Historia de éxito TimeTac
Greenpeace cuenta con un sistema
transparente de gestión del tiempo para su equipo internacional
Florian Bolka
Director del departamento de tecnología
"Con la ayuda de TimeTac, por fin pudimos dejar atrás el papeleo y el poco práctico registro horario mediante Excel. Toda la organización aprecia la transparencia en el control horario y en la gestión de las ausencias."
Sobre la empresa
La organización no gubernamental Greenpeace se centra en los importantes retos mundiales que plantea la protección del medio ambiente y se dedica a la investigación, la información y la educación. Greenpeace opera de forma totalmente independiente y se financia mediante donaciones de particulares; la organización no acepta financiación del Estado, la UE, partidos políticos o empresas. Puedes encontrar más información sobre Greenpeace aquí.
Datos clave
Industria
ONG
Empleados
100
Ubicación
Austria
Análisis de las necesidades
- Uso internacional del sistema de seguimiento de tiempos
- Seguimiento exacto de las tareas realizadas y los proyectos de un día
- Mejor organización y coordinación entre empleados o equipos
- Cálculo de las horas de trabajo a través de varios tipos de informes
Objetivos
- Sistema de regsitro horario basado en web e independiente de la ubicación
- Seguimiento de tiempos por proyecto: una visión general de todas las horas trabajadas
- Conocimiento de la gestión de vacaciones entre equipos y entre ubicaciones
- Reducción de las horas extraordinarias gracias a un mejor control de las horas
El desafío
Excel como herramienta de gestión del tiempo, ya no satisfacía sus necesidades
Greenpeace había estado utilizando otro sistema de seguimiento de tiempos antes de TimeTac. Sin embargo, en muchos aspectos, éste pronto dejó de satisfacer las necesidades de la organización internacional con numerosas sedes y empleados. El director de Tecnología, Florian Bolka, describe la situación de la siguiente manera:
"Nuestro sistema de registro de horas anterior, se basaba en hojas de cálculo en Excel y pronto dejó de ser efectivo. Tenemos empleados en ocho países y compañeros internacionales que trabajan desde nuestra sede para otros países. De ahí nos dimos cuenta de que esa forma de registrar tiempos, presentaba demasiadas limitaciones y resultaba ser muy caótico y complicado"
Debido a las funcionalidades limitadas, creció el deseo de contar con un sistema de seguimiento de tiempos moderno y basado en la web. Por ejemplo, no era posible realizar un seguimiento del tiempo de trabajo en diferentes tareas dentro de un mismo día. Además, no era posible introducir varias pausas. Por lo tanto, estos datos no reflejaban las jornadas laborales de los empleados con un 100 % de exactitud.
Según Florian Bolka, el registro horario a través de Excel también conllevaba mucho trabajo, era incómodo y poco fácil de usar.
Por ello, Greenpeace decidió considerar otro sistema de registro horario que pudiera satisfacer las necesidades de la organización en términos de internacionalidad, total transparencia y facilidad de uso para el usuario.
La solución
Funciones prácticas y transparencia para todos
A través de una búsqueda en Internet, Florian Bolka se topó con el sistema de seguimiento de tiempos de TimeTac. Tras un examen exhaustivo, quedó claro que TimeTac podía satisfacer las necesidades de la organización.
Estas necesidades incluían requisitos como la posibilidad de definir diferentes modelos de tiempo de trabajo y poder modificarlos con flexibilidad. También, poder registrar horas a determinadas tareas o proyectos tanto individuales como comunes. Con TimeTac, se pueden asignar a los empleados modelos de tiempo de trabajo ya preestablecidos o definidos por ellos mismos, que pueden modificarse o cambiarse posteriormente de forma flexible. Los proyectos y las tareas se crean de forma individualizada en TimeTac y pueden ser asignadas a todos los usuarios de un mismo departamento o a determinados usuarios. Gracias a la flexibilidad en el registro de las entradas, salidas, tareas y proyectos en cualquier momento, se puede garantizar un seguimiento preciso y trazable.
Como ya se ha mencionado anteriormente, el uso internacional de un mismo sistema, juega un papel importante en la organización. El sistema de registro de horas de TimeTac está disponible en varios idiomas y también ofrece calendarios de festivos para cada país. De este modo, es posible un uso internacional.
La transparencia total también era esencial para el Sr. Bolka:
"Todo el mundo debe poder ver quién está actualmente en la oficina o disponible fuera de casa/oficina. Una coordinación más sencilla de los días de vacaciones y otras ausencias, que también ofrece una visión entre equipos y departamentos, también es un valor añadido para nosotros."
La visión general del estado de TimeTac proporciona una visión clara de los compañeros: Quién está presente, quién está trabajando en la oficina en casa, quién está de descanso y quién está de vacaciones es visible para todos en pocos clics. Además, los empleados pueden ver los días de vacaciones y las ausencias programadas de sus compañeros de equipo, siempre que tengan la autorización para ello. De este modo, no hay colisiones ni malentendidos a la hora de programar los días de vacaciones. Solicitar días de vacaciones u otras ausencias también es muy sencillo: El empleado presenta una solicitud en el sistema, que luego se remite al gestor responsable. A continuación, el gestor puede aprobar o rechazar la solicitud con un solo clic, al tiempo que vigila el derecho a vacaciones restante del empleado.
El resultado
El fin del papeleo interminable y el comienzo de la gestión del tiempo con TimeTac
TimeTac no solo fue capaz de cumplir los requisitos mencionados anteriormente, sino que otras ventajas del sistema convencieron al Sr. Bolka. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, el práctico inicio de sesión SSO (Single Sign-On) y el modelo de precios flexible. Los precios de los módulos se basan en el número de empleados que utilizan el módulo correspondiente. En consecuencia, también es posible hacer que un módulo sea accesible solo para determinados empleados o equipos/departamentos y modificarlo de forma flexible.
Al Sr. Bolka también le convenció la opción de realizar un seguimiento de las horas de trabajo y del tiempo de los proyectos. TimeTac ofrece la posibilidad de realizar el registro de horas a través del navegador web, la aplicación de escritorio o la App móvil. El resultado fue una reacción interna muy positiva:
"Gracias a las diferentes opciones, hemos podido dar a nuestros empleados cierta flexibilidad en la forma de realizar la gestión de su tiempo de trabajo y en lo que lo invierten. La respuesta ha sido muy positiva".
"Greenpeace ha decidido utilizar el seguimiento de tiempos de trabajo, la gestión de vacaciones y, en cierta medida, el seguimiento de tiempos de proyectos de TimeTac.
Para introducir el nuevo sistema de la forma más eficiente posible, se utilizó el Servicio de Incorporación de TimeTac. Según Florian Bolka, este servicio ayudó mucho a configurar TimeTac y también a definir los ajustes individuales:
"El Servicio Onboarding fue beneficioso y nos guió a través de los diferentes tipos de permisos y ajustes, a veces complejos. Con la ayuda de un experto de TimeTac, pudimos adaptar el sistema exactamente a nuestras necesidades. Por ejemplo, pudimos cambiar la redacción de la interfaz de usuario, ajustar las notificaciones en el informe de la hoja de horas y también implementar algunas interfaces, como un recordatorio para el extracto mensual o una mejor integración con Google Calendar."
Los empleados disfrutan de llevar su registro de horas desde sus smartphones, a través de la App de TimeTac. Además, la visión global de las ausencias y los días de vacaciones de los compañeros les es de gran ayuda para planificar sus propias vacaciones u otras ausencias. Los responsables aprecian los diferentes modelos de tiempo de trabajo, que también pueden crearse individualmente. Además, la vista general del estado de horas de cada trabajador ofrece transparencia para toda la organización y, por tanto, añade valor para ambos grupos de usuarios.
En definitiva, TimeTac ayudó a Greenpeace a reducir el esfuerzo administrativo y el anterior "papeleo". La organización se beneficia ahora de un mejor control de los saldos del tiempo de trabajo y de las horas extraordinarias y de menos malentendidos en la gestión de las vacaciones.
Otras historias de éxito
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"Tras un profundo estudio de mercado y exhaustivas pruebas con otros proveedores, nosotros, una ONG de casi 100 miembros, encontramos en TimeTac una solución que nos ofrecía la mejor combinación de funcionalidad, manejo intuitivo, competencia, servicio local y costes."
Viola Wolfisberg
Bel Suisse SA
"Toda la empresa se beneficia de la transparencia y sencillez que nos ofrece TimeTac. Nuestro esfuerzo de administración ha disminuido significativamente desde que implementamos TimeTac!"
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Runtastic
"Como empresa innovadora y de rápido crecimiento, hemos encontrado en TimeTac un sistema ideal para el control horario y la gestión de vacaciones de nuestros empleados. Nuestros empleados utilizan TimeTac a diario para realizar el registro de sus descansos, las horas de trabajo y solicitar días de vacaciones u otras ausencias. La gestión de diferentes modelos de tiempo de trabajo y los informes de horas, exportables y siempre actualizados son perfectos para el equipo directivo."
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