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Auf Geschäftsreisen effizient arbeiten: Produktiv unterwegs!

Von Andrew O'Connell, 06.10.2015, Lesezeit ca. 12 min.

Arbeiten unterwegs im wahrsten Sinne des Wortes: Das ist Arbeiten in Verkehrsmitteln! Die schlechte Nachricht: Das ist nicht immer angenehm. Die gute Nachricht: Mit unseren Tipps gelingt effizientes Arbeiten in Zug, Auto und Flugzeug mit links! Alles, was Sie dazu brauchen und unsere maßgeschneiderten Produktivitätstipps für Zug, Auto und Flugzeug, finden Sie hier.

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Effizient arbeiten – überall!

Egal, wo Sie sich befinden: Mit ein paar einfachen Grundregeln sind Sie überall produktiv. Diese Tipps unterstützen Sie beim Arbeiten unterwegs:

  • Planen Sie voraus: Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, welche Aufgaben Sie von unterwegs aus erledigen möchten und was Sie dafür benötigen. Denken Sie dabei nicht nur an Touchpad, Netbook & Co., sondern auch an ausgedruckte Unterlagen, die Sie ohne Stromversorgung bearbeiten können.
  • Erstellen Sie eine „Backup-to-do-Liste“: Zug, Flugzeug & Co. bieten nicht unbedingt ein optimales Arbeitsumfeld. Für den gelegentlichen Produktivitätsdurchhänger sollten Sie deshalb immer ein paar Lückenfüller in petto haben, die Sie auch mit weniger Konzentration und Energie erledigen können. Gut geeignet sind z.B. Lesen, Layouten von Dokumenten, Abarbeiten von E-Mails und das Erstellen und Überprüfen von To-do-Listen.
  • Einmal aufladen, bitte: Überprüfen Sie unbedingt den Ladezustand von Tablet, Netbook, Smartphone und Co. So banal es klingt, es kommt immer wieder vor, dass Geschäftsreisende perfekt vorbereitet in die Arbeit starten wollen – nur um dann festzustellen, dass sie a) keinen Saft haben und b) im Transportmittel ihrer Wahl keine Steckdose existiert.
  • Achten Sie auf Ihre Privatsphäre: Arbeit ist Arbeit, und vertraulich ist vertraulich! Achten Sie also auf potentielle Mitleser und Mithörer, wenn Sie am Notebook arbeiten oder telefonieren. Schriftliche Unterlagen sollten Sie gut geordnet in einem Mäppchen aufbewahren – sollte Ihnen etwas hinunterfallen, sind Ihre Unterlagen vor fremden Blicken geschützt

Arbeiten im Zug

Die meisten Züge bieten Geschäftsreisenden eine exzellente Arbeitsumgebung: Ruhe, Stromversorgung und ausreichend Platz für Arbeitsgeräte und Unterlagen zählen zumindest in der ersten Klasse zum Standard. Vorausgesetzt, die Strecke führt nicht durch zivilisatorisches Niemandsland, sind meist auch eine stabile Internetverbindung und guter Handyempfang gesichert.

So holen Sie das Beste aus der Arbeit im Zug

  • Wählen Sie einen Fensterplatz: Fensterplätze bieten mehr Privatsphäre und Ruhe als Plätze am Gang.
  • Beschränken Sie Telefongespräche auf das notwendige Minimum: Besonders, wenn Sie sich in einem Großraumwagon befinden, hören viele Ohren mit. Das birgt nicht nur das Risiko, dass Sie Ihren Mitreisenden gehörig auf die Nerven fallen, sondern auch, dass Ihnen ungewollt vertrauliche Informationen entschlüpfen.

Arbeiten im Auto

Im Auto zu arbeiten wird immer beliebter: Viele Geschäftsreisende nutzen die Zeit im Auto zum Telefonieren, Bearbeiten von E-Mails und Unterlagen, Auswerten von Daten und mehr. Automobilhersteller reagieren auf diese Entwicklung mit integrierten LTE-Hotspots und Office-Funktionen fürs Amaturenbrett: Beifahrer können bequem im Internet surfen und E-Mails auch mit größeren Dateianhängen verschicken. Innovationen wie BMW Connected Drive sorgen dafür, dass auch Fahrer verkehrssicher an Informationen gelangen: Das praktische Assistenzsystem kann unter anderem E-Mails, Aufgaben und Kalendereinträge vorlesen.

So sind Sie produktiv im Auto

  • Schaffen Sie sich einen Arbeitsplatz: Autos sind prinzipiell nicht aufs Arbeiten ausgelegt. Wenn Sie nicht das Vergnügen haben, in einer Limousine unterwegs zu sein, müssen Sie sich in der Regel erst einen tauglichen Arbeisplatz schaffen. Unterlagen und technische Geräte sollten gut untergebracht sein, damit Ihnen bei einer Vollbremsung nicht sofort alles um die Ohren fliegt. Neben speziellen Haltersystemen und Autoschreibtischen mit rutschfesten Oberflächen gibt es auch Anti-Rutsch-Matten für herkömmliche Autoklapptischchen, die dafür sorgen, dass Ihr Notebook und Ihre Dokumente einen festen Halt haben.
  • Sicherheit geht vor: Wenn Sie selbst am Steuer sitzen, sollten Sie auf das Arbeiten während der Fahrt selbstverständlich verzichten. Sicherheit im Straßenverkehr geht vor! Sie wollen die Zeit im Auto zum Telefonieren nutzen? Achten Sie auf Ihre Konzentration und benutzen Sie unbedingt eine Freisprecheinrichtung.

Arbeiten im Flugzeug

Über den Wolken kann die Produktivität wohl grenzenlos sein – vorausgesetzt, Sie sind gut vorbereitet! Flugzeuge bieten in den meisten Fällen eine angenehme, ruhige Arbeitsatmosphäre, auch in der Economy Class. Damit Sie die Zeit im Flieger optimal nutzen können, haben wir ein paar praktische Tipps für Sie.

So heben Sie produktiv ab

  • So wie man sitzt, so arbeitet man: Informieren Sie sich vor der Platzreservierung über die Ausstattung des Fliegers und der einzelnen Sitzplätze. SeatGuru verrät Ihnen rasch und unkompliziert, welche Sitze in Ihrem Flugzeug mit einem Stromanschluss ausgestattet sind. Das weltweit verbreitetste System sind übriges EmPower-Anschlüsse, die sich sich meist hinter einer Blende in der Armlehne am Sitz verstecken.
  • Abflug- und Landezeiten nutzen: Die meisten von uns verlassen sich beim Arbeiten unterwegs auf ihren Laptop. Der Nachteil: Während Abflug und Landung ist der Betrieb von elektronischen Geräten nicht erlaubt. Als Basisausrüstung für diese Situation empfehlen sich Notizbuch, Kugelschreiber, Lesestoff und Leuchtmarker.
  • Effizient ohne Netz: Noch immer ist WLAN im Flugzeug selten und/oder teuer. Packen Sie deshalb für das Arbeiten im Flugzeug ein Offline-Paket: Eine gute Wahl sind Fachzeitschriften, ausgedruckte Berichte, Präsentationen und andere Unterlagen. Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten möchten, achten Sie darauf, dass Sie offline Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto haben.
  • Respektieren Sie die Spielregeln: Im Normalfall ist im Flieger der Betrieb von Mobiltelefonen nicht zugelassen. Viele Smartphones lassen sich allerdings in einen Flugmodus versetzen, in dem weder Wlan noch UMTS/GSM aktiv ist. In diesem Fall können Sie Ihr Smartphone bedenkenlos nutzen, um Musik zu hören oder Videos anzusehen. Beim Notebook sollten Sie darauf achten, WLAN schon vor dem Start zu deaktivieren, damit es beim Hochfahren des Notebooks nicht erst angeschaltet wird. Wenn Sie unbedingt telefonieren müssen, können Sie das je nach Fluglinie und Flugzeugtyp tun – meist gegen ein stattliches Entgelt.

E-Mail oder Anruf? Die richtige Kommunikation leicht gemacht!

„Man kann nicht nicht kommunizieren“, so viel hat schon Kommunikationsexperte Paul Watzlawick festgestellt. Die Frage ist nur: Wie wollen wir miteinander kommunizieren? Auf Geschäftsreisen kann es gelegentlich schwierig sein, den Kontakt zu Kollegen im Büro effizient und angenehm zu gestalten. Gute Kommunikation ist allerdings die Voraussetzung für eine gelungene Zusammenarbeit.

Nach der Media Richness Theory von Robert H. Lengel und Richard L. Daft sollte sich die Wahl des Kommunikationsmediums immer nach der Komplexität der Aufgabe richten. Das heißt: Je komplexer und schwieriger die Aufgabe, desto reichhaltiger und vielseitiger das gewählte Medium. Die Media Richness Theory bezieht sich dabei auf kollaborative Aufgaben, zum Beispiel Entscheidungen, Abstimmungen oder Aufgaben, die Feedback erfordern. Eine effiziente Wahl bedeutet, dass sowohl unnötige Verkomplizierung als auch verfälschende Vereinfachung und die damit einhergehenden Fehlinterpretationen und Missverständnisse vermieden werden.

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Abbildung aus: Rice, R.E.: Task Analysability, Use of New Media, and Effectiveness: A Multi-Site Exploration of Media Richness. In: Organization Science, 1992, S. 475-500.

Aus der Abbildung geht gut hervor, dass E-Mails das richtige Medium bei wenig komplexen Aufgaben sind: Termine, Abstimmungen und einfache Fragen, die kaum Diskussion oder Feedback bedürfen, lassen sich leicht per Mail klären. Persönliche Gespräche, Workshops und Meetings sind das Mittel der Wahl, wenn es gilt, komplexe Aufgaben zu lösen. Für die Kommunikation auf Geschäftsreisen bedeutet das konkret: Einfaches lässt sich per Mail, Textnachricht oder internem Messagingsystem klären, Dringendes und Klärungsbedürftiges via Telefon oder Live-Chat und Komplexes am besten mit Hilfe einer Videokonferenz – oder persönlich von Angesicht zu Angesicht.

Qual der Wahl: E-Mail, Todo-Liste oder Instant Message?

Keine einfache Frage! Für alle drei Medien gilt: Sie sind optimal geeignet für einfache Aufgaben. Aber woher wissen Sie, was die richtige Wahl ist? In der Arbeitspraxis haben sich folgende Vor- und Nachteile herauskristallisiert:

  • E-Mails stören den Empfänger nicht im Arbeitsfluss. Das bedeutet allerdings auch, dass Sie nicht für Dringendes geeignet sind. Lob und vor allem Kritik sollten Sie nicht per Mail kommunizieren: Die Gefahr der Missverständnisse ist viel zu groß.
  • Instant Messages (IM) eignen sich optimal für schnelle Kommunikation wie z.B. kurze Notizen und Hinweise oder einfache Aufgabenabstimmung. Verwenden Sie IM nicht für Unwichtiges – Sie werden sonst rasch als Nervensäge abgestempelt – und sprechen Sie auch keine kritischen Themen an.
  • Gemeinsame Todo-Listen sind kurz und knackig. Sie zwingen den Verfasser, präzise zu sein, und sparen Zeit. Alle Aufgaben sind auf einen Blick ersichtlich. Die beste Lösung, wenn komplexe Aufgaben bereits persönlich oder via Konferenz abgestimmt wurden, und für einfache Tätigkeiten ohne Klärungsbedarf. Gemeinsame Todo-Listen lassen sich über viele Projektmanagementtools erstellen. Praktisch: Mit der Zeiterfassung Online von TimeTac können Sie nicht nur gemeinsame Todo-Listen erstellen, sondern auch gleich die Arbeitszeiten erfassen für die verteilten Aufgaben.

Auf Geschäftsreisen ist gute Kommunikation alles

Kommunikation auf Geschäftsreisen bedeutet im Normalfall Kommunikation über Distanz. Um diese Distanz zu überwinden, bedienen wir uns moderner Kommunikationsmittel. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder Zugriff auf den Zeitplan Ihrer Geschäftsreise z.B. über einen gemeinsamen Online-Kalender haben oder auf Ihren Projektplan. Achten Sie auf eine mögliche Zeitverschiebung. Vereinbaren Sie vor der Abreise, wie Sie miteinander kommunizieren wollen.

Wichtig ist, sich dabei daran zu erinnern, dass es nicht reicht, die Kollegen mit Dokumenten und E-Mails zu überschütten: Oft führt dieses Verhalten zu mehr Fragen als Lösungen. Wenn Sie komplexe Aufgaben verteilen, initiieren Sie lieber eine Videokonferenz: Sie kommt einem normalen Face-to-Face-Gespräch am nächsten, und Missverständnisse lassen sich in wenigen Minuten klären.

Wie produktivsind Sie auf Geschäftsreisen ? Und welche Tipps haben Sie fürs effiziente Arbeiten unterwegs?

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