TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Alle Vorgaben unter Kontrolle - Arbeitszeitmodelle und Teamwechsel rasch einrichten - Planbarkeit von Urlaub

Unser Kunde hatte vor TimeTac bereits eine Online-Zeiterfassung im Einsatz. Diese wurde aber nicht laufend weiterentwickelt und war in der Administration sehr aufwendig, was für das stark wachsende Unternehmen nicht mehr tragbar war.

Christian Prawda: “Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassung war uns eine einfache Handhabung sowohl für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für unsere Administration besonders wichtig. Denn eine gute Zeiterfassung ist für mich vor allem eine, in die man wenig Arbeitszeit investieren muss.”

Die Zeiterfassung sollte die Anforderungen erfüllen können, um gesetzliche, kollektivvertragliche Rahmenbedingungen, aber auch betriebliche Spezifika sauber und korrekt abbilden und berechnen zu können.

Christian Prawda erzählt, warum sich das Unternehmen für TimeTac entschieden hat: “Der Sitz von TimeTac in Österreich war ein großer Vorteil. Eine Zeiterfassung muss sich immer auch an die jeweilige Gesetzgebung und die Vorgaben aus den Kollektivverträgen halten. Entsprechend konnten wir uns bei TimeTac aufgrund des Österreich-Bezugs darauf verlassen, dass die hierfür notwendigen Funktionen und Berechnungen von Haus aus bereits möglich sind und wir diese nicht wieder selbst umsetzen müssen. Abgesehen davon hat in der Testphase die Benutzerfreundlichkeit sowohl in der Administration als auch in der Nutzung selbst überzeugt.”

Die Lösung

Den Vorgaben entsprechen - Administrationsaufwand niedrig halten - Übersicht über Urlaubszeiten

Einfache Handhabung sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Administration

Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Zeit flexibel mit TimeTac zu erfassen. Das Unternehmen gibt hier keine Einschränkungen oder Vorgaben, die Mitarbeiter können nach persönlichen Vorlieben die Arbeitszeit auf dem Gerät ihrer Wahl erfassen.

Christian Prawda: “Unsere Mitarbeiter schätzen es sehr, dass sie verschiedene Möglichkeiten haben, die Zeiten zu buchen. Sei es live oder im Nachhinein, über den Browser, übers Smartphone und sogar über die Apple-Watch."

Wenig Zeit investieren, um neue Arbeitszeitmodelle und Teamwechsel einzurichten

Da sich das Unternehmen stetig im Wachstum befindet, wirkt sich die steigende Mitarbeiterzahl natürlich auch auf den Administrationsaufwand in der Personaladministration aus.

Unser Kunde durchblicker.at hat verschiedene Arbeitszeitmodelle im Unternehmen wie beispielsweise Gleitzeit oder durchrechenbare Arbeitszeit. Hierbei ist die Herausforderung, dass die Wochenpläne unterschiedlich sind bzw. wechseln. Zudem kommen definierte Zuschlagsregelungen, die ab verschiedenen Arbeitsstunden und für verschiedene Verträge anders geregelt sind.

Einerseits sollten diese Regelungen für die Verwaltung leicht als Vorlage bei einem Neueintritt oder Wochenstunden-Wechsel einstellbar und dem Mitarbeiter zuweisbar sein. Andererseits sollten alle Vorgaben korrekt und automatisch auf Basis dieser Vorgaben berechnet werden.

durchblicker.at hat für die optimale Einrichtung des Accounts unser Onboarding-Service in Anspruch genommen.

Christian Prawda zum Onboarding-Service: “ Das Onboarding-Service war notwendig, um die gesetzlichen sowie Vorgaben, die sich aus dem Handels-Kollektivvertrag und spezifischen betrieblichen Regelungen ergeben, abbilden zu können. Das hätten wir nicht zur Gänze eigenständig in TimeTac darstellen können. Die strukturierte Herangehensweise durch den Betreuer war zusätzlich hilfreich.”

Herr Prawda und unser Mitarbeiter aus dem Onboarding-Service haben gemeinsam eine Lösung für die Abbildung der komplexen Vorgaben und Rahmenbedingungen erarbeitet. Alle Vorgaben, die sich aus dem Handels-Kollektivvertrag und betrieblichen Vorgaben ergeben, werden nun in den verschiedenen Arbeitszeitmodellen in TimeTac abgebildet und können nun von durchblicker.at auf Knofpdruck dupliziert und für einen anderen Mitarbeiter dementsprechend angelegt bzw. angepasst werden.

Christian Prawda: “Es wurden in TimeTac Zeitspalten angelegt, welche basierend auf Nutzerdaten, wie beispielsweise dem Arbeitszeitmodell, unterschiedlich rechnen und damit individuell richtige Arbeitszeiten ermöglichen. Das hat zwar in der Umsetzung mit unserem Ansprechpartner von TimeTac Onboarding einiges an Zeit und Testen in Anspruch genommen. Dieses Setup läuft aber jetzt wirklich problemlos und ist auch in der laufenden Administration einfach zu handhaben.”

Zudem kann in TimeTac das Datum, ab dem diese Regelungen zur Berechnung der Arbeitszeit und der Urlaubstage gültig sind, per Klick eingestellt werden.

“Die Möglichkeit, bei Mitarbeitern Teams und Arbeitszeitmodelle zu einem festgelegten Zeitpunkt zu wechseln, erleichtert die Arbeit. Das war im alten System nicht möglich. Auch die schnelle Erstellung neuer Arbeitszeitmodelle, z.B. spezifische Verteilung von Arbeitsstunden auf nur 3 Wochentage, geht schnell von der Hand”, so Christian Prawda.

Hoher Komfort und Übersicht bei der Urlaubsverwaltung - leichte Planbarkeit bei den Teams

Die Urlaubsverwaltung wurde bisher teilweise dezentral gehandhabt.

Christian Prawda: “Das hat sich nun auf TimeTac verschoben, da der Komfort mit der Übersicht und den Benachrichtigungen sehr hoch ist. Das macht die Planbarkeit bei teamübergreifenden Überlegungen leichter.”