TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Papier- und excel-gestützte Abläufe abschaffen

Das Ziel von Joanneum Research war es, die auf Papier und in Excel gestützten Abläufe in der gesamten Gesellschaft abzuschaffen und eine integrierte, papierlose Lösung einzuführen. Damit sollten viele Prozesse beschleunigt und Fehler vermieden werden. Insbesondere benötigte Joanneum Research schnellere und bessere Auswertungsmöglichkeiten für die aufwändigen Dokumentationserfordernisse im Umfeld der sehr wichtigen geförderten Forschung.

Herr DI Kubista hat daher nach einer Lösung gesucht, die eine Anbindung der Arbeits- und Projektzeiterfassung an SAP bietet und eine Zeiterfassung auf mobilen Erfassungsgeräten ermöglicht.

Herr DI Kubista: “Für uns war entscheidend, dass die grundsätzlichen Anforderungen wie Schnittstelle zu SAP, mobil, modular und einfache Handhabung erfüllt werden. Aber TimeTac hat uns auch die Möglichkeit einer schrittweisen Einführung geboten, um eine gute Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen. Wichtig war für uns auch die Datensicherheit, die uns TimeTac bietet.”

Die Lösung

Digitale Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung mit Schnittstelle

Papierlose, integrierte Lösung

Die Zeiterfassung wurde vor der Einführung von TimeTac über Excel-Tabellen aufgezeichnet. Urlaubsanträge wurden auf Papier bearbeitet.

Herr DI Kubista: “Wir hatten im ganzen Unternehmen mehr als 20.000 Papierdokumente in Form von Urlaubsanträgen und Stundenzetteln pro Jahr, die archiviert werden mussten. Zudem mussten die Papierdokumente zwischen unseren Standorten hin und her transportiert werden. Sie können sich vorstellen, was das bedeutet hat. Mit der Einführung von TimeTac haben wir weniger Papierdokumente und die Fehleranfälligkeit hat sich natürlich reduziert bzw. können wir Fehler viel früher erkennen.”

Joanneum Research nutzt TimeTac am PC und auf Notebooks, aber auch aufgrund der hohen Reisetätigkeit auf Tablets und am Smartphone. Jedem Mitarbeiter stehen nahezu alle Möglichkeiten dabei offen.

Schrittweise Einführung in der Organisation

TimeTac wurde zuerst in der kleineren Tochtergesellschaft JR-AquaConSol GmbH mit ca. 30 Mitarbeitern getestet. Nach erfolgreicher Implementierung wurde der Roll-Out in allen Standorten bei rund 500 Mitarbeitern durchgeführt. Im ersten Schritt wurde die Urlaubsverwaltung eingeführt und im zweiten Schritt ist die Arbeitszeiterfassung und die Projektzeiterfassung, die für Joanneum Research speziell modifiziert wurde, hinzugekommen.

“Bei uns arbeiten die Mitarbeiter teilweise an bis zu 10 Projekten parallel. Wir benötigen dafür eine exakte Tätigkeitserfassung und Auswertung. Daher erfassen bei uns alle Mitarbeiter ihre Zeit in der Projektzeiterfassung,” so DI Kubista

Aufwendige Schnittstellenlösung

Die Basis-Software bei Joanneum Research ist SAP. Die Daten werden von SAP in TimeTac übernommen und die Erfassungsdaten wieder an SAP zurückgespielt. Die SAP-Schnittstelle erstellt automatisch Aufgaben sowie Arbeitszeitmodelle und weist diese entsprechend zu. Sobald die Stundenabrechnung vom zuständigen Manager abgeschlossen wird, werden die Daten wieder nach SAP exportiert. Bestimmten Aufgaben wird ein “mandatory comment” aus SAP zugewiesen. Falls keine Kommentare verfasst werden, erhalten die Mitarbeiter ein Erinnerungs-Mail von TimeTac.

Controlling-Möglichkeiten

Joanneum Research benötigt vor allem im Bereich der geförderten Forschung eine exakte Dokumentation und schnelle Auswertungsmöglichkeiten. Bei der Stundenabrechnung werden individuelle Auswertungen ermöglicht, um beispielsweise nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter und Manager die Stundenabrechnung bzw. zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen hat.

Herr DI Kubista: “TimeTac hat unsere Anpassungswünsche zu 90%, so wie erhofft erfüllt. Aber es gibt noch offene Wünsche und Verbesserungsmaßnahmen, die wir auch noch gerne umsetzen möchten.”