Digitale Personalakte

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Personalakten ohne Papierstapel. Nachweise ohne Nachfragen.

Das Dokumentenmanagement in TimeTac bündelt Verträge, Zertifikate, Ausweise und Lohnzettel bei der Person, zu der sie gehören. Mit Gültigkeitsdaten, klaren Zugriffsrechten und Zugriff auch in der TimeTac-App. DSGVO-konform und ohne zweites Tool.

Vier Porträts von Nutzenden neben einem Kreis mit „10k+“ als Hinweis auf mehr als 10.000 TimeTac-Nutzende

Über 10.000 Unternehmen vertrauen auf TimeTac.

Keine Kreditkarte erforderlich. Keine versteckten Kosten.

Digitale Personalakte
Digitale Personalakte in TimeTac mit Dokumentenliste und Status-Anzeigen wie gültig, läuft bald ab und abgelaufen
Zentrale Ablage
Verträge, Zertifikate und Ausweise liegen bei der Person, zu der sie gehören.
Ablaufdaten im Blick
Sie sehen auf einen Blick, welcher Führerschein oder welches Zertifikat demnächst ausläuft.
Rollen und Rechte
Mitarbeitende haben Zugriff auf ihre eigene Akte, Führungskräfte auf ihr Team, HR auf alle Akten.
DSGVO-konform
Personalunterlagen liegen auf Servern in der EU, mandantengetrennt und ISO 27001-zertifiziert.
Lohnzettel geschützt
Lohnzettel sehen nur HR und die Person, der sie gehören. Führungskräfte haben keinen Einblick.
Auch in der App
Mitarbeitende öffnen ihre Dokumente in der TimeTac-App. HR und Führungskräfte sehen dort die Akten ihres Teams.
erfasste Arbeitsstunden im Jahr 2025
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Unternehmen vertrauen auf TimeTac
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Menschen, die TimeTac täglich nutzen
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Jahre Erfahrung, auf die Sie zählen können
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Dokumentenmanagement für Personalunterlagen – zentral, aktuell und geschützt

Hochgeladene Dokumente in der TimeTac Personalakte, nach Kategorie und Person mit Gültigkeits- und Ablaufdaten

Alle Nachweise Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort

Verträge, Lohnzettel, Zertifikate, Ausweise und sonstige Nachweise liegen dort, wo Sie sie suchen: in der Akte der jeweiligen Person. Kein Ordner auf dem Netzlaufwerk, kein E-Mail-Anhang, keine Doppelablage.
  • PDF per Drag & Drop ablegen – Titel wird automatisch aus dem Dateinamen übernommen
  • Bis zu 20 PDFs in einem Durchgang hochladen: Kategorie einmal wählen, Person und Datum je Datei anpassen
  • Fünf Kategorien: Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Zertifikat/Lizenz, Ausweis/Führerschein, Sonstiges
  • Akte direkt aus der Personenliste öffnen – bereits nach der gewählten Person gefiltert
  • Dokumente hochladen: Mitarbeitende für sich, HR und Führungskräfte zusätzlich für ihr Team
Hinterlegtes Personaldokument in TimeTac mit automatischer Warnung vor dem Ablauf
Zwei Bauarbeiter mit Schutzhelm schauen gemeinsam auf ein Tablet in einer Lagerhalle

Ablaufende Nachweise rechtzeitig erkennen

Jedes Dokument bekommt automatisch einen Status. So erkennen Sie schnell, welche Führerscheine, Zertifikate oder Unterweisungen in den nächsten 30 Tagen auslaufen.
  • Status Aktiv, Läuft bald ab und Abgelaufen – ohne manuelles Nachhalten
  • Pflichtfelder je Kategorie – ein Zertifikat ohne Ablaufdatum kommt nicht durch
  • Volltextsuche, Filter nach Status, Kategorie, Person und Periode sowie Gruppieren nach Kategorie oder Person
Mitarbeiterin erledigt die Übergabe der Zeitdaten an Payroll am Laptop mit DATEV Schnittstelle

Lohnzettel: digital abgelegt, nur für die Richtigen sichtbar

Lohnzettel liegen in derselben Akte wie Verträge und Zertifikate. Hochladen darf ausschließlich HR. Sehen können sie nur HR und die Person, der sie gehören. Führungskräfte haben auch im eigenen Team keinen Einblick, Gehaltsdaten bleiben in HR-Hand.
  • Periode statt Ablaufdatum: Jeder Lohnzettel ist dem Monat zugeordnet, für den er gilt
  • Zwölf Lohnzettel, ein Upload: Kategorie und Periode einmal setzen, Person je Datei zuordnen
  • Filter nach Periode – der Lohnzettel aus dem Vorjahr ist in Sekunden gefunden
Dokument in die TimeTac Personalakte hochladen, mit Kategorie, Person und Ablaufdatum
Mitarbeiterin arbeitet an einem Laptop an einem hellen Büroarbeitsplatz

Zugriff nur für Berechtigte

Wer welche Akte sieht, entscheidet die Rolle – nicht die Ordnerstruktur. Lesen ist breiter angelegt als Bearbeiten, damit niemand versehentlich fremde Unterlagen verändert.
  • Mitarbeitende: eigene Akte, eigene Uploads
  • Führungskräfte: die Akten ihres Teams
  • HR: alle Akten und als einzige Rolle Lohnzettel hochladen und verwalten
  • Archivieren statt Löschen: Archivierte Dokumente verschwinden aus der Liste und lassen sich jederzeit wiederherstellen. Endgültiges Löschen nur mit Sicherheitsabfrage.
Ärztin lächelt mit Smartphone in der Hand auf dem Praxisflur

Die Personalakte auch unterwegs

In der TimeTac-App öffnen Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente über das Profil. HR und Führungskräfte sehen dort zusätzlich die Akten ihres Teams, mit Personen-Filter. So ist der Nachweis auch auf der Baustelle oder beim Kundentermin griffbereit.
  • Dokument antippen, in der Vorschau ansehen, teilen oder in „Dateien“ speichern
  • Dieselben Rechte wie am Rechner – Lohnzettel bleiben auch mobil geschützt
  • Hochladen, Bearbeiten und Archivieren erfolgen in Web- oder Desktop-App

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!

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Häufig gestellte Fragen.

Eine digitale Personalakte bündelt alle Unterlagen zu einer Person an einem Ort: Arbeitsvertrag, Zertifikate, Ausweise und sonstige Nachweise. In TimeTac liegt sie bei der jeweiligen Person, samt Gültigkeitsdaten und Zugriffsrechten. Abrufbar ist sie am Rechner und in der TimeTac-App.
Üblich sind Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen, Qualifikationsnachweise, Zertifikate und Lizenzen, Ausweise und Führerscheine sowie Schulungs- und Unterweisungsnachweise. TimeTac gibt dafür fünf Kategorien vor: Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Zertifikat/Lizenz, Ausweis/Führerschein und Sonstiges.
Ja, wenn Zugriff, Speicherort und Aufbewahrung geregelt sind. TimeTac speichert Ihre Daten mandantengetrennt und ist ISO 27001-zertifiziert. Dokumente werden nie über einen öffentlichen Pfad ausgeliefert, sondern nur an angemeldete, berechtigte Personen. Lohnzettel sind zusätzlich auf HR und die betroffene Person beschränkt.
Mitarbeitende sehen ihre eigene Akte und bearbeiten die Dokumente, die sie selbst hochgeladen haben. Führungskräfte sehen und verwalten die Akten ihres Teams. HR hat Zugriff auf alle Akten. Lohnzettel sind die Ausnahme: Sie sehen nur HR und die betroffene Person.
Nein. Lohnzettel lädt ausschließlich HR hoch, und nur HR sowie die betroffene Person können sie öffnen. Alle anderen Dokumente ihres Teams sehen Führungskräfte wie gewohnt.
Ja, zum Ansehen. In der TimeTac-App öffnen Sie Ihre eigene Akte über das Profil. HR und Führungskräfte sehen zusätzlich die Akten ihres Teams. Dokumente lassen sich dort öffnen, teilen und speichern. Hochladen, Bearbeiten und Archivieren erfolgen in der Web- oder Desktop-App.
PDF-Dateien bis 20 MB pro Datei. Bis zu 20 Dateien laden Sie in einem Durchgang hoch. Andere Formate wandeln Sie vorher in PDF um.
Titel und Datumsangaben lassen sich jederzeit ändern, die Datei selbst nicht. Laden Sie das korrigierte Dokument neu hoch und archivieren Sie die alte Version. Archivierte Dokumente bleiben wiederherstellbar, gelöschte nicht.
Dokumente mit „Gültig bis“-Datum erhalten automatisch den Status „Läuft bald ab“, sobald weniger als 30 Tage verbleiben. Über den Status-Filter sehen Sie alle betroffenen Dokumente auf einmal. Lohnzettel haben kein Ablaufdatum und bleiben dauerhaft aktiv.
Ja. Private Arbeitgeber können Personalakten grundsätzlich elektronisch, auf Papier oder hybrid führen.

Aber Achtung: Für einzelne Dokumente gelten besondere Formvorschriften. In Deutschland muss etwa die Befristung eines Arbeitsvertrags schriftlich vereinbart werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Kündigungen und Aufhebungsverträge unterliegen der Schriftform (§ 623 BGB), die elektronische Form ist dabei ausgeschlossen. Solche Dokumente können zusätzlich digital abgelegt werden. Papieroriginale sollten Sie jedoch aufbewahren, wenn sie rechtlich oder zu Beweiszwecken relevant sind. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Formvorschriften.

Hinweis: Diese Angaben dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Laden Sie die vorhandenen Unterlagen als PDF hoch und ordnen Sie sie den passenden Kategorien zu. Bis zu 20 Dateien gehen in einem Durchgang: Die Kategorie wählen Sie einmal, Person und Gültigkeitsdaten je Datei. Bei Papierakten empfiehlt es sich, mit den aktiven Mitarbeitenden und den Dokumenten mit Ablaufdatum zu beginnen. Alles Weitere kann nachlaufen.
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