TimeTac Arbeitszeiterfassung

TimeTac Arbeitszeiterfassung

Erfassen Sie mit TimeTac Arbeitszeit einfach und effizient

  • Nutzerfreundlich und rasch erledigt: Daher von Mitarbeitern geschätzt
  • Gesetzeskonform: Gesetzliche Vorgaben korrekt einhalten
  • Weniger Aufwand: Automatische Stundenabrechnung
  • Multi-Device-fähig: PC/Mac, Smartphone, Tablet, Terminal
  • Sicher: DSGVO-konform und „Certified Cloud“-Anbieter
30 Tage kostenlos testen

Arbeitszeiterfassung Online


Buchen Sie Arbeitszeit unkompliziert, halten Sie gesetzliche Vorgaben sicher ein und erleichtern Sie sich die Lohnabrechnung

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Schnell & flexibel Zeit managen

  • Exakt Arbeitszeit und Pausen erfassen
  • Via PC/Mac, Terminal und Mobile-App
  • Zeit- und ortsunabhängig – webbasiert
  • Synchronisierung zwischen allen Geräten
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Den Überblick behalten

  • Gesetzliche und betriebliche Vorgaben einhalten
  • Verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten
  • Soll-/Ist-Stunden, Fehlzeit, Überstunden
  • Individuelle Zuschläge definieren
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Effizienter arbeiten

  • Automatische Stundenabrechnung
  • Direkt in die Lohnabrechnung übertragbar
  • Zahlreiche Auswertungen und Reportings
  • Ohne fehlerhafte Excel-Sheets arbeiten

Einloggen und loslegen mit der Arbeitszeiterfassung

Mit wenigen Klicks buchen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit passend zu ihrer Arbeitssituation.

Ab jetzt erfassen Sie Arbeitszeit sofort, genau und fair. Ein Klick genügt und die Arbeitszeiterfassung startet, pausiert oder endet. In der Live-Statusübersicht sehen Sie die Präsenzen aller Mitarbeiter mit Pausen und Tätigkeiten. TimeTac übernimmt die Stundenabrechnung auf Basis der Ist-Arbeitszeit und Pausen automatisch. Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheitszeit kann manuell eingetragen und so in der Stundenabrechnung berücksichtigt werden. Ihre Mitarbeiter kommen erst am Ende des Tages oder der Woche dazu die Arbeitszeit zu erfassen? Auch das ist mit TimeTac möglich.

Nutzen Sie die Arbeitszeiterfassung, wann und wo Sie diese benötigen

Überall und jederzeit, auch mobil Zeit erfassen – dank Arbeitszeiterfassung in der Cloud.

Erfassen Sie die Arbeitszeit einfach per PC/Mac oder Terminal am Arbeitsplatz. Die Zeiterfassungs-App von TimeTac für Smartphones und Tablets eignet sich ideal für das mobile Arbeiten außerhalb des Büros oder auf Dienstreisen. Sollte einmal während der Arbeitszeiterfassung die Internetverbindung unterbrochen sein, synchronisiert TimeTac die Zeitdaten sobald Sie wieder online sind. Die Zeiterfassungsterminals von TimeTac sind leicht verständlich und eignen sich besonders für Ihre stationär tätigen Mitarbeiter. Diese registrieren sich zur Arbeitszeiterfassung einfach und mittels biometrischem Fingerabdruck, via RFID/NFC-Chip oder kontaktlos per NFC-Smartphone.

Perfektes Zusammenspiel

Integrieren Sie TimeTac direkt via Standardschnittstellen und API in Ihre bestehende Systemlandschaft. Reduzieren Sie so Ihren Personalaufwand und vermeiden Sie manuelle Übertragungsfehler.

Mehr zur Integration
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Halten Sie gesetzliche Vorgaben leicht und sicher ein

TimeTac unterstützt Sie bei der Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben und sonstigen Rahmenbedingungen.

Als Arbeitgeber müssen Sie Arbeitszeit sowie gesetzlich vorgeschriebene Pausen und Ruhezeit Ihres Personals nachweisen. In Deutschland ist zudem die Arbeitszeit bei Minijobbern nach dem Mindestlohngesetz einzuhalten. Bilden Sie mit TimeTac komplexe gesetzliche, betriebliche und sonstige Anforderungen korrekt ab und verwalten Sie diese leicht und übersichtlich. Entnehmen Sie der Stundenabrechnung schnell, ob Ihre Mitarbeiter alle Pausen sowie die Tages- und Wochenarbeitszeit einhalten oder Überstunden entstanden sind.

Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Was hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019 entschieden?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer systematisch und vollständig erfassen müssen. Die tägliche Arbeitszeit muss vollständig erfasst werden. Die Mitgliedsstaaten der EU werden aufgefordert Unternehmen zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem zu verpflichten. Wie die einzelnen Länder das gestalten, bleibt ihnen überlassen.

Mehr erfahren

Wie ist die Arbeitszeiterfassung derzeit im DACH-Raum geregelt?

In Deutschland gab es bis dato keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Paragraf 16 des Arbeitszeitgesetzes regelt, dass lediglich Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, dokumentiert werden müssen. Allerdings gibt es Tarifverträge, die Unternehmen bereits zu einer Zeiterfassung verpflichtet haben. Ebenso musste auch bereits bei Minijobbern die Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz aufgezeichnet werden. Die Pflichten betreffend Zeitaufzeichnung werden damit in Deutschland zukünftig erheblich erweitert.

Österreichische Arbeitgeber sind grundsätzlich bereits zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet. Hier sind keine gravierenden Gesetzesänderungen zu erwarten.

Die Schweiz kennt bereits eine Pflicht zur Zeiterfassung. Der von den Sozialpartnern ausgehandelte Kompromiss sieht bis dato einen Verzicht der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor, wenn bestimmte Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.

Mit TimeTac bereits jetzt auf der sicheren Seite sein

TimeTac bietet Ihnen eine webbasierte Arbeitszeiterfassung mit der Sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle perfekt abbilden und verwalten. So halten Sie mühelos und sicher alle gesetzlichen Vorgaben im DACH-Raum bzw. international ein und weisen diese bei Kontrollen leicht und übersichtlich nach.

Berechnen Sie die Arbeitszeit mühelos für die Lohnabrechnung

Mit TimeTac werten Sie genau und mit wenigen Klicks tatsächliche Arbeitszeit, Überstunden und Zuschläge aus.

Vergessen Sie mühsame und fehleranfällige Stundenberechnungen: In TimeTac erhalten Sie mit einem Klick die erfasste Arbeitszeit und Auswertungen von Ist-/Soll-Arbeitszeit, Überstunden und Zeitausgleich. TimeTac übernimmt automatisch die Stundenabrechnung auf Basis definierter Arbeitszeitmodelle, Überstunden und Zuschläge. Tragen Sie Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheit manuell ein und TimeTac berücksichtigt diese automatisch in der Stundenabrechnung. Übertragen Sie Daten aus der Stundenabrechnung unkompliziert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sparen Sie hierdurch Zeit und Kosten.

Bei TimeTac sind Ihre Daten sicher

TimeTac entspricht den DSGVO-Vorgaben und ist als “Certified Cloud”-Anbieter ausgezeichnet. Wir garantieren Ihnen zertifizierte Serverstandorte mit umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen.

Mehr zu Datenschutz und -sicherheit
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Berücksichtigen Sie automatisch alle Abwesenheitszeiten

Profitieren Sie von den zahlreichen weiteren Funktionen in Kombination mit der TimeTac Urlaubsverwaltung.

Mit der TimeTac Arbeitszeiterfassung tragen Sie die Abwesenheitszeit Ihrer Mitarbeiter im Nachhinein manuell ein. So beziehen Sie auch Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstige Abwesenheit in die Stundenabrechnung mit ein. In Kombination mit der TimeTac Urlaubsverwaltung werden die unterschiedlichen Abwesenheitsarten automatisch berücksichtigt. Und Sie erhalten viele weitere Vorteile wie automatische Anspruchsberechnung, Antragswesen mit Freigabeworkflows, Darstellung der Urlaubsplanung als Jahres-, Abteilungs- und Teamkalender und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten.

Behalten Sie immer und überall den Überblick

Mit TimeTac haben Sie Arbeitszeit, Überstunden und Fehlzeit jederzeit transparent im Blick.

Im Gegensatz zur Arbeitszeitdokumentation auf Papier oder in Excel haben Sie mit TimeTac als cloudbasierter Arbeitszeiterfassung jederzeit alle Mitarbeiterstatistiken zur Hand. Mit wenigen Klicks erhalten Sie eine Übersicht über die erfasste Arbeitszeit, Fehlzeit, Überstunden sowie weitere Auswertungen Ihrer Mitarbeiter und Abteilungen. Definieren Sie beliebige Zeiträume wie das aktuelle Monat, Jahr oder weitere Kriterien. Jeder Angestellte kann sein persönliches Arbeitszeitkonto immer selbstständig einsehen und den Stand seines Arbeitszeitsaldos abrufen. Alle Personalauswertungen können Sie bequem als Excel-, PDF- oder CSV-Datei exportieren.

Überzeugen Sie sich von den Erfolgen unserer Kunden

Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen zählen zu unseren Kunden. Wir finden für jede dieser Anforderungen die passende Lösung. Aber das erzählen Ihnen am besten unsere Kunden selbst.

Zu unseren Referenzen
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Urlaub und Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter im Blick

Arbeitszeiterfassung

Erfassen Sie schnell und flexibel die Arbeitszeit im Unternehmen. Erfüllen Sie mühelos gesetzliche Vorgaben und erleichtern Sie sich die Verwaltung und Stundenabrechnung von Arbeitszeit.

Urlaubsverwaltung

Verwalten Sie Urlaub, Zeitausgleich, Krankheit und sonstige frei definierbare Abwesenheitszeit einfach und effizient mittels Online-Antragsmanagement.

Ihre Vorteile

  • Abwesenheit automatisch berücksichtigen
  • Effizientes Antragswesen mit Workflows
  • Urlaubsanspruch automatisch berechnen
  • Urlaub und Abwesenheit im Überblick
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Gemeinsam zur perfekten Lösung

Wir unterstützen Sie von Beginn an mit umfangreichen Serviceleistungen und übernehmen den gesamten technischen Betrieb der Software.

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Die wichtigsten Vorteile unserer Zeiterfassungslösung

Einfach, schnell, nutzerfreundlich

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Perfekt konfigurierbar und anpassbar<

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Optimal integrierbar

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Sicher und zuverlässig

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International einsetzbar

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Umfassender Support & Service

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Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Rund um das Thema Arbeitszeiterfassung stellen sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Fragen. Wir haben für Sie häufig gestellte Fragen recherchiert und beantwortet. Die folgenden FAQ-Blöcke gliedern sich in drei Bereiche: Fragen zur Arbeitszeiterfassung allgemein, zu den gesetzlichen Regelungen und zur Arbeitszeiterfassung mit TimeTac. Klicken Sie sich durch und erfahren Sie Wissenswertes rund um das Thema Arbeitszeiterfassung.

Wählen Sie aus diesen Themen:

Was versteht man unter einer Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff „Arbeitszeiterfassung“ versteht man eine Vielzahl von Methoden, mit deren Hilfe die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden können. Dabei werden zumindest Beginn und Ende der Arbeitszeit, als auch allfällige Pausen erfasst.

Warum benötigen Sie eine Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung wird primär aufgrund der gesetzlichen Regelungen bzgl. der Aufzeichnung von Arbeitszeiten erfasst.

Eine ordentliche Arbeitszeitaufzeichnung sorgt aber auch für eine faire Lohnabrechnung, mehr Transparenz und Sicherheit und stellt Basisdaten zur Optimierung der Arbeitsprozesse bereit.

Mehr Details zu den Vorteilen und Nachteilen von Zeiterfassung finden Sie hier.

Was ist eine elektronische Zeiterfassung?

Unter einer elektronischen Zeiterfassung versteht man die moderne, digitale Form der Zeiterfassung. Es gibt verschiedene Arten wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter elektronisch erfasst werden kann, passend zur jeweiligen Arbeitssituation: Mit webbasierter Software am PC, mit Terminal via RFID/NFC-Chip bzw. Card und Fingerprint und mobil via App.

Mehr zur elektronischen Zeiterfassung finden Sie hier.

Wie können Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung durchführen?

Die Erfassung der Arbeitszeit kann prinzipiell handschriftlich, in Excel-Tabellen, mittels einer spezifischen Software über das Web am PC, mit Terminal via RFID/NFC-Chip bzw. Card und Fingerprint oder mit einer Smartphone App erfolgen.

Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung für Unternehmen liegen jedoch klar auf der Hand, der Aufwand, die erfassten Zeiten für Stunden – und Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, wird deutlich reduziert. Überschreitungen der regulären Arbeitszeit werden minutengenau erfasst, nachträgliche Manipulationen erschwert, Fehler vermieden uvm.

Wie, mit welcher konkreten Form, Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, wird nach derzeitigem Stand nicht gesetzlich vorgegeben. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen laut EuGH-Urteil vom Mai 2019 systematisch und vollständig erfasst werden. Das Zeiterfassungssystem muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Es wird jedoch angeraten, dass Unternehmen aufgrund des Urteils schon jetzt mit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung beginnen um sich rechtskonform zu verhalten. Denn Unternehmen, die das nicht tun und ein neues Gesetz abwarten, riskieren später vor Gericht zu unterliegen.

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Eine Arbeitszeiterfassung kann nur funktionieren, wenn ein für das Unternehmen geeignetes System implementiert wird, das auf unterschiedliche Nutzungsszenarien eingeht, sich optimal in den Arbeitsalltag integriert und die betrieblichen Abläufe im Fokus hat.

Wie so ein System aussieht, hängt stark von den Anforderungen und Eigenschaften des Unternehmens ab. Es gibt unterschiedliche Lösungen und Funktionen, die den verschiedensten Umständen Rechnung tragen.

Eine moderne Lösung zur Arbeitszeiterfassung bietet eine flexible und übergreifende Nutzung von Endgeräten. So spielt der räumliche Nutzungskontext bei einer webbasierten Arbeitszeiterfassung keine Rolle, es kann überall und jederzeit Zugriff auf die Zeiterfassungslösung erfolgen.

Mobile Lösungen zur Arbeitszeiterfassung eignen sich beispielsweise wenn Mitarbeiter im Außeneinsatz sind. Wenn es um die Erfassung beispielsweise in Büros, Produktion oder Lager geht, spielen Terminals oder auch der Rechner direkt am Arbeitsplatz eine wesentliche Rolle.

Welches Gesetz regelt die Arbeitszeiterfassung?

In Österreich sind Arbeitgeber grundsätzlich bereits zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet. Hier sind keine gravierenden Gesetzesänderungen mit dem EuGH-Urteil vom Mai 2018 zu erwarten. Alle Arbeitszeitbestimmungen, diese sind im Arbeitszeitgesetz und Arbeitsruhegesetz geregelt, sehen die Führung von Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden vor.

In Deutschland gab es vor dem EuGH-Urteil im Mai 2019 keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Paragraf 16 des Arbeitszeitgesetzes regelt, dass lediglich Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, dokumentiert werden müssen. Allerdings gibt es Tarifverträge, die Unternehmen zu einer Zeiterfassung verpflichten. In Deutschland werden die Pflichten betreffend Zeitaufzeichnung zukünftig damit erheblich erweitert und sich die Gesetzeslage demzufolge verändern.

Im Rahmen des Mindestlohngesetzes gibt es bereits seit 2015 bestimmte Dokumentationspflichten.

In der Schweiz bestand schon vor dem EuGH-Urteil für den Arbeitgeber nach dem Arbeitsgesetz eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit. In den Aufzeichnungen müssen alle Angaben enthalten sein, die für den Vollzug der geltenden Gesetze notwendig sind.

Wie ist Arbeitszeit geregelt?

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in Österreich:

Normalarbeitszeit: 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche

Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ist eine erhöhte bzw. herabgesetzte Normalarbeitszeit erlaubt, wenn Abweichungen in einem bestimmten Zeitraum ausgeglichen werden.

Überstunden liegen vor, wenn die wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wird.

Gesetzliche Höchstarbeitszeit: 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche, mit Ausnahmen wie beispielsweise bei Betrieben des öffentlichen Verkehrs.

Ruhepausen sind nach maximal sechs Stunden Arbeitszeit verpflichtend und müssen mindestens 30 Minuten betragen. Nach Vollendung der täglichen Arbeitszeit muss dem Arbeitnehmer eine Ruhezeit von mindesten elf Stunden gewährt werden, mit Ausnahme von Betrieben im Gastgewerbe. Hier darf die Ruhezeit auf acht Stunden verkürzt werden. (Vgl. Arbeitszeitgesetz und Arbeitsruhegesetz)

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in Deutschland:

Werktägliche Normalarbeitszeit: 8 Stunden pro Tag dürfen nicht überschritten werden. Diese kann auf bis zu 10 Stunden erhöht werden, wenn der Stundendurchschnitt von 24 Wochen nicht mehr als 8 Stunden pro Tag beträgt. Die werktägliche Arbeitszeit darf bei bestimmten Tätigkeiten, die nicht aufgeschoben werden können, überschritten werden, sofern in 24 Wochen eine Durchschnittsarbeitszeit von maximal 48 Stunden erreicht wird.

Maximale Wochenarbeitszeit: 60 Stunden pro Woche dürfen nicht überschritten werden

Ruhepausen der täglichen Arbeitszeit: Ab 6 Stunden mindestens 30 Minuten lang, ab 9 Stunden 45 Minuten genommen werden.

Ruhezeit: Nach Beendigung des Arbeitstages muss dem Arbeitnehmer eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden. Krankenhäuser oder Gastbetriebe dürfen , diese Ruhezeit um bis zu 1 Stunde verkürzen. (Vgl. Arbeitszeitgesetz)

Die wichtigsten Arbeitszeitregelungen in der Schweiz:

Tägliche Höchstarbeitszeit: 13 Stunden exkl. Pausen pro Tag

Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 50 Stunden pro Woche

In industriellen Betrieben, für Büropersonal und technische Angestellte 45 Stunden. In dringenden Fällen wie beispielsweise bei außerordentlichem Arbeitsandrang, darf diese maximale Arbeitszeit überschritten werden und es entsteht Überzeit beim Arbeitnehmer.

Überstunden fallen an, wenn die im Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit überschritten wurde. Überstunden werden im Obligationenrecht geregelt.

Ruhepausen: ab 5,5 Stunden Arbeitszeit mindestens eine 15-minütige Ruhepause. Ab 7 Stunden muss eine halbe Stunde eingehalten werden.

Die gesetzliche Ruhezeit zwischen den Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden Diese Ruhezeit kann unterschritten werden, wenn der wöchentliche Durchschnitt von 2 aufeinanderfolgenden Wochen 11 Stunden beträgt. (Vgl. Arbeitsgesetz/ArG)

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Im DACH-Raum liegt die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit beim Arbeitgeber.

Diese kann allerdings auf den Arbeitnehmer übertragen werden, jedoch ist der Arbeitgeber weiterhin dafür verantwortlich, dass alle Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden und die Aufzeichnungen der Arbeitszeit pflichtgemäß erfolgen.

(Vgl. für Österreich: § 26 AZG Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht, für Deutschland: § 16 ArbZG, für die Schweiz: Artikel 46 des ArG)

Was ist ein Stunden- bzw. Arbeitszeitnachweis?

Ein Stundennachweis ist eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers in einem Unternehmen. Die Stunden können auf verschiedene Arten nachgewiesen werden, beispielsweise mit einem gewöhnlichen Stundenzettel, einer Excel-Tabelle oder mit einer Software zu Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis dient als Beweis als auch zur Kontrolle, unabhängig von der Form:

  • Dieser hilft dem Arbeitgeber, den Überblick über die Arbeitsstunden und Arbeitszeiten der Beschäftigten zu behalten.
  • Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter gegenüber Kontrollinstanzen nachweisen können. Der Zweck liegt darin zu beweisen, dass gegen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes nicht verstoßen wurde.
  • Eine Stundenaufzeichnung bildet die Basis für die Entgeltabrechnung.

Weitere Infos zum Stundennachweis finden Sie hier.

Wer muss den Stundenzettel unterschreiben?

Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind bei der Dokumentation der Arbeitszeiten nicht erforderlich.

Allerdings ist für die Richtigkeit der Angaben der Arbeitgeber verantwortlich. Aus rechtlicher Sicht werden die Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber empfohlen.

Wie lange muss man einen Stundenzettel aufheben?

In Österreich müssen alle Aufzeichnungen 1 Jahr aufbewahrt werden.

In Deutschland müssen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit 2 Jahre aufbewahrt werden.

In der Schweiz müssen die Aufzeichnungen 5 Jahre aufbewahrt werden.

Ist elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Nach dem EuGH-Urteil im Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Die Form der Zeiterfassung wurde den Mitgliedstaaten nicht vorgeschrieben, jedoch muss die Zeiterfassung systematisch erfolgen. Wie die einzelnen Länder die Zeiterfassung gestalten werden, bleibt ihnen überlassen und ist noch offen.

Es wird jedoch angeraten, dass Unternehmen aufgrund des Urteils schon jetzt mit einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung beginnen um sich rechtskonform zu verhalten.

Wer darf meine Arbeitszeit kontrollieren?

Arbeitgeber dürfen grundsätzlich die Einhaltung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter kontrollieren. Bestimmte Überwachungsmaßnahmen dürfen jedoch nur eingesetzt werden, wenn der Betriebsrat zuvor zustimmt.

Welche Behörde kontrolliert die Arbeitszeitaufzeichnungen?

In Österreich hat der Arbeitgeber dem Arbeitsinspektorat und dessen Organen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben. Bei Nichteinhaltung kommt es zu Strafsanktionen. (Vgl. § 26 AZG Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht)

In Deutschland sind die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit der zuständigen Aufsichtsbehörde vor zu zeigen. Nach § 17 Abs. 4 Satz 1 und 2 ArbZG kann die Aufsichtsbehörde vom Arbeitgeber die Vorlage der Arbeitszeitnachweise verlangen.

In der Schweiz sind die Arbeitsaufzeichnungen auf Verlangen den kantonalen Vollzugs- und Aufsichtsorganen vorzulegen. (Vgl. Artikel 46 des Arbeitsgesetzes/ArG)

Sind Stempeluhren Pflicht?

Arbeitgeber in der EU sind nach dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Die Form der Zeiterfassung wurde den Mitgliedstaaten nicht vorgeschrieben, jedoch muss die Zeiterfassung systematisch erfolgen. Wie die einzelnen Länder die Zeiterfassung gestalten werden, bleibt ihnen überlassen und ist noch nicht geregelt.

Welche Anforderungen der DSGVO muss man bei der digitalen Arbeitszeiterfassung berücksichtigen?

Mit 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der gesamten Europäischen Union in Kraft getreten. Da bei einer Zeiterfassung natürlich auch personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden, tritt auch hier die neue DSGVO in Kraft.

Unternehmen sollten bei ihrer bestehenden Zeiterfassung oder bei Anschaffung bzw. Umstieg auf eine neue Zeiterfassung genau prüfen, inwieweit sie dabei die neue Verordnung berücksichtigen müssen oder dafür die Verantwortung größtenteils abgeben können.

Bei der sogenannten SaaS-Lösung (Software as a Service-Lösung) wie Sie Ihnen TimeTac anbietet, sorgt der Anbieter der Software dafür, dass diese den Datenschutzrichtlinien entspricht.

Wenn Sie eine Software zur Zeiterfassung kaufen und selbst betreiben, sind Sie grundsätzlich auch selbst für die Datenschutzgrundverordnung verantwortlich. Das bedeutet, dass Sie die ganze Prozessanalyse, ob Sie der DSGVO entsprechen, selbst übernehmen müssen wie beispielsweise die Prüfung der IT-Infrastruktur auf Sicherheitslücken, regelmäßige Einspielung neuer Updates, Verschlüsselung der Datenübertragung garantieren, Zugriffsrechte für die Datentrennung einführen, unverzüglich Fehler beheben und vieles mehr.

Mehr erfahren Sie in unserem Blogartikel “Zeiterfassung und DSGVO: Was gilt es für Unternehmen zu beachten?

Kann ich in der Arbeitszeiterfassung die Zeit auch für unterschiedliche Aufgaben erfassen?

Ja. In der Arbeitszeiterfassung von TimeTac können Sie als Manager bis zu 10 Aufgaben für Ihre Mitarbeiter in der Aufgabenverwaltung anlegen. Diese können Sie beliebig benennen und mit einem Symbol versehen. Erfassen Ihre Mitarbeiter dann die Arbeitszeit, buchen sie diese einfach auf eine von Ihnen definierte Aufgabe.

Werden Abwesenheiten in der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt?

Ja. Als Manager können Sie in der Arbeitszeiterfassung Abwesenheiten manuell im Nachhinein eintragen. Diesen Eintrag können Mitarbeiter auch selbst vornehmen, wenn sie die Rechte dazu erhalten haben. So können Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstige Abwesenheiten in der Stundenabrechnung berücksichtigt werden.

In Kombination mit der TimeTac Urlaubsverwaltung werden Abwesenheiten automatisch in der Stundenabrechnung von der Software berücksichtigt. Die TimeTac Urlaubsverwaltung bietet Ihnen Feiertagskalender für viele Länder als Vorlage, so werden automatisch auch alle länderspezifischen Feiertage berücksichtigt. Anträge auf Abwesenheit lassen sich mit der Urlaubsverwaltung online und mittels praktischer Genehmigungsworkflows abwickeln.

Lassen sich in TimeTac Überstunden und Zuschläge abbilden?

Ja. In TimeTac können Sie alle Stundenarten definieren, wie beispielsweise Überstunden mit oder ohne Zuschläge. Für Überstunden mit Zuschlägen stehen Ihnen standardmäßig Zuschläge von 25%, 50%, 75% oder 100% als Einstellungsmöglichkeit zur Verfügung. Die Überstundenzuschläge werden automatisch auf Basis Ihrer Definitionen von TimeTac berechnet.

Sehe ich in der Arbeitszeiterfassung, ob Pausen oder die maximale Arbeitszeit eingehalten wurde?

Ja. In TimeTac können Sie alle länderspezifischen Arbeitszeitgesetze und sonstige Vorgaben perfekt abbilden. TimeTac zeigt auf Basis dieser Voreinstellungen sowohl dem Manager als auch dem jeweiligen Mitarbeiter an, ob beispielsweise Pausen und die Höchstarbeitszeit eingehalten wurde.

Werde ich von TimeTac über Verletzungen der gesetzlichen Vorgaben informiert?

Ja. Manager und Mitarbeiter sehen die Warnung und Art der Verletzung am Dashboard und in der Stundenabrechnung in Form von Monitoring-Rules. Auf Anfrage kann der Manager auch per E-Mail von TimeTac über Regelverletzungen kontaktiert werden.

Lässt sich die Stundenabrechnung mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten?

Ja. Sie können die Stundenabrechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in der Serienbearbeitung von TimeTac bearbeiten. Via Dropdown-Menü wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Mitarbeiter aus.

Welche Auswertungsmöglichkeiten stehen mir in der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung?

Bei der Arbeitszeiterfassung profitieren Sie von einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten wie Tagessaldo, Arbeitszeitsaldo, Anzahl der Überstunden, Anzahl und Art der Abwesenheitstage uvm. Sie können einzelne oder mehrere Mitarbeiter sowie einzelne oder mehrere Abteilungen gleichzeitig nach gewünschtem Zeitraum auswerten.

Können Auswertungen exportiert werden?

Ja. Alle Auswertungen können Sie als XML-, Excel-, CSV- oder PDF-Datei exportieren oder direkt ausdrucken.

Kann ich die tägliche Arbeitszeit, Dauer und/oder Beginn/Ende begrenzen?

Ja. Sie können in TimeTac bei jedem Mitarbeiter die Sollstunden, Beginn und Ende der Kernzeit sowie die Toleranzwerte in Sekunden einstellen.

Gibt es Schnittstellen zu gängigen Lohnverrechnungsprogrammen?

Ja. TimeTac bietet Standard-Schnittstellen/Exporte zur direkten Übernahme der Daten nach z.B. Datev, BMD, Sage. Wir stellen Ihnen auch eine programmierbare Schnittstelle (API) auf Basis von RESTful-Technologie zur Anbindung beliebiger Anwendungen zur Verfügung. Sollte Ihr Lohnverrechnungsprogramm nicht unter den genannten Anbietern sein, kontaktieren Sie uns bitte, um die Möglichkeiten der Integration zu besprechen.

Das sagen Kunden über TimeTac

Icon Michaela Weiss Promedico

“Mit der Einführung von TimeTac bekamen wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, das einerseits voll und ganz unseren Bedürfnissen angepasst wurde, andererseits aber auch unserem stetigen Wachstum gerecht wird.“


Michaela Weiss, Prokuristin / Leitung HRM, Promedico
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TimeTac ist eine DSGVO-konforme Zeiterfassung Serverstandort Deutschland Badge TimeTac ist eine zerzifizierte Cloud Zeiterfassungslösung