Referenz Volkswagen Infotainment

TimeTac Case Study


Seit 8 Jahren höchst zufrieden mit dem Service von TimeTac

TimeTac Case Study VW Infotainment

Viktoria Fingerhut

HR-Generalist

“Mit TimeTac haben wir als innovatives und schnell wachsendes Unternehmen einen idealen Partner für die Personalzeiterfassung und Urlaubsverwaltung gefunden. Unsere Mitarbeiter*innen nutzen TimeTac täglich, um Pausen- und Arbeitszeiten zu erfassen und Abwesenheitsanträge zu stellen. Die Verwaltung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle und stets aktuelle Mitarbeiter*innen-Auswertungen sind für das Management ideal.“

Über das Unternehmen

Runtastic gehört zu den führenden Unternehmen im Bereich digitale Gesundheit und Fitness und entwickelt spezialisierte Lauf- und Trainings-Apps, um Fitnessdaten zu sammeln, verwalten und analysieren. Zudem bietet Runtastic sorgfältig erstellten Content. Seit 2015 gehört Runtastic zur adidas-Familie.

Die Eckdaten

Branche

Software

Mitarbeiter

287

Standort

Österreich

Diese Module sind im Einsatz
TimeTac Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung
TimeTac Urlaubsverwaltung
Urlaubsverwaltung

Die Bedarfsanalyse

  • Eine Zeiterfassung, die leicht zu verstehen und anzuwenden ist
  • Kontrolle von Mehrarbeit und Überstunden
  • Rasche Auswertungen und Stundenabrechnung
  • Verwaltung verschiedener Abwesenheitszeiten

Die Ziele

  • Vereinfachung der Zeiterfassung für die Mitarbeiter
  • Überblick und Früherkennung von Arbeitsüberlastung für Teamleader
  • Rückstellungen und Lohnabrechnung erleichtern
  • Transparenz und einfachere Abwicklung von Abwesenheitszeiten
Die Herausforderung

Runtastic ist stark gewachsen und hat daher bereits 2013 nach einer Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung für die Mitarbeiter gesucht, die möglichst einfach verständlich und bedienbar ist. Zu den wichtigsten Funktionen zählte von Beginn an die rasche und einfache Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubsanträgen. Verschiedene Arbeitszeitmodelle sollten leicht verwaltbar sein und das Management benötigte rasche Mitarbeiterauswertungen. Mit den Jahren kamen neue Anforderungen an die Zeiterfassung hinzu, die TimeTac für Runtastic in der Zeiterfassung umgesetzt hat.

Viktoria Fingerhut: “TimeTac ist seit 8 Jahren ein zuverlässiger Partner. Wir sind besonders mit dem Support zufrieden, der uns bei der Abbildung verschiedenster Änderungen und bei individuellen Auswertungen tatkräftig unterstützt.”

Die Lösung

Vereinfachung der Zeiterfassung für die Mitarbeiter

Die Mitarbeiter von Runtastic erfassen ihre Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten entweder per Webbrowser oder alternativ über die mobile App in Echtzeit.

Viktoria Fingerhut: “Die Mitarbeiter*innen schätzen vor allem die flexible und intuitive Nutzung von TimeTac, um ihre Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheitszeiten zu erfassen und Urlaubsanträge zu stellen.”

Da die Mitarbeiter von Runtastic in den verschiedenen Büros in Linz, Salzburg und Wien arbeiten und damit unser Kunde diese Arbeitszeit besser nachvollziehen kann, wurde die Aufgabe “Reisezeit” in der Arbeitszeiterfassung für TimeTac eingerichtet. Diese Arbeitszeit wird in der Stundenabrechnung von TimeTac in einer separaten Spalte ausgewiesen. So kann Runtastic nachvollziehen, wer, wann Reisen macht und die Mitarbeiter müssen die Reisezeit nicht manuell notieren.

In der Arbeitszeiterfassung haben Sie neben der Erfassung von Kommen/Gehen und Pausen die Möglichkeit, bis zu 10 Aufgaben frei zu definieren. Sie können die Arbeitszeit wahlweise live, nachträglich oder automatisch buchen.

Die Arbeitszeit wird in TimeTac auf Basis der Arbeitszeitmodelle erfasst. Sie haben in TimeTac Vorlagen für zahlreiche Arbeitsmodelle und können diese auch individuell an Ihren Bedarf anpassen.

Viktoria Fingerhut: “Wir haben viele verschiedene Arbeitszeitmodelle im Unternehmen, um unseren Mitarbeiter*innen ein möglichst flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Mit TimeTac fällt uns die Verwaltung dieser verschiedenen Arbeitszeiten leicht, da man je Mitarbeiter*in individuell und relativ unkompliziert die vereinbarten Vorgaben einstellen kann und die Arbeitszeiten dann automatisch konform berechnet werden.”

Überstunden und Mehrarbeit unter Kontrolle

Die HR-Abteilung kann mit TimeTac rasch übersichtliche Auswertungen der Mehr- und Überstunden den Teamleadern übermitteln. So werden diese quartalsweise über die Plusstunden der Mitarbeiter am Laufenden gehalten und können regelmäßig die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter im Blick behalten, um einer Überlastung rechtzeitig entgegenwirken zu können.

Ein weiterer Anpassungswunsch von Runtastic bestand darin, die Informationen der Auswertungen noch mehr mit dem Informationsbedarf der HR-Abteilung abzugleichen.

Zusätzliche Spalten in der Stundenabrechnung, welche Überstunden mit 50 bzw. 100% separat ausweisen, erhöhen die Nachvollziehbarkeit der geleisteten Überstunden und erleichtern die Abrechnung.

Verwaltung verschiedener Abwesenheitszeiten

Bei TimeTac haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Abwesenheitstypen in der Urlaubsverwaltung zu definieren. Ebenso bestimmen Sie, ob die Mitarbeiter dafür eine Gutschrift für bezahlte Nichtarbeitszeit erhalten oder ob die Regelarbeitszeit überschritten werden darf, etc. Das ermöglicht unserem Kunden Runtastic sonstige Abwesenheitszeiten wie Karenzzeiten oder Mutterschutz auszuwerten.

Aufgrund der Corona-Pandemie und um den Mitarbeitern die von der Regierung zur Verfügung gestellte Zeit für die Familie zu ermöglichen, wurde ein neuer Abwesenheitstyp “Sonderbetreuungszeit” in TimeTac eingerichtet.

“Auch die Online-Beantragung auf Urlaub bzw. Abwesenheit mit digitalem Workflow möchten wir nicht mehr missen. Unsere Mitarbeiter*innen fragen beim zuständigen Teamlead an, dieser kann den Urlaub unkompliziert genehmigen und gleichzeitig wird der Urlaubssaldo der Mitarbeiter*innen automatisch aktualisiert. Besonders praktisch finden wir, dass wir rasch und einfach die Zuständigkeiten für Anträge in TimeTac verändern können. Wir sind ein schnelllebiges Unternehmen und können so rasch reagieren, wenn sich Vertretungen ändern oder beispielsweise ein neuer Teamlead kommt”, ergänzt Viktoria Fingerhut.

Das Ergebnis

Viktoria Fingerhut hebt hervor:

“Wir sind seit vielen Jahren ein zufriedener Kunde von TimeTac und könnten mit Hilfe des tollen Support-Teams unsere sich verändernden Anforderungen an eine Zeiterfassung stets prompt und zuverlässig adaptieren.”

Die Mitarbeiter von Runtastic sind mit der intuitiven Erfassung der Arbeitszeit sehr zufrieden und dass sie selbst jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitszeiten und Urlaubs-Salden haben. So müssen sie nicht für diese Informationen auf den Lohnzettel warten.

Viktoria Fingerhut fasst die Zusammenarbeit mit TimeTac wie folgt zusammen:

“Zusammengefasst kann man sagen, dass wir mit TimeTac unseren Aufwand im HR-Team insgesamt reduzieren konnten und die Zeiterfassung für uns eine Arbeitserleichterung darstellt. TimeTac unterstützt uns bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und bei der Organisation bzw. Abstimmung unserer Teams.”

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