Referenz WWF

TimeTac Case Study


Der Mix aus Funktionalität, intuitiver Bedienung, kompetentem Service und Kosten hat uns überzeugt

TimeTac Case Study WWF

Michael Mayer

Head of Human Resources

“Nach eingehender Marktrecherche und umfassenden Testversuchen mit anderen Anbietern, haben wir – als knapp 100-köpfige NGO – bei TimeTac eine Lösung gefunden, die uns den besten Mix aus Funktionalität, intuitiver Bedienung, kompetentem, lokal angesiedelten Service und Kosten bietet.“

Über die Organisation

Der Verein WWF (World Wide Fund For Nature) zählt zu den größten und profiliertesten Naturschutzorganisationen der Welt. Der WWF besteht aus 59 nationalen Sektionen, Programmbüros und internationalen Partnerorganisationen. Der WWF Österreich ist eine nationale Sektion des WWF mit dem Ziel den österreichischen und internationalen Naturschutz zu fördern. Mehr erfahren

Die Eckdaten

Branche

NGO

Mitarbeiter

ca. 100

Standort

Österreich

Die Bedarfsanalyse

  • Papierverbrauch reduzieren
  • Weniger Zeitaufwand für HR und Belegschaft
  • Keine Mehrfachspeicherungen, passwortfreien Zonen und Ablage von Hardcopies mehr
  • Korrekte Abbildung und Auswertung von Überstunden, Reisezeit, Projektarbeitszeit

Die Ziele

  • Einheitliche Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
  • Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für HR und Belegschaft
  • Datenschutz und -sicherheit optimieren
  • Rasche und übersichtliche Auswertungen
Die Herausforderung

Papier und Zeit sparen – Datenschutz verstärken

Unserem Kunden, WWF Österreich, war es ein großes Anliegen die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung zu digitalisieren und in einer einheitlichen Gesamtlösung abzubilden. Einerseits um den Papierverbrauch zu reduzieren, andererseits um wertvolle Unternehmenszeit, die rund um die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung aufgewendet wird, einzusparen. Zudem sollten Mehrfachspeicherungen von Excel-Dateien, passwortfreie Zonen und die Ablage von Hardcopies in diesem Zusammenhang abgeschafft werden und somit der Schutz der persönlichen Daten verstärkt werden.

Nach eingehender Marktrecherche und umfassenden Testversuchen hat sich TimeTac als der ideale Partner für WWF Österreich herausgestellt.

Michael Mayer: “Uns hat der Mix aus Funktionalität, intuitiver Bedienung, kompetentem, lokal angesiedelten Service und Kosten, den TimeTac bietet, überzeugt.“

Die Lösung

Zeit sparen für die Belegschaft und HR

Professionelle Einführung und Start mit Mai 2020

Um die Anforderungen, wie beispielsweise aktive/passive Reisezeit, Pausenabzug, Zuschlagsregelungen, Antrags-Workflow von Abwesenheiten korrekt abzubilden, hat sich WWF Österreich bei der Einführung von TimeTac für das Onboarding-Service entschieden. Im Mai 2020 wurde TimeTac erfolgreich in Betrieb genommen.

Im Onboarding-Service werden die Kunden bei der Implementierung von TimeTac Schritt für Schritt begleitet und aktiv unterstützt – von der Konfiguration bis hin zum erfolgreichen Start. Ein TimeTac-Experte führt TimeTac strukturiert im Unternehmen ein, die Kunden sparen sich Arbeit und Zeit und nutzen bestmöglich die TimeTac-Funktionen für ihre Anforderungen.

Rascher Eintrag der Zeiten

Alle Mitarbeiter bei WWF Österreich erfassen ihre Arbeitszeit mit TimeTac per Webbrowser und via Mobile App. Die Zeiterfassung findet in erster Linie nachträglich in der Kalenderansicht statt, die Mitarbeiter buchen auf 15 unterschiedliche Aufgaben ihre Arbeitszeiten. Die Pausen werden mittels automatischem Pausenabzug von selbst eingetragen und in der Stundenabrechnung korrekt berücksichtigt.

Ein kleiner Teil der Belegschaft bucht die Arbeitszeit über die Projektzeiterfassung von TimeTac, um die Arbeitszeiten projektbezogen zurechnen und mit umfangreichen Reportings auswerten zu können.

Schnelle und intuitive Erfassung von Abwesenheiten

In der Urlaubsverwaltung können verschiedene Abwesenheiten abgebildet werden, die für WWF Österreich relevant sind. Die Mitarbeiter wählen lediglich per Pull-Down-Menü die jeweilige Abwesenheit aus und lösen den digitalen Antrags-Workflow aus. Der zuständige Vorgesetzte erhält diesen Antrag automatisch übermittelt und kann diesen digital genehmigen oder ablehnen.

Reminderfunktion bei Nicht-Finalisierung der Stundenlisten

Die Mitarbeiter schließen ihre Stundenabrechnung bei WWF Österreich selbstständig ab, Vorgesetzte geben diese nur mehr per Klick frei. Sollte ein Mitarbeiter vergessen, die monatliche Stundenabrechnung abzuschließen, erhält dieser automatisch von TimeTac eine Erinnerung per E-Mail, dass die Stundenabrechnung des Vormonats noch nicht abgeschlossen ist.

Bei TimeTac können Sie sich individuelle Monitoring-Rules einrichten lassen, als Sonderkonfiguration, und sich beispielsweise an unabgeschlossene Anträge, an die Zeiterfassung oder den Abschluss der Stundenabrechnung automatisch per E-Mail erinnern lassen.

Transparenz für Mitarbeiter und HR

Übersichtliche Darstellung der Plusstunden und Urlaubssalden

In der Stundenabrechnung können Mitarbeiter jederzeit ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten einsehen.

Michael Mayer dazu:

“Unsere Mitarbeiter*innen schätzen besonders die Übersicht über ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung. Sie können jederzeit ihre Plusstunden oder den aktuellen Stand der Urlaubstage selbst abrufen.”

Aktive und passive Reisezeit korrekt abbilden und berechnen lassen

Reisezeiten werden bei WWF Österreich unterschiedlich bewertet, je nachdem ob diese unter aktive oder passive Reisezeit fallen und dementsprechend in TimeTac abgebildet und bewertet. Aktive Reisezeit zählt 1:1 im Arbeitszeit-Saldo und wird nicht extra in der Stundenabrechnung ausgewiesen. Die passive Reisezeit wird in einer eigenen Spalte in der Stundenabrechnung ausgewiesen.

Überstunden – Übersichtliche Abbildung und automatisch richtige Berechnung

Bei WWF Österreich sind verschiedene Überstundenpauschalen und All-In-Regelungen im Einsatz. Diese wurden in TimeTac beim jeweiligen Mitarbeiter individuell abgebildet, sodass die Überstunden und korrekten Zuschläge des Mitarbeiters automatisch berechnet und ausgewertet werden.

In TimeTac können Sie Einstellungen zu den Mitarbeitern vornehmen, wie Arbeitszeit- und Feiertagsmodell etc. und auch die Überstundenregelung konfigurieren. Standardmäßig stehen Ihnen hierbei All-In, Überstundenpauschale oder keine Regelung und somit Kumulierung der Überstunden zur Verfügung. Diese Einstellungen können Sie selbst ganz einfach in TimeTac beim jeweiligen Mitarbeiter vornehmen. Da Überstundenregelungen aber meist sehr komplex und vielschichtig sind, klären wir mit Ihnen gemeinsam beim Konfigurationsgespräch, welche Regelung Sie konkret benötigen und ob wir diese für Sie in TimeTac abbilden können.

Evaluierung 1 Jahr TimeTac im März 2021

Im Frühjahr 2021 ist die für TimeTac hauptverantwortlich zuständige Mitarbeiterin bei WWF Österreich in Mutterschutz/Karenz gegangen. Damit das spezifische Wissen der Key-Userin an die neuen Zuständigen bestmöglich übergeben wird und auch um nach einem Jahr die Nutzung von TimeTac zu evaluieren und an die aktuellen Anforderungen in der Organisation weiter anzupassen, hat der Kunde um einen sogenannten Account-Review angefragt.

“Wir waren mit dem Account-Review im Großen und Ganzen sehr zufrieden. Aber wir haben uns das Ziel gesetzt, dass wir noch detailliertere Auswertungen in Bezug auf die Projektzeit erhalten möchten. Dafür müssen wir allerdings noch das Software-Update im Herbst 2021 abwarten, bei dem u.a. die Reportingfunktionen ausgebaut werden sollen. Wir freuen uns darauf!” so Michael Mayer.

Das Account-Review ist sehr flexibel gestaltet: Der Kunde gibt TimeTac vor, was er wissen will. Das kann eine normale Benutzerverwaltungs-Schulung sein, aber auch individuelle Fragen, die im Vorfeld vom Kunden vorgegeben werden und dann in Form eines Online-Meetings mit Screensharing beantwortet und gemeinsam durchgegangen werden. Der Kunde bekommt live einen Einblick. Einfache Settings in der Datenbank werden direkt während der Schulung umgestellt, bei aufwendigeren Konfigurationen wird der Workflow gemeinsam geklärt.

Das Ergebnis

Michael Mayer über die Ziele, die mit TimeTac erreicht wurden:

“Wir haben den Großteil unserer gesteckten Ziele mit TimeTac erfolgreich erreichen können. Wir konnten unseren Papierverbrauch bei der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung auf null reduzieren. Unsere Mitarbeiter*innen sparen sich viel Zeit, dank der intuitiven Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung und haben Transparenz über ihre Arbeitszeiten und Urlaubs-Salden, was diese sehr schätzen. Aber nicht nur die Belegschaft spart sich viel Zeit, auch im HR-Team konnten wir unseren Verwaltungsaufwand reduzieren. Mit den Reporting-Funktionen können wir die Zeitdaten rasch analysieren. Hier wünschen wir uns allerdings noch mehr Flexibilität bei den Warnmeldungen zu Zeitüberschreitungen und “internen Limits”, um noch effizienter arbeiten zu können.”

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Viktoria Fingerhut

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“Mit TimeTac haben wir einen idealen Partner für die Personalzeiterfassung und Urlaubsverwaltung gefunden. Unsere Mitarbeiter*innen nutzen TimeTac täglich, um Pausen- und Arbeitszeiten zu erfassen und Abwesenheitsanträge zu stellen.“

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