Dienstreiser: Definition, Abrechnung & Dauer

Eine Dienstreise (auch Geschäftsreise) ist eine beruflich veranlasste Reisetätigkeit, bei der die Arbeit vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte erbracht wird. Ob die Reisezeit dabei als Arbeitszeit zählt und vergütet werden muss, hängt vom nationalen Recht ab – das erklärt der Beitrag Reisezeit als Arbeitszeit.

Die Dienstreise ist eine Auswärtstätigkeit, umfasst aber auch die Hin- und Rückreise: Sie beginnt in der Regel mit dem Verlassen des Betriebs (oder der Wohnung) und endet mit der Rückkehr. Der genaue Start- und Endpunkt ist wichtig, weil sich daraus die erstattungsfähigen Kosten und die als Arbeitszeit zählenden Reisezeiten ableiten.

Arbeitgebende erstatten Reisekosten und Reiseaufwand – etwa Fahrtkosten (z. B. Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten Pkw), Übernachtung sowie Verpflegung (Tagegeld/Verpflegungspauschale). Häufig werden dafür Pauschalbeträge angesetzt; fehlt eine Pauschalvereinbarung im Arbeitsvertrag, sind die tatsächlichen, notwendigen Kosten gegen Beleg zu erstatten. Die konkreten Sätze sind steuerlich geregelt und werden regelmäßig angepasst.

Typische Anlässe sind persönliche Treffen mit Geschäftspartnern, der Aufbau und die Pflege von Netzwerken, der Austausch mit Zweigstellen sowie das Sammeln von Erfahrungen vor Ort.

Quellen: