Die Herausforderung
Flexibilität, Gerechtigkeit und Gesetzeskonformität
Bei TCM International wurde die Aufzeichnung der Zeit mit vorgedruckten Excel-Formularen in Selbstverantwortung vor TimeTac durchgeführt.
Herr Mag. Lang dazu: „Bei über 500 Mitarbeitenden an 39 Standorten ist die Zeiterfassung auf diese Weise nicht kontrollierbar. Vor allem merkt man viel zu spät oder gar nicht, wenn etwas nicht richtig gehandhabt wird.“
Mit der Einführung eines einheitlichen, modernen Systems wollte TCM International drei große Ziele erreichen: Flexibilität durch die Schaffung einer Gleitzeitregelung, die nur mit einem Zeiterfassungssystem umsetzbar ist. Gerechtigkeit für alle Mitarbeitenden durch die Einführung von gleichen Prozessen und Regelungen für alle wie einheitliche Pausenregelungen, Antragsprozedere und Handling für beispielsweise Arztbesuche, Sonderurlaube, sonstige Abwesenheiten etc. Gesetzeskonformität durch die Abbildung und automatische Überprüfung von Pausenregelungen, tägliche Höchstarbeitszeitgrenzen sowie aktiver und passiver Reisezeit.
Die Lösung
Ein einheitliches, webbasiertes System für alle Standorte
TCM hat sich für ein einheitliches System mit einer Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung für alle Standorte entschieden. Ausschlaggebend für die Entscheidung für TimeTac war, dass TimeTac ein webbasiertes Zeiterfassungssystem anbietet sowie einfach und selbsterklärend für alle Nutzenden bedienbar ist.
Da TimeTac eine Online-Zeiterfassung ist, können die Mitarbeitenden überall und mit jedem Gerät in die Zeiterfassung einsteigen und im Bedarfsfall ihre Zeit auch offline erfassen. Die Daten werden synchronisiert, sobald wieder eine Online-Verbindung besteht. Gleichzeitig haben Führungskräfte und Administratoren zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle getätigten Zeitbuchungen sowie auf die Urlaubsverwaltung. Somit behalten sie jederzeit den Überblick über das Unternehmen.
Unkomplizierte Einführung dank Onboarding-Service
TimeTac lässt sich nach Freischaltung des Accounts dank Vorkonfigurationen größtenteils selbstständig auf den individuellen Bedarf einstellen und mit allen notwendigen Daten befüllen. Diese Arbeit kann auch in Zusammenarbeit mit einem Onboarding-Mitarbeitenden von TimeTac erfolgen, wodurch zusätzliches Produktwissen und Erfahrung eingebracht werden.
TCM International hat das Onboarding-Service von TimeTac in Anspruch genommen. Der Account wurde gemeinsam eingerichtet und optimal an den Bedarf angepasst.
„Alle Abteilungsleitenden der einzelnen Standorte hatten den TimeTac Mitarbeitenden aus dem Onboarding-Service als direkten Ansprechpartner bei der Einführung von TimeTac. Die Führungskräfte wurden zudem im Onboarding-Prozess umfassend eingeschult. Fragen einzelner Nutzender konnten dadurch größtenteils direkt von den Abteilungsleitenden beantwortet werden. Die Zentrale hatte somit einen überschaubaren Aufwand“, so Herr Mag. Lang über das Onboarding-Service.
Einfach und selbsterklärend Zeit erfassen
Die Mitarbeitenden von TCM International nutzen bei der Zeiterfassung das Terminal, die Zeiterfassungs-App im Außendienst sowie die Zeiterfassung am PC mittels Browser. Sie buchen mit der Arbeitszeiterfassung von TimeTac Kommen, Pause und Gehen. Mitarbeitende, die für mehrere Standorte tätig sind, buchen ihre Zeit auf die Aufgabe „Abteilungsspezifische Tätigkeiten“ und ordnen der Zeitbuchung direkt eine Kostenstelle und den Standort per Dropdown zu. Diese Funktionen wurden speziell für den Kunden konfiguriert, sodass Zeitbuchungen direkt den entsprechenden Kostenstellen und Standorten zugeordnet werden können.
Perfekte Antragsverwaltung und Abbildung von Sondersituationen
Mit der TimeTac Urlaubsverwaltung kann TCM Urlaube sowie weitere Abwesenheiten wie Zeitausgleich, Sonderurlaube, Dienstreisen oder Krankenstände abbilden. Die Mitarbeitenden stellen unkompliziert und digital ihre Anträge über eine Online-Vorlage.
TimeTac bietet eine große Auswahl an Abwesenheitsgründen in der Urlaubsplanung. Mitarbeitende können Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand und sonstige Abwesenheiten per Klick beantragen. Beim Antrag auf „Sonstige Abwesenheit“ wird der entsprechende Grund per Dropdown ausgewählt. Die Liste kann bei Bedarf individuell erweitert werden.
Vorgesetzte erhalten die Anträge standardmäßig im Dashboard sowie in der Antragsverwaltung im TimeTac Account. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt rasch und unkompliziert über ein Online-Formular.
Gesetzeskonformität: Alle Regelungen abbilden und überprüfen
Jedem Mitarbeitenden wird in TimeTac ein Arbeitszeitmodell zur korrekten Bewertung der Zeitbuchungen zugeordnet. Dabei kann aus einer Vielzahl an Modellen gewählt oder ein individuelles Modell erstellt werden. TCM International hat ein Konzept für eine optimale Schichtplanung entwickelt und dieses in TimeTac entsprechend umgesetzt.
Zudem können Pausenregelungen sowie die Handhabung von Überstunden und Zuschlägen individuell definiert und automatisch auf Einhaltung überprüft werden. Bei Abweichungen werden Mitarbeitende und zuständige Führungskräfte darauf hingewiesen. So kann TCM International Gleitzeitregelungen, Pausenregelungen, tägliche Höchstarbeitszeiten sowie aktive und passive Reisezeiten korrekt abbilden, kontrollieren und auswerten.
Mag. Wolfgang Lang: „Durch die Transparenz der täglichen Buchungen kann die Einhaltung der Vorgaben jederzeit kontrolliert werden. Bei Verstößen erhält man unmittelbar einen Hinweis und kann rechtzeitig gegensteuern – nicht erst Monate später.“
Perfekter Überblick für Team, Führungskräfte und Geschäftsführung
TimeTac bietet eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die mit wenigen Einstellungen schnell abgerufen werden können, etwa zur Soll-/Ist-Arbeitszeit oder zu Pausen. In Kombination mit der Urlaubsverwaltung werden Urlaubstage, Feiertage, Krankenstände und weitere Abwesenheiten übersichtlich dargestellt.
Eine zusätzliche Auswertung zeigt übertragene Urlaubstage, Urlaubsanspruch, Verbrauch, beantragte Tage sowie den aktuellen Saldo.
Für TCM International wurde die Arbeitszeiterfassung individuell eingerichtet, sodass Zeitbuchungen direkt per Dropdown den entsprechenden Kostenstellen, Niederlassungen und Unternehmen zugeordnet werden können. So lassen sich standortübergreifende Aufwände direkt korrekt erfassen und auswerten.
Die automatisierten Auswertungen reduzieren den Verwaltungsaufwand im HR-Bereich und ermöglichen einen Überblick in Echtzeit.
Das Ergebnis
Mag. Wolfgang Lang:
„Seit der Einführung von TimeTac sind wir per Knopfdruck immer auf dem neuesten Stand im gesamten HR-Bereich – kein monatelanges Nachhinken mehr. Auch die Auslastungs- und Urlaubsplanung hat sich verbessert. Das gibt dem Unternehmen Sicherheit und einen modernen Touch.“
