Die Herausforderung
Schluss mit dem Zettelchaos
Promedico hatte bisher die Arbeitszeit via Excel erfasst. Das erfolgreiche Unternehmen ist rapide gewachsen und die Anzahl der Mitarbeitenden stark angestiegen. Eine einfache Zeiterfassung konnte mit den höheren und zunehmend komplexeren Anforderungen des aufstrebenden Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Und da der administrative Aufwand beträchtlich angestiegen war, wurde die manuelle Verwaltung unzufriedenstellend und ineffizient.
„Unsere Mitarbeitenden arbeiten in verschiedenen Bereichen – vom Büro über das Lager bis hin zum Außendienst – mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen. Die Arbeitszeiterfassung sollte so anwenderfreundlich wie möglich gestaltet sein und gleichzeitig die jeweilige Arbeitssituation bestmöglich unterstützen“, erklärt Michaela Weiss, Prokuristin und Leitung HRM.
Zudem wurde es zunehmend schwieriger, die Überstunden zu überprüfen und zu verwalten. Frau Weiss betont: „Die aufwendige Stundenabrechnung und komplizierte Berechnung der unterschiedlichen Zuschlagssätze bei den Überstunden hat zu viel Zeit in der Personalverwaltung gebunden.“
Aber auch die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung für zwei Unternehmensstandorte mit unterschiedlichen länderspezifischen Anforderungen wurde unübersichtlich und schwer zu verwalten. Ansprüche auf Urlaub, Zeitausgleich und Resturlaube mussten manuell berechnet werden. Die Vermeidung von Urlaubsüberschneidungen und Vertretungsregelungen in den Abteilungen wurde zur Herausforderung bei der Abstimmung. Auch das Anfragen und Bewilligen von Anträgen auf Urlaub und Zeitausgleich mittels Papierformularen erwies sich als zu umständlich und ineffizient.
Die Lösung
Flexibel erfassen und managen
Das webbasierte Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet dem stark wachsenden Unternehmen größtmögliche Flexibilität bei der Erfassung und Verwaltung der Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Im Büro loggen sich die Mitarbeitenden via Browser am PC ein, im Lager wurde eine kostengünstige, leicht verständliche Multiuser-Terminallösung installiert. Alle Optionen der Zeiterfassung sind in einem einheitlichen, cloudbasierten System gebündelt. In Echtzeit können die Daten vom Management abgerufen, vielfältig ausgewertet und rasch weiterverarbeitet werden.
Die Stundenabrechnung erfolgt auf Basis der voreingestellten Arbeitszeitmodelle sowie der gesetzlichen und sonstigen Rahmenbedingungen. Mehrarbeit und Überstunden werden automatisch mit den korrekten Zuschlagssätzen berechnet.
Michaela Weiss: „TimeTac macht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für die Stundenabrechnung und den vorgeschriebenen Nachweis leicht. Die Software warnt uns automatisch bei Verstößen wie der Nichteinhaltung von maximalen Arbeitszeiten oder Pausen. Personalintensive Kontrollen, Berechnungen und Rückfragen fallen weg und die Daten können ohne Verzögerung und mittels Schnittstellen unmittelbar an die Lohnverrechnung übertragen werden.“
Als schnell wachsendes Unternehmen mit zwei Standorten in Österreich und Deutschland spielt eine einfache und übersichtliche Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten eine große Rolle. Die Online-Urlaubsverwaltung von TimeTac bietet ein smartes Antragswesen mit Genehmigungsworkflows sowie die Definition automatischer Vertretungen. Urlaubsanspruch, Resturlaub und bezahlte Abwesenheiten wie länderspezifische Feiertage werden automatisch auf Basis der jeweiligen Einstellungen berechnet.
Das Ergebnis
Perfekt angepasst, jederzeit erweiterbar, Top-Service
Michaela Weiss: „Mit der Einführung von TimeTac haben wir ein Tool für die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung erhalten, das einerseits voll und ganz an unsere Bedürfnisse angepasst ist und andererseits unserem stetigen Wachstum gerecht wird. Besonders hervorheben möchte ich den Support während der gesamten Implementierung. Auch jetzt – mehr als ein Jahr nach der Einführung – erledigt das TimeTac Team alle Anpassungen und offenen Fragen schnellstmöglich. Zudem sind die Mitarbeitenden mit TimeTac außerordentlich zufrieden, daher kann ich TimeTac unbedingt weiterempfehlen.“
