Zeiterfassung für die Pflege

Lösungen /

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Jeder Dienst dokumentiert. Jeder Zuschlag korrekt.

Mobile Pflege, Station oder Verwaltung: Alle Arbeitszeiten laufen zentral zusammen, mit Dienstplänen automatisch abgeglichen für verlässliche Besetzung auf jeder Station. TimeTac berechnet Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge automatisch nach Ihren Regeln – bereit für die Lohnabrechnung.

 

Vier Porträts von Nutzenden neben einem Kreis mit „10k+“ als Hinweis auf mehr als 10.000 TimeTac-Nutzende

Über 10.000 Unternehmen vertrauen auf TimeTac.

Keine Kreditkarte erforderlich. Keine versteckten Kosten.

Pflege
TimeTac mit laufender Zeiterfassung für einen Pflegeeinsatz und Wochenübersicht der erfassten Arbeitszeit
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Zeiterfassung, die zum Pflegealltag passt

Mitarbeiterin erstellt die digitale Dienstplanung auf einem Tablet

Dienstplan und Ist-Zeit im selben System

Planen Sie Dienste je Station und Schicht. TimeTac gleicht sie automatisch mit den erfassten Zeiten ab – Besetzungslücken werden sofort sichtbar.
  • Dienstpläne je Station planen
  • Soll-Ist-Abgleich ohne Excel
  • Besetzungslücken früh erkennen
Junge Pflegekraft mit Tasche und Autoschlüssel blickt in einer Küche auf ihr Handy

Arbeitszeit erfassen, wo gepflegt wird

Ob Hausbesuch oder Einrichtung: Mit TimeTac werden Arbeitszeiten direkt im Pflegealltag erfasst – ohne späteres Nachtragen. So bleiben Zeiten aktuell, vollständig und eindeutig zuordenbar.
  • Mobil buchen – per App beim Klienten, NFC an der Wohnungstür oder Terminal in der Einrichtung
  • Offline-Buchungen synchronisieren sich automatisch
  • Zeiten nach Klient und Tätigkeit nachvollziehbar zuordnen
Pflegekraft betreut lächelnd eine ältere Person bei Hausbesuch

Zuschläge und Schichtzeiten regelbasiert berechnen

Nachtdienst, Sonntag, Feiertag oder Rufbereitschaft: Hinterlegen Sie Ihre Regeln einmal in TimeTac. Zuschläge und Arbeitszeitmodelle werden automatisch berücksichtigt – statt sie zum Monatsende manuell nachzurechnen.
  • Zuschläge nach hinterlegten Regeln berechnen
  • Vollzeit, Teilzeit und unterschiedliche Schichtmodelle abbilden
  • Abrechnungsrelevante Daten direkt weiterverarbeiten
Junge Frau in Pflegekleidung bedient ihr Smartphone im Freien vor einer Klinik

Wissen, wer im Dienst ist

Sie sehen live, wer arbeitet, wer fehlt und wie viele Stunden offen sind. Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich laufen über Freigabeworkflows statt über Zettel und Rückrufe. Damit haben Sie eine verlässliche Grundlage für Ihre Dienstplanung.
  • Anwesenheiten live sehen – Springer gezielt einsetzen
  • Abwesenheiten digital beantragen und freigeben
  • Plus- und Minusstunden transparent für alle Beteiligten
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TimeTac Infografik: Schnittstellen zu DATEV, Google Workspace, Slack und der TimeTac API für Agenturen

Integrationen für Pflegedienste und Einrichtungen

TimeTac lässt sich per API und Schnittstellen an Ihre Pflegesoftware, Dienstplanung oder Lohnverrechnung anbinden. Alternativ verarbeiten Sie Ihre Daten per CSV-Export weiter. Für die Lohnabrechnung in Deutschland steht die zertifizierte DATEV-Schnittstelle bereit.

TimeTac Analyse einer Pflegetour mit erfasster Zeit je Tätigkeit wie Grundpflege, Dokumentation und Fahrten
TimeTac Geofence für einen Einsatzort mit Kartenradius und zugewiesenen Pflegetätigkeiten
TimeTac Dashboard zeigt Arbeitszeitsaldo, Urlaubsanspruch und Compliance-Verstöße im Wochenüberblick
TimeTac Dashboard mit Auswertung von Arbeitsstunden, Aktivitäten und Compliance-Übersicht zur Einhaltung von Arbeitszeitregelungen
TimeTac Einstellungen mit geöffnetem Dialog zur Konfiguration von Zuschlägen für einzelne Wochentage und Zeitfenster
TimeTac Einstellungen Arbeitszeitmodelle: Hinzufügen von Zuschlägen für einzelne Wochentage und Zeitfenster
TimeTac Analyse einer Pflegetour mit erfasster Zeit je Tätigkeit wie Grundpflege, Dokumentation und Fahrten
TimeTac Geofence für einen Einsatzort mit Kartenradius und zugewiesenen Pflegetätigkeiten
Arztpraxen & medizinische Einrichtungen setzen auf TimeTac
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erfasste Arbeitsstunden 2025
0 Mio
Krankenstände erfasst im Jahr 2025
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Jahre Erfahrung, auf die Sie zählen können
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Was unsere Kunden sagen.

Was denken über 150.000 User, die täglich ihre Zeit mit TimeTac erfassen und die Vorteile in vollen Zügen genießen.

„TimeTac ist für uns als Gemeinschaftspraxis eine günstige und flexible Lösung zur Planung und Organisation der Arbeitszeiten und Urlaube unserer Mitarbeiter.“

Gemeinschaftspraxis Dres. Mündler

„TimeTac ermöglicht es uns, Arbeitszeiten, Projekte und Urlaubsplanung jederzeit aktuell im Blick zu behalten. Die Lösung ist flexibel, zuverlässig und klar auf unsere Anforderungen ausgerichtet. Besonders hervorzuheben ist die persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner – genau so stellen wir uns eine erfolgreiche Partnerschaft vor.“

ADMEDIA Reha GmbH

„Die Einfachheit im Aufbau des Programmes sowie der freundliche und schnelle Kundendienst haben uns überzeugt. TimeTac ist praktisch selbsterklärend und daher auch für neu eintretende Mitarbeiter schnell nachvollziehbar. Für uns als kleines Unternehmen ist TimeTac ein ideales Zeiterfassungsprogramm mit optimaler Übersicht zu An- und Abwesenheit, Überstunden- sowie Ferienauswertung aller Mitarbeiter.“

Glarner Krankenversicherung
TimeTac Logo

Digitale Zeiterfassung schafft in der Pflege verlässliche Dienstzeiten, korrekte Zuschläge und weniger Rückfragen im Team.

Jetzt starten

Erfassen Sie Zeit, so wie Sie es wollen.

Mehrere Methoden zur Zeiterfassung – wählen Sie, was zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

terminal smart
Sofort startklar

Vorkonfiguriert geliefert
und direkt einsatzbereit.

Im Vorbeigehen

Ein Tap beim Ein- oder
Ausgang – und die Zeit ist erfasst.

terminal advanced
Intuitiv bedienbar

Startklar ohne Schulung –
jeder bucht sofort richtig.

Fälschungssicher

Mit Fingerprint oder Chip
fälschungssicher erfassen.

TimeTac App für mobile Zeiterfassung zeigt Live-Status der Mitarbeitenden sowie laufende Projektzeit
Überall erfassen

Zeiten per Smartphone
buchen – im Büro,
unterwegs oder im
Homeoffice.

Standortnachweise

Zeiten per GPS & Geofencing –
rechtssicher und ohne Nacharbeit.

Auch offline

Lückenlos Zeit erfassen,
selbst ohne
Internetverbindung.

app mobil right
iOS & Android

Kostenlos im App Store &
Google Play, inkl. Apple Watch.

Alles in einer App

Zeiten, Urlaube, Projekte –
kein Tool-Wechsel.

Zeiterfassung im Browser auf dem Laptop ohne Installation
Ohne Installation

Direkt im Browser starten –
auf jedem PC, Mac oder Tablet.

Geräteunabhängig

Windows, Mac, Linux –
läuft überall, ohne Setup.

Immer synchronisiert

Buchungen sofort sichtbar –
für Mitarbeitende und HR.

laptop right
Ideal am Schreibtisch

Zeiten per Klick erfassen,
ohne App oder Terminal.

Voller Funktionsumfang

Zeiten, Projekte, Urlaube –
voller Umfang im Browser.

TimeTac Tracker Zeiterfassungswürfel zur Erfassung von Projektzeiten durch Drehen
Einfach drehen

Projektzeiten per
Handbewegung erfassen.

Nie wieder vergessen

Liegt sichtbar am Schreibtisch
und erinnert ans Tracken.

Bis zu 8 Aktivitäten

Jede Seite individuell
einer Aufgabe zuweisen.

Seitenansicht des TimeTac Zeiterfassungwürfels zur Projektzeiterfassung
6 Monate Akkulaufzeit

Einmal aufladen –
monatelang kein Gedanke daran.

Im Flow bleiben

Kein Klicken, kein Suchen –
arbeiten ohne Unterbrechung.

NFC-Sticker zur Zeiterfassung per Smartphone-Tap
Buchen mit einem Tap

Smartphone zum NFC-Sticker,
Chip oder Tag hinhalten –
sofort gebucht.

Manipulationssicher

Buchungen nur direkt vor Ort
möglich – zuverlässig dokumentiert.

Exakt zugeordnet

Zeiten automatisch dem
richtigen Ort oder
Projekt zuweisen.

Abziehbarer NFC-Sticker mit Pausensymbol, flexibel einsetzbar und auch ohne Internetverbindung nutzbar
Flexibel einsetzbar

An Maschinen, Türen
oder Meetingräumen
anzubringen.

Auch ohne Netz

Offline-fähig, automatische
Synchronisation im Hintergrund.

TimeTac Dienstplanung mit Schichtübersicht und Abgleich der erfassten Arbeitszeiten

Wer ist wann auf welcher Station im Dienst?

Planen Sie Dienste je Station und Team – im selben System, in dem Sie Zeiten erfassen. Abweichungen zwischen Plan und Ist sehen Sie ohne separate Auswertung. Mehr über die Dienstplanung erfahren.

 

Funktionen für Schichtdienst, Zuschläge und Nachweise

Einfache Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung
Direkt in Lohnabrechnung übertragbar
Individuelle Arbeitszeitmodelle & Schichtpläne
Live-Anwesenheitsübersicht aller Mitarbeitenden
Stundenabrechnung und Export für Lohnabrechnung
Tarifvertragliche Regelungen abbilden
Stundenzettel gehören nicht in den Pflegealltag.

Zeiterfassung, die in den Dienst passt. 30 Tage kostenlos testen.

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!

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Mit der Übermittlung des Formulars stimmen Sie den Datenschutz­bestimmungen zu.

Häufig gestellte Fragen.

Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das gilt für ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen gleichermaßen. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Buß´geldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland.
Über die TimeTac App am eigenen oder am Dienst-Smartphone. Die Buchung startet mit einem Tippen, optional auf Klient und Tätigkeit. Alternativ buchen Ihre Mitarbeitenden kontaktlos per NFC-Chip, der beim Klienten hinterlegt ist.
Ja. Die TimeTac App erfasst Zeiten offline weiter und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung besteht. Keller, Landstriche mit schlechtem Empfang oder Aufzüge führen damit nicht zu Lücken in der Dokumentation.
Ja. Ihre Zuschlagsregeln werden bei der Einrichtung im System hinterlegt und danach dauerhaft angewendet. TimeTac weist die Zuschlagsstunden getrennt aus und übergibt sie abrechnungsfertig an die Lohnverrechnung.
Ja. Wechselschicht, Nachtdienst, Teilzeit, Aushilfen und geteilte Dienste hinterlegen Sie als Arbeitszeitmodelle. Tarifliche Vorgaben aus dem Pflege- und Sozialbereich lassen sich als Regelwerk konfigurieren, sodass Salden und Zuschläge korrekt entstehen.
Ja. Buchungen lassen sich auf Klient, Bereich und Tätigkeit zuordnen. Daraus erstellt TimeTac Leistungsnachweise und Auswertungen für den Zeitraum und die Kriterien, die Sie festlegen.
Ja. Über die offene API und bestehende Schnittstellen verbinden Sie TimeTac mit Ihrer Pflegesoftware, Ihrer Dienstplanung oder Ihrer Lohnverrechnung. Für Deutschland steht die zertifizierte DATEV-Schnittstelle bereit, alternativ nutzen Sie den CSV-Export.
Ja. TimeTac verarbeitet Daten DSGVO-konform, hostet auf Servern in der EU und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Rollen und Berechtigungen legen fest, wer welche Daten sieht.
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Dann sind Sie hier richtig. EARLY ist jetzt Teil von TimeTac.

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