
En TimeTac, el cálculo de los tiempos de presencia y ausencia se realiza automáticamente tras configurar todas las especificaciones en el software. Esto facilita la administración a avedos: así, los análisis de saldos de tiempo de trabajo pueden utilizarse de forma rápida y segura como base para la nómina o también para diversos análisis de empleados. La evaluación correcta de los días de vacaciones sirve a avedos principalmente como base para provisiones de personal.
El cómputo de horas de TimeTac ofrece un listado claro de los tiempos registrados de un empleado. Además de los tiempos de presencia y ausencia registrados, el modelo de tiempo de trabajo asignado al empleado en la gestión de usuarios se utiliza para el cálculo automático de horas adicionales, horas extra y tiempos de ausencia.
Todos los empleados tienen acceso continuo a su cómputo de horas. Un modo de aprobación predefinido facilita a avedos el cierre de los cómputos de horas por parte de empleados y superiores. Para facilitar la entrega, avedos ha configurado con TimeTac un correo electrónico de recordatorio, en caso de que el cómputo de horas de los empleados no esté listo a tiempo.
Además de la evaluación de horas por empleado o por un departamento completo, en TimeTac pueden crearse con pocos clics evaluaciones de empleados y de vacaciones para uno o varios empleados. Estas evalúan el tiempo de trabajo y la ausencia registrados de los empleados para un periodo individual.
Las múltiples opciones de análisis ayudan a avedos a proporcionar los datos necesarios como base para provisiones de personal o diversas decisiones, y a comprobar la eficacia de las medidas de RR. HH. relacionadas con los tiempos de trabajo y las ausencias.
Transparencia para empleados, responsables, RR. HH.
Con TimeTac, todos los empleados de avedos tienen visibilidad del estado de sus días de vacaciones y de su saldo personal de tiempo de trabajo. Todos los responsables y RR. HH. tienen con TimeTac más visibilidad y una mejor visión general de los datos relevantes para ellos —también en cualquier momento y desde cualquier lugar—, lo que permite reaccionar con mayor rapidez.
El resultado
Iris Rauh: «Con TimeTac hemos simplificado procesos y reducido la carga administrativa. Nuestros empleados tienen más tiempo para centrarse en nuestros clientes y nuestro producto. TimeTac nos ayuda a mantener un buen equilibrio entre vida laboral y personal.»
