Die Herausforderung
Ein Zeiterfassungssystem, das für das Baugewerbe tauglich ist
Bis dato hatte das Unternehmen die Arbeitszeiten und Urlaubstage mittels Excel und Stundenzetteln erfasst. Durch das rasche Wachstum des Betriebs wurde diese Aufzeichnung zu kompliziert und zeitaufwendig.
Cindy Laik: “Wir haben die Stundenzettel per Hand ausgefüllt. Diese mussten dann von einer Mitarbeiterin jede Woche in eine Stundenliste übertragen werden. Da wir immer mehr gewachsen sind, wollten wir uns die Abrechnung der Löhne vereinfachen und Zeit bei der Verwaltung sparen. Wir haben uns daher auf die Suche nach einem Zeiterfassungssystem gemacht, das vor allem auch für das Baugewerbe tauglich ist und so sind wir auf TimeTac gestoßen.”
Die Lösung
Genauer und schneller als bisher Stunden und Urlaub abrechnen
Tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfassen
Cindy Laik: “Die Verlockung mehr Stunden zu schreiben als gearbeitet wurden, war vor TimeTac groß.”
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten im Büro webbasiert am Computer, während der Außendienst, die Monteure, die Zeit via App am Handy live aufzeichnen und mittels GPS-Daten verorten. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wo genau die Zeit erfasst beziehungsweise beendet wurde. Die Geolocation erfolgt automatisch bei Beginn und Ende jeder mobilen Zeitbuchung. Bei der Auswertung der Arbeitszeiten können die GPS-Daten eingesehen und evaluiert werden.
Cindy Laik: “Unsere Mitarbeitenden schätzen besonders das unkomplizierte Bedienen der App, die Übersichtlichkeit und dass alles per Handy steuerbar ist.”
Genaue Aufschlüsselung von Überstunden und Spesen
Bei Krämer Brunnenbau sind die Mitarbeitenden sowohl im Büro als auch im Außendienst, am Bau/auf Montage, tätig. Diese Differenzierung in gewerbliche Mitarbeitende und Angestellte muss auch in der Zeiterfassung getroffen werden, da diese unterschiedliche Ansprüche haben. Dazu kommt die Aufschlüsselung und Bewertung von diversen Zuschlägen und Spesen wie Nacht- und Feiertagszuschlägen, Verpflegungsmehraufwand, Überstundenzuschläge in der Zeiterfassung, die für Krämer Brunnenbau in TimeTac entsprechend abgebildet bzw. konfiguriert wurden.
Vereinfachung der Urlaubsabrechnung
Mit Hilfe der Urlaubsverwaltung fallen Papieranträge auf Urlaub und Abwesenheit weg. Die Mitarbeitenden beantragen und genehmigen digital Anträge auf Abwesenheitszeit wie Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich. Die Urlaubsansprüche werden automatisch von TimeTac berechnet. Alle Fehlzeiten werden von den Mitarbeitenden entsprechend in TimeTac verbucht und bei der Stundenabrechnung automatisch korrekt berechnet.
Zeitersparnis bei der Lohnbuchhaltung
Die Arbeitszeiten und diversen Zuschläge werden automatisch auf Basis der Voreinstellungen in der Stundenabrechnung berechnet. Alle Fehlzeiten werden von den Mitarbeitenden entsprechend verbucht und ebenso bei der Abrechnung der Arbeitszeiten automatisiert kalkuliert.
Cindy Laik: “Ich benötige nur noch einen sehr geringen Zeitaufwand, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung abzuschließen. So kann ich unserer Steuerberaterin früher die Zahlen für die Anfertigung der Löhne übermitteln.”
Unterstützung bei der Implementierung von TimeTac
Bei der Implementierung von TimeTac hat Krämer Brunnenbau das Onboarding-Service in Anspruch genommen. Dabei wird der verantwortliche Mitarbeitende des Unternehmens bei der Einrichtung der Zeiterfassung begleitet und aktiv unterstützt – von der Konfiguration bis zum Start. Die Zuschlagsregelungen für die gewerblichen Mitarbeitenden und teilweise auch für das Büro wurden gemäß der Vorgaben für das Unternehmen konfiguriert.
Cindy Laik: “Das Onboarding-Service war super und wir würden es immer wieder machen.”
Das Ergebnis
Vereinfachung der Abrechnung, Erleichterung des Wachstums
Cindy Laik:
“Wir wollten uns die Abrechnung vereinfachen und Zeit sparen. Wichtig war uns, dass wir die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfassen, dass wir diese genau aufschlüsseln und alle für uns wichtigen Zuschläge als auch den Verpflegungsaufwand miterfassen können. Die Stundenabrechnung sowie die Urlaubsabrechnung sollten genau und schneller erledigt werden als bisher.“
