TimeTac Arbeitszeiterfassung

Was versteht man unter einer Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff „Arbeitszeiterfassung“ versteht man eine Vielzahl von Methoden, mit deren Hilfe die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden können. Dabei werden zumindest Beginn und Ende der Arbeitszeit, als auch allfällige Pausen erfasst.

Warum benötigen Sie eine Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung wird primär aufgrund der gesetzlichen Regelungen bzgl. der Aufzeichnung von Arbeitszeiten erfasst.

Eine ordentliche Arbeitszeitaufzeichnung sorgt aber auch für eine faire Lohnabrechnung, mehr Transparenz und Sicherheit und stellt Basisdaten zur Optimierung der Arbeitsprozesse bereit.

Mehr Details zu den Vorteilen und Nachteilen von Zeiterfassung finden Sie hier.

Was ist eine elektronische Zeiterfassung?

Unter einer elektronischen Zeiterfassung versteht man die moderne, digitale Form der Zeiterfassung. Es gibt verschiedene Arten wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter elektronisch erfasst werden kann, passend zur jeweiligen Arbeitssituation: Mit webbasierter Software am PC, mit Terminal via RFID/NFC-Chip bzw. Card und Fingerprint und mobil via App.

Mehr zur elektronischen Zeiterfassung finden Sie hier.

Wie können Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung durchführen?

Die Aufzeichnung kann prinzipiell handschriftlich, in Excel-Tabellen, mittels einer spezifischen Software über das Web am PC, mit Terminal via RFID/NFC-Chip bzw. Card und Fingerprint oder mit einer Smartphone App erfolgen.

Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung für Unternehmen liegen jedoch klar auf der Hand, der Aufwand, die erfassten Zeiten für Stunden – und Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, wird deutlich reduziert. Überschreitungen der regulären Arbeitszeit werden minutengenau erfasst, nachträgliche Manipulationen erschwert, Fehler vermieden uvm.

Wie, mit welcher konkreten Form, Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, wird nach derzeitigem Stand nicht gesetzlich vorgegeben. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen laut EuGH-Urteil vom Mai 2019 systematisch und vollständig erfasst werden. Das Zeiterfassungssystem muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Es wird jedoch angeraten, dass Unternehmen aufgrund des Urteils schon jetzt mit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung beginnen um sich rechtskonform zu verhalten. Denn Unternehmen, die das nicht tun und ein neues Gesetz abwarten, riskieren später vor Gericht zu unterliegen.

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Eine Arbeitszeiterfassung kann nur funktionieren, wenn ein für das Unternehmen geeignetes System implementiert wird, das auf unterschiedliche Nutzungsszenarien eingeht, sich optimal in den Arbeitsalltag integriert und die betrieblichen Abläufe im Fokus hat.

Wie so ein System aussieht, hängt stark von den Anforderungen und Eigenschaften des Unternehmens ab. Es gibt unterschiedliche Lösungen und Funktionen, die den verschiedensten Umständen Rechnung tragen.

Eine moderne Lösung zur Arbeitszeiterfassung bietet eine flexible und übergreifende Nutzung von Endgeräten. So spielt der räumliche Nutzungskontext bei einer webbasierten Arbeitszeiterfassung keine Rolle, es kann überall und jederzeit Zugriff auf die Zeiterfassungslösung erfolgen.

Mobile Lösungen zur Arbeitszeiterfassung eignen sich beispielsweise wenn Mitarbeiter im Außeneinsatz sind. Wenn es um die Erfassung beispielsweise in Büros, Produktion oder Lager geht, spielen Terminals oder auch der Rechner direkt am Arbeitsplatz eine wesentliche Rolle.

Welches Gesetz regelt die Arbeitszeiterfassung?

In Österreich sind Arbeitgeber grundsätzlich bereits zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet. Hier sind keine gravierenden Gesetzesänderungen mit dem EuGH-Urteil vom Mai 2018 zu erwarten. Alle Arbeitszeitbestimmungen, diese sind im Arbeitszeitgesetz und Arbeitsruhegesetz geregelt, sehen die Führung von Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden vor.

In Deutschland gab es vor dem EuGH-Urteil im Mai 2019 keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Nach demParagrafen 16 des Arbeitszeitgesetzes müssen nur die Überstunden erfasst werden müssen. Allerdings gibt es Tarifverträge, die Unternehmen zu einer Zeiterfassung verpflichten. In Deutschland werden die Pflichten betreffend Zeitaufzeichnung zukünftig damit erheblich erweitert und sich die Gesetzeslage demzufolge verändern.

Im Rahmen des Mindestlohngesetzes gibt es bereits seit 2015 bestimmte Dokumentationspflichten.

In der Schweiz bestand schon vor dem EuGH-Urteil für den Arbeitgeber nach dem Arbeitsgesetz eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit. In den Aufzeichnungen müssen alle Angaben enthalten sein, die für den Vollzug der geltenden Gesetze notwendig sind.

Wie ist Arbeitszeit geregelt?

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in Österreich:

Normalarbeitszeit: 8-Stunden-Tag und 40-Stunden-Woche

Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ist eine erhöhte bzw. herabgesetzte Normalarbeitszeit erlaubt, wenn Abweichungen in einem bestimmten Zeitraum ausgeglichen werden.

Überstunden liegen vor, wenn die wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wird.

Gesetzliche Höchstarbeitszeit: 12-Stunden-Tag und 60-Stunden-Woche, mit Ausnahmen wie beispielsweise bei Betrieben des öffentlichen Verkehrs.

Ruhepausen sind nach maximal sechs Stunden Arbeitszeit verpflichtend und müssen mindestens 30 Minuten lang ausmachen. Dem Arbeitnehmer muss nach Vollendung der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden. Betriebe im Gastgewerbe sind davon ausgenommen, die Ruhezeit darf in diesem Gewerbe auf 8 Stunden verkürzt werden. (Vgl. Arbeitszeitgesetz und Arbeitsruhegesetz)

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in Deutschland:

Werktägliche Normalarbeitszeit: 8 Stunden pro Tag dürfen nicht überschritten werden. Sollte der Durchschnitt der Stunden von 24 Wochen bis 8 Stunden pro Tag sein, kann die Normalarbeitszeit auf 10 Stunden ausgeweitet werden. Die werktägliche Arbeitszeit darf bei bestimmten Tätigkeiten, die nicht aufgeschoben werden können, überschritten werden, sofern die durchschnittliche Arbeitszeit höchstens 48 Stunden beträgt.

Maximale Wochenarbeitszeit: 60 Stunden pro Woche dürfen nicht überschritten werden

Ruhepausen der täglichen Arbeitszeit: Ab 6 Stunden mindestens 30 Minuten, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten

Ruhezeit: Dem Arbeitnehmer steht nach Beendigung des Arbeitstages eine Ruhezeit von Minimum 11 Stunden zu. Diese Ruhezeit darf von Krankenhäusern und Gastbetrieben maximal 1 Stunde unterschritten werden. (Vgl. Arbeitszeitgesetz)

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in der Schweiz:

Tägliche Höchstarbeitszeit: 13 Stunden exkl. Pausen pro Tag

Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 50 Stunden pro Woche

Diese gilt jedoch nicht in industriellen Betrieben, für Büropersonal und technische Angestellte. Hier beträgt die wöchentliche Höchstarbeitszeit 45 Stunden. Diese darf nur in dringenden Fällen, wie beispielsweise bei außerordentlichem Arbeitsandrang, erhöht werden und es entsteht Überzeit beim Arbeitnehmer.

Überstunden fallen an, wenn die Arbeitszeit höher ist als im Gesamtarbeitsvertrag vereinbart. Die Regelungen dazu finden sich im Obligationenrecht.

Ruhepausen: ab 5,5 Stunden Arbeitszeit mindestens eine 15-minütige Ruhepause. Ab 7 Stunden muss eine halbe Stunde eingehalten werden.

Zwischen den Arbeitstagen beträgt die gesetzliche Ruhezeit mindestens 11 Stunden. Diese kann geringer ausfallen, wenn der Wochendurchschnitt von zwei aufeinanderfolgenden Wochen 11 Stunden beträgt. (Vgl. Arbeitsgesetz/ArG)

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Im DACH-Raum liegt die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit beim Arbeitgeber.

Diese kann allerdings auf den Arbeitnehmer übertragen werden, jedoch ist der Arbeitgeber weiterhin dafür verantwortlich, dass alle Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden und die Aufzeichnungen der Arbeitszeit pflichtgemäß erfolgen.

(Vgl. für Österreich: § 26 AZG Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht, für Deutschland: § 16 ArbZG, für die Schweiz: Artikel 46 des ArG)

Was ist ein Stunden- bzw. Arbeitszeitnachweis?

Ein Stundennachweis ist eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers in einem Unternehmen. Die Stunden können auf verschiedene Arten nachgewiesen werden, beispielsweise mit einem gewöhnlichen Stundenzettel, einer Excel-Tabelle oder mit einer Software zu Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis dient als Beweis als auch zur Kontrolle, unabhängig von der Form:

• dass der Arbeitgeber den Überblick über die Arbeitsstunden und Arbeitszeiten der Beschäftigten behält.
• als Nachweis gegenüber den Kontrolleinrichtungen: Der Arbeitgeber muss mit den aufgezeichneten Arbeitszeiten der Dienstnehmer beweisen können, dass die Arbeitszeitgesetze eingehalten wurden.
• und bildet die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Weitere Infos zum Stundennachweis finden Sie hier.

Wer muss den Stundenzettel unterschreiben?

Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind bei der Dokumentation der Arbeitszeiten nicht erforderlich.

Allerdings ist für die Richtigkeit der Angaben der Arbeitgeber verantwortlich. Aus rechtlicher Sicht werden die Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber empfohlen.

Wie lange muss man einen Stundenzettel aufheben?

In Österreich müssen alle Aufzeichnungen 1 Jahr aufbewahrt werden.

In Deutschland müssen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit 2 Jahre aufbewahrt werden.

In der Schweiz müssen die Aufzeichnungen 5 Jahre aufbewahrt werden.

Ist elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Nach dem EuGH-Urteil im Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Die Form der Zeiterfassung wurde den Mitgliedstaaten nicht vorgeschrieben, jedoch muss die Zeiterfassung systematisch erfolgen. Wie die einzelnen Länder die Zeiterfassung gestalten werden, bleibt ihnen überlassen und ist noch offen.

Es wird jedoch angeraten, dass Unternehmen aufgrund des Urteils schon jetzt mit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung beginnen um sich rechtskonform zu verhalten.

Wer darf meine Arbeitszeit kontrollieren?

Arbeitgeber dürfen grundsätzlich die Einhaltung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter kontrollieren. Bestimmte Überwachungsmaßnahmen dürfen jedoch nur eingesetzt werden, wenn der Betriebsrat zuvor zustimmt.

Welche Behörde kontrolliert die Arbeitszeitaufzeichnungen?

In Österreich hat der Arbeitgeber dem Arbeitsinspektorat und dessen Organen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in Arbeitszeitnachweise der Beschäftigten zu geben. Bei Nichteinhaltung kommt es zu Strafsanktionen. (Vgl. § 26 AZG Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht)

In Deutschland sind die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit der zuständigen Aufsichtsbehörde vor zu zeigen. Nach § 17 Abs. 4 Satz 1 und 2 ArbZG kann die Aufsichtsbehörde vom Arbeitgeber die Vorlage der Arbeitszeitnachweise verlangen.

In der Schweiz sind die Arbeitsaufzeichnungen auf Verlangen den kantonalen Vollzugs- und Aufsichtsorganen vorzulegen. (Vgl. Artikel 46 des Arbeitsgesetzes/ArG)

Sind Stempeluhren Pflicht?

Arbeitgeber in der EU sind nach dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Die Form der Zeiterfassung wurde den Mitgliedstaaten nicht vorgeschrieben, jedoch muss die Zeiterfassung systematisch erfolgen. Wie die einzelnen Länder die Zeiterfassung gestalten werden, bleibt ihnen überlassen und ist noch nicht geregelt.

Welche Anforderungen der DSGVO muss man bei der digitalen Arbeitszeiterfassung berücksichtigen?

Da bei einer Zeiterfassung auch Personendaten erfasst und verarbeitet werden, fällt auch die Zeiterfassung unter die seit 25. Mai 2018 neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Bei einer bestehenden Zeiterfassung oder bei Umstieg bzw. Neuanschaffung dieser, müssen Sie als Unternehmer genau prüfen, ob und wie sie diese neue Verordnung berücksichtigen müssen oder die Verantwortung dafür zu einem großen Teil abgeben können.

Bei der sogenannten SaaS-Lösung (Software as a Service-Lösung) wie Sie Ihnen TimeTac anbietet, sorgt der Anbieter der Software dafür, dass diese den Datenschutzrichtlinien entspricht.

Bei Kauf oder Selbstbetrieb einer Zeiterfassungs-Software, liegt die Einhaltung der Verordnung zum Datenschutz in der Verantwortung des Unternehmers selbst. Das bedeutet, dass Sie selbst alle Prozesse, ob Sie der DSGVO entsprechen, analysieren und auch übernehmen müssen wie beispielsweise die Prüfung der IT-Infrastruktur auf Sicherheitslücken, regelmäßige Einspielung neuer Updates, verschlüsselte Datenübertragung gewährleiten, Zugriffsrechte für die Trennung der Daten einführen, sofortige Fehlerbehebung etc.

Mehr erfahren Sie in unserem “Blogartikel zum Thema Zeiterfassung und DSGVO”

Kann ich in der Arbeitszeiterfassung die Zeit auch für unterschiedliche Aufgaben erfassen?

Ja. In der Arbeitszeiterfassung von TimeTac können Sie als Manager bis zu 10 Aufgaben für Ihre Mitarbeiter in der Aufgabenverwaltung anlegen. Diese können Sie beliebig benennen und mit einem Symbol versehen. Erfassen Ihre Mitarbeiter dann die Arbeitszeit, buchen sie diese einfach auf eine von Ihnen definierte Aufgabe.

Werden Abwesenheiten in der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt?

Ja. In der Manager-Funktion können Sie in der Arbeitszeiterfassung Abwesenheiten manuell im Nachhinein eintragen. Diesen Eintrag können Mitarbeiter auch selbst vornehmen, wenn sie die Rechte dazu erhalten haben. So können Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstige Abwesenheiten in der Stundenabrechnung berücksichtigt werden.

In Kombination mit der TimeTac Urlaubsverwaltung werden Abwesenheiten automatisch in der Stundenabrechnung von der Software berücksichtigt. Die TimeTac Urlaubsverwaltung bietet Ihnen Feiertagskalender für viele Länder als Vorlage, so werden automatisch auch alle länderspezifischen Feiertage berücksichtigt. Anträge auf Abwesenheit lassen sich mit der Urlaubsverwaltung online und mittels praktischer Genehmigungsworkflows abwickeln.

Lassen sich in TimeTac Überstunden und Zuschläge abbilden?

Ja. In TimeTac können Sie alle Stundenarten definieren, wie beispielsweise Überstunden mit oder ohne Zuschläge. Für Überstunden mit Zuschlägen stehen Ihnen standardmäßig Zuschläge von 25%, 50%, 75% oder 100% als Einstellungsmöglichkeit zur Verfügung. Die Überstundenzuschläge werden automatisch auf Basis Ihrer Definitionen von TimeTac berechnet.

Sehe ich in der Arbeitszeiterfassung, ob Pausen oder die maximale Arbeitszeit eingehalten wurde?

Ja. In TimeTac können Sie alle länderspezifischen Arbeitszeitgesetze und sonstige Vorgaben perfekt abbilden. TimeTac zeigt auf Basis dieser Voreinstellungen sowohl dem Manager als auch dem jeweiligen Mitarbeiter an, ob beispielsweise Pausen und die Höchstarbeitszeit eingehalten wurde.

Werde ich von TimeTac über Verletzungen der gesetzlichen Vorgaben informiert?

Ja. Manager und Mitarbeiter sehen die Warnung und Art der Verletzung am Dashboard und in der Stundenabrechnung in Form von Monitoring-Rules. Auf Anfrage kann der Manager auch per E-Mail von TimeTac über Regelverletzungen kontaktiert werden.

Lässt sich die Stundenabrechnung mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten?

Ja. Sie können die Stundenabrechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in der Serienbearbeitung von TimeTac bearbeiten. Via Dropdown-Menü wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Mitarbeiter aus.

Welche Auswertungsmöglichkeiten stehen mir in der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung?

Bei der Arbeitszeiterfassung profitieren Sie von einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten wie Tagessaldo, Arbeitszeitsaldo, Anzahl der Überstunden, Anzahl und Art der Abwesenheitstage uvm. Sie können einzelne oder mehrere Mitarbeiter sowie einzelne oder mehrere Abteilungen gleichzeitig nach gewünschtem Zeitraum auswerten.

Können Auswertungen exportiert werden?

Ja. Alle Auswertungen können Sie als XML-, Excel-, CSV- oder PDF-Datei exportieren oder direkt ausdrucken.

Kann ich die tägliche Arbeitszeit, Dauer und/oder Beginn/Ende begrenzen?

Ja. Sie können in TimeTac bei jedem Mitarbeiter die Sollstunden, Beginn und Ende der Kernzeit sowie die Toleranzwerte in Sekunden einstellen.

Gibt es Schnittstellen zu gängigen Lohnverrechnungsprogrammen?

Ja. TimeTac bietet Standard-Schnittstellen/Exporte zur direkten Übernahme der Daten nach z.B. Datev, oder BMD. Wir stellen Ihnen auch eine programmierbare Schnittstelle (API) auf Basis von RESTful-Technologie zur Anbindung beliebiger Anwendungen zur Verfügung. Sollte Ihr Lohnverrechnungsprogramm nicht unter den genannten Anbietern sein, kontaktieren Sie uns bitte, um die Möglichkeiten der Integration zu besprechen.