TimeTac Referenz wolke blau

TimeTac Case Study


wolke blau hat mit TimeTac den perfekten Überblick und verbesserte die Organisation der Teams

TimeTac Case Study wolke blau

Carola Ebert

Operations-Management

“Mit TimeTac haben wir einen perfekten Überblick über alle aufgewendeten Stunden und somit die Möglichkeit erhalten, ein Projektcontrolling aufzubauen. Intern sorgt TimeTac für eine bessere Organisation und Abstimmung zwischen den Mitarbeitern bzw. Teams.“

Über das Unternehmen

wolke blau ist eine Digitalagentur in Graz. Im Fokus der Agentur steht der Aufbau von Beziehungen zwischen Marken und Personen. Ein Team von Marketern, Kreativen und Machern unterstützt dabei Unternehmen mit benutzerorientierten Content Strategien, Messenger Bots, modernen Foto & Video Produktionen, digitalem Advertising und Influencer Marketing. Mehr Infos über wolke blau finden Sie hier.

Die Eckdaten

Branche

Agentur

Mitarbeiter

ca. 20

Standort

Österreich

Die Bedarfsanalyse

  • Projektzeiterfassung mit umfassender Projektabwicklung
  • Überstunden und Urlaubstage übersichtlich und transparent
  • Alle Arbeitszeiten und Fehlzeiten abrechnen
  • Abbildung/Kontrolle aller Arbeitszeitmodelle und Vorgaben

Die Ziele

  • Überblick über alle aufgewendeten Stunden bei Projekten
  • Überstundenabbau durch besseres Monitoring der Stunden
  • Automatische Stundenabrechnung für die Lohnabrechnung
  • Gebietskrankenkasse konforme Stundendokumentation
Die Herausforderung

Arbeits- und Projektzeit kontrollier- und nachvollziehbar machen

Vor TimeTac gab es kein passendes System im Unternehmen. Die Arbeitszeit wurde mittels Excel-Listen erfasst. Diese waren uneinheitlich und nicht ausreichend kontrollier- und nachvollziehbar, um einerseits gesetzliche Regelungen und andererseits interne Anforderungen zu erfüllen. Urlaub und Überstunden im Blick zu behalten wurde immer mehr zur Herausforderung. Für einzelne Projekte wurde fallweise eine Projektzeiterfassung zugezogen, die aber keine umfassende Projektabwicklung ermöglichte. Die Arbeitszeiten wurden manuell in diese übertragen. Diese Form der Dokumentation ermöglichte keine verlässliche Basis für Kalkulationen bzw. Auswertungen der Leistungen.

Die Lösung

Projekte, Arbeitszeit, Überstunden, Urlaube in einem einheitlichen System

Schnelles Setup mit Ansprechpartner

TimeTac ist standardmäßig vorkonfiguriert und kann mittels Einstellungen an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens vom Kunden selbst angepasst werden. Ein TimeTac Mitarbeiter berät die Kunden von Beginn an, um die optimale Lösung für die Zeiterfassung zu definieren. Optional steht dem Kunden ein Onboarding-Service zur Verfügung. Hierbei begleitet ein TimeTac Mitarbeiter die Kunden bei der Einrichtung und Dateneingabe bis hin zur erfolgreichen Nutzung. wolke blau hat das Setup selbstständig umgesetzt:

Carola Ebert: “Zu Beginn ergeben sich schon einige Fragen beim Setup, Einpflegen der Daten sowie Detailfragen zur Nutzung. Hier war ein persönlicher Ansprechpartner sehr vorteilhaft.”

Übersichtliche Eingabemöglichkeiten sichern die tägliche Nutzung

wolke blau hat sich für ein Zeiterfassungssystem von TimeTac entschieden, das die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem einheitlichen System ermöglicht. Durch die webbasierte Zeiterfassung von TimeTac können die Nutzer von jedem internetfähigen Gerät auf die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung zugreifen. Bei wolke blau nutzen sämtliche Mitarbeiter TimeTac auf ihrem Computer.

Projektzeiterfassung mit gleichzeitig der Gebietskrankenkasse konformer Stundendokumentation

In der Arbeitszeiterfassung von TimeTac können sämtliche Arbeitszeitmodelle und die gesetzlichen, kollektivvertraglichen, betrieblichen und sonstigen Vorgaben perfekt abgebildet werden und erleichtern somit deren sichere Einhaltung.

In der Projektzeiterfassung von TimeTac erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt nach Projekten, Tätigkeiten, Aufträgen und Kunden. Alle Projekte werden in übersichtlicher Baumstruktur dargestellt und erleichtern so das Planen der notwendigen Ressourcen. Mit wenigen Klicks können die Projekte ausgewertet und Leistungsberichte erstellt werden. Alle angefallenen Leistungen und Arbeitszeiten sind sofort zur Einsicht verfügbar und können für die Abrechnung herangezogen werden.

Überstunden und Urlaubstage transparent im Blick

In der Urlaubsverwaltung werden auf Basis der Voreinstellungen in der Arbeitszeiterfassung die Urlaubstage, Überstunden und Zuschläge automatisch korrekt berechnet und übersichtlich angezeigt. Vorgesetzte und Mitarbeiter können jederzeit ihre Arbeitszeit als auch Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubszeiten abrufen bzw. behalten diese transparent im Blick.

Bei wolke blau können die Mitarbeiter ein Überstunden-Guthaben mittels Multiplikator ins Folgemonat übernehmen. “Die gewünschte Anpassung wurde telefonisch mit unserem persönlichen Ansprechpartner von TimeTac besprochen und anschließend perfekt für uns umgesetzt”, so Carola Ebert.

Automatische Stundenabrechnung

Alle erfassten Arbeitszeiten und Fehlzeiten werden in der Stundenabrechnung automatisch auf Basis der genannten Einstellungen berechnet. Verletzungen der gesetzlichen und sonstigen Vorgaben sind klar ersichtlich und erleichtern so die sichere Einhaltung der Vorgaben und die Lohnabrechnung.

Das Ergebnis

“Alle Ziele konnten durch die Nutzung von TimeTac erreicht werden.”

Carola Ebert: “Mit TimeTac haben wir einen perfekten Überblick über alle aufgewendeten Stunden bekommen und somit die Möglichkeit erhalten, ein Projektcontrolling aufzubauen. Intern sorgt TimeTac für eine bessere Organisation und Abstimmung zwischen den Mitarbeitern bzw. Teams. TimeTac leistet einen bedeutenden Beitrag zum laufenden Betrieb und zur Erreichung der Unternehmensziele.”

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