TimeTac Case Study

Die Herausforderung

Arbeitszeiten einfach erfassen & Tätigkeiten/Projekten zuordnen – Interne Ressourcen planen und auswerten

XiTrust ist ein Unternehmen, das in den letzten Jahren stark ausgebaut wurde. Das spiegelt sich an der steigenden Anzahl der Projekte und Kunden wieder und in der Folge an schnell wachsenden Mitarbeiterzahlen. Damit einhergehend sind auch die Anforderungen an die Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Auftragszeit und an die Kontingentplanung gewachsen. Das Vorgängermodell von TimeTac konnte den komplexen Anforderungen wie beispielsweise einfaches Buchen von Kommen/Gehen/Pause via Terminal, die Erstellung individueller Auswertungen und Anbindungen an bestehende Programme zur Projektverwaltung nicht gerecht werden. Zudem war die Usability des Vorgängersystems nicht optimal.

Beim Softwareanbieter XiTrust müssen mehr als 20 Dienstverhältnisse bei 40 MitarbeiterInnen korrekt verwaltet werden. Die Zeiterfassung muss einfach und zu den zahlreichen Projekttasks leicht zuordenbar erfasst werden können. Spezielle Auswertungen für das Projektcontrolling wurden notwendig, um Ressourcen exakt nachvollziehen und effizienter aufteilen zu können.

XiTrust benötigt auch genaue Stundenauswertungen für die Abrechnung von Wartungs- und Supportleistungen je Kunde, um dies transparent gestalten zu können.

Darüber hinaus braucht das Unternehmen fundierte Informationen, um einerseits interne Ressourcen und den Projektverlauf optimal planen zu können und andererseits das Projektende präzise vorhersagen zu können. Alle erfassten Daten müssen in diverse bestehende Programme direkt übertragbar sein.

Die Lösung

Einfache Arbeitszeiterfassung – Verwaltung verschiedener Dienstmodelle

In der Benutzerverwaltung der TimeTac Arbeitszeiterfassung kann XiTrust die mehr als 20 verschiedenen Arbeitszeitmodelle perfekt abbilden. Dafür stehen in TimeTac bereits vorkonfigurierte Arbeitszeitmodelle als Vorlage zur Verfügung, die individuell bearbeitet oder selbst definiert werden können.

Bei XiTrust erfassen die Mitarbeiter Kommen/Gehen und Pausen, als auch Abwesenheit bequem via Chip an Terminals, die sich jeweils in drei verschiedenen Arbeitsbereichen befinden.

Die Stundenabrechnung von TimeTac erfolgt automatisch auf Basis der voreingestellten Arbeitszeitmodelle und der gebuchten Zeiten. Zu wenig geleistete Wochenstunden oder gesammelte Überstunden, sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – beispielsweise zur Pausenregelung – sind auf einen Blick ersichtlich. Via Schnittstellen lässt sich die Stundenabrechnung direkt an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermitteln.

Projektzeiterfassung – Arbeitszeit Projekten exakt und direkt zuordnen

Die Projektzeiterfassung von TimeTac nutzen die Entwickler, das Support-Team und die Mitarbeiter in der Kundenbetreuung am Desktop sowie Smartphone via Zeiterfassung App. Die Entwickler erstellen Projekte und Tätigkeiten in Jira, das mit TimeTac via API direkt verbunden ist und buchen so die Arbeitszeit wechselnder Tasks automatisch auf die richtige Position in TimeTac. Die Support-Mitarbeiter switchen ohne Aufwand unter mehr als 100 Tätigkeiten und buchen dabei die Zeit in TimeTac live. Gerade hier ist die exakte Erfassung besonders wichtig, um ein Projektcontrolling zu ermöglichen.

Individuell angepasste Auswertungen/Reports

Die Projektleiter von XiTrust benötigen spezielle Auswertungen für das Projektcontrolling, beispielsweise wie viel Arbeitsleistung in welches Projekt geflossen ist und wie es um das Verhältnis von Aufwand und Ertrag eines Projekts steht. Aber auch Reportings wie sich die Arbeitszeit eines Mitarbeiters für welche Arbeitsbereiche zusammensetzt, um hier Ressourcen exakt nachvollziehen und effizienter aufteilen zu können. Diese und weitere Daten lassen sich leicht aus der Arbeits- und Projektzeiterfassung von TimeTac filtern.

Darüber hinaus braucht das Unternehmen auch Informationen für die Projektplanung, beispielsweise wie viele Stunden ein Mitarbeiter im nächsten Monat für ein Projekt zur Verfügung steht um den Projektverlauf optimal planen als auch das Projektende präzise vorhersagen zu können. Informationen über Urlaub und Zeitausgleich erhält XiTrust über die TimeTac Urlaubsverwaltung und führt diese mit einem Planungstool zusammen, um Fertigstellungstermine anzeigen zu lassen.

Urlaub und Abwesenheit smart und übersichtlich managen

XiTrust verwaltet Abwesenheit, Urlaub und Zeitausgleich der Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung von TimeTac. Die Abwesenheitszeit wird automatisch in der Stundenabrechnung von TimeTac berücksichtigt. Die Informationen aus der Urlaubsverwaltung dienen XiTrust für die Planung der Mitarbeiterressourcen.

“In TimeTac werden die Urlaubstage übersichtlich dargestellt. Man kann auf einen Blick sehen, wer wann abwesend ist. Aber auch die Urlaubsfreigabe in TimeTac ist eine feine Sache, die wir sehr schätzen.”

In TimeTac werden die Urlaubstage von allen oder einzelnen Mitarbeiter oder für Teams und Abteilungen in Kalenderform und nach definierbaren Zeiträumen dargestellt. Die Mitarbeiter suchen online per Antragsformular um Abwesenheit an. Vorgesetzte erhalten den Antrag per Mail und in TimeTac und können diese ebenso online und mit fundierten Daten aus der Urlaubsverwaltung rasch online annehmen oder ablehnen.