Digitale Personalakte

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Personalakten ohne Papierstapel. Nachweise ohne Nachfragen.

Das Dokumentenmanagement in TimeTac bündelt Verträge, Zertifikate, Ausweise und Lohnzettel bei der Person, zu der sie gehören. Mit Gültigkeitsdaten, klaren Zugriffsrechten und Zugriff auch in der TimeTac-App. DSGVO-konform und ohne zweites Tool.

Vier Porträts von Nutzenden neben einem Kreis mit „10k+“ als Hinweis auf mehr als 10.000 TimeTac-Nutzende

Über 10.000 Unternehmen vertrauen auf TimeTac.

Keine Kreditkarte erforderlich. Keine versteckten Kosten.

Digitale Personalakte
Digitale Personalakte in TimeTac mit Dokumentenliste und Status-Anzeigen wie gültig, läuft bald ab und abgelaufen
Zentrale Ablage
Verträge, Zertifikate und Ausweise liegen bei der Person, zu der sie gehören.
Ablaufdaten im Blick
Sie sehen auf einen Blick, welcher Führerschein oder welches Zertifikat demnächst ausläuft.
Rollen und Rechte
Mitarbeitende haben Zugriff auf ihre eigene Akte, Führungskräfte auf ihr Team, HR auf alle Akten.
DSGVO-konform
Personalunterlagen liegen auf Servern in der EU, mandantengetrennt und ISO 27001-zertifiziert.
erfasste Arbeitsstunden im Jahr 2025
0 Mio.
Unternehmen vertrauen auf TimeTac
0 k+
Menschen, die TimeTac täglich nutzen
0 k+
Jahre Erfahrung, auf die Sie zählen können
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Höhere Produktivität. Weniger Verwaltungsaufwand. Mehr Transparenz.

Dokumentenmanagement für Personalunterlagen – zentral, aktuell und geschützt

Hochgeladene Dokumente in der TimeTac Personalakte, nach Kategorie und Person mit Gültigkeits- und Ablaufdaten

Alle Nachweise Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort

Alle Dokumente bei der richtigen Person Verträge, Zertifikate, Ausweise und sonstige Nachweise liegen dort, wo Sie sie suchen: in der Akte der jeweiligen Person. Kein Ordner auf dem Netzlaufwerk, kein E-Mail-Anhang, keine Doppelablage.
  • PDF per Drag & Drop ablegen – Titel wird automatisch aus dem Dateinamen übernommen
  • Vier Kategorien: Vertrag, Zertifikat/Lizenz, Ausweis/Führerschein, Sonstiges
  • Dokumente hochladen: Mitarbeitende für sich, HR und Führungskräfte zusätzlich für ihr Team
Hinterlegtes Personaldokument in TimeTac mit automatischer Warnung vor dem Ablauf
Zwei Bauarbeiter mit Schutzhelm schauen gemeinsam auf ein Tablet in einer Lagerhalle

Ablaufende Nachweise rechtzeitig erkennen

Jedes Dokument bekommt automatisch einen Status. So erkennen Sie schnell, welche Führerscheine, Zertifikate oder Unterweisungen in den nächsten 30 Tagen auslaufen.
  • Status Aktiv, Läuft bald ab und Abgelaufen – ohne manuelles Nachhalten
  • Pflichtfelder je Kategorie – ein Zertifikat ohne Ablaufdatum kommt nicht durch
  • Volltextsuche, Filter und sortierbare Spalten über alle Akten
Dokument in die TimeTac Personalakte hochladen, mit Kategorie, Person und Ablaufdatum
Mitarbeiterin arbeitet an einem Laptop an einem hellen Büroarbeitsplatz

Zugriff nur für Berechtigte

Wer welche Akte sieht, entscheidet die Rolle – nicht die Ordnerstruktur. Lesen ist breiter angelegt als Bearbeiten, damit niemand versehentlich fremde Unterlagen verändert.
  • Mitarbeitende: eigene Akte, eigene Uploads
  • Führungskräfte: die Akten ihres Teams
  • HR: alle Akten, inklusive Archivieren und Löschen mit Sicherheitsabfrage

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!

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Häufig gestellte Fragen.

Eine digitale Personalakte bündelt alle Unterlagen zu einer Person an einem Ort: Arbeitsvertrag, Zertifikate, Ausweise und sonstige Nachweise. In TimeTac liegt sie bei der jeweiligen Person, samt Gültigkeitsdaten und Zugriffsrechten. 
Üblich sind Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen, Qualifikationsnachweise, Zertifikate und Lizenzen, Ausweise und Führerscheine sowie Schulungs- und Unterweisungsnachweise. TimeTac gibt dafür vier Kategorien vor: Vertrag, Zertifikat/Lizenz, Ausweis/Führerschein und Sonstiges.
Ja, wenn Zugriff, Speicherort und Aufbewahrung geregelt sind. TimeTac speichert mandantengetrennt auf Servern in der EU. Dokumente werden nie über einen öffentlichen Pfad ausgeliefert, sondern nur an angemeldete, berechtigte Personen.
Mitarbeitende sehen ihre eigene Akte und bearbeiten die Dokumente, die sie selbst hochgeladen haben. Führungskräfte sehen und verwalten die Akten ihres Teams. HR hat Zugriff auf alle Akten.
PDF-Dateien bis 20 MB.
Titel und Datumsangaben lassen sich jederzeit ändern, die Datei selbst nicht. Laden Sie das korrigierte Dokument neu hoch und archivieren Sie die alte Version – archivierte Dokumente bleiben wiederherstellbar.
Dokumente mit „Gültig bis“ erhalten automatisch den Status Läuft bald ab, sobald weniger als 30 Tage verbleiben. Über den Status-Filter sehen Sie alle betroffenen Dokumente auf einmal.
Ja. Private Arbeitgeber können Personalakten grundsätzlich elektronisch, auf Papier oder hybrid führen.

Aber Achtung: Für einzelne Dokumente gelten besondere Formvorschriften. So muss etwa die Befristung eines Arbeitsvertrags formwirksam vereinbart werden; Kündigungen und Aufhebungsverträge unterliegen der Schriftform (§ 623 BGB), wobei die elektronische Form ausgeschlossen ist. Solche Dokumente können zusätzlich digital abgelegt werden. Papieroriginale sollten Sie jedoch aufbewahren, wenn sie rechtlich oder zu Beweiszwecken relevant sind.

Hinweis: Diese Angaben dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Laden Sie die vorhandenen Unterlagen als PDF hoch und ordnen Sie sie den passenden Kategorien zu – Gültigkeitsdaten setzen Sie dabei gleich mit. Bei Papierakten empfiehlt sich, mit den aktiven Mitarbeitenden und den Dokumenten mit Ablaufdatum zu beginnen; alles Weitere kann nachlaufen.
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