Personalplanung
Definition: Was ist Personalplanung?
Personalplanung bezeichnet die Planung aller Maßnahmen, die sicherstellen, dass einem Unternehmen die benötigten Beschäftigten in der richtigen Zahl, mit den passenden Qualifikationen, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Sie verbindet die Unternehmensstrategie mit dem Personalmanagement und umfasst kurz-, mittel- und langfristige Pläne.
Warum ist eine Personalplanung wichtig?
Personalplanung sorgt dafür, dass ein Unternehmen seine Strategie mit dem nötigen Personal umsetzen kann. Sie macht heutige und künftige Personallücken sichtbar, bevor sie den Betrieb bremsen. Dabei behält sie Entwicklungen im Blick, die das Personal verändern: den demografischen Wandel, der die Suche nach Fachkräften erschwert, und neue Technologien, die andere Qualifikationen verlangen.
Welche Teilaufgaben hat die Personalplanung?
Die Personalplanung gliedert sich in fünf Stufen, die aufeinander aufbauen:
- Personalbedarfsplanung: Wie viele Beschäftigte mit welchen Qualifikationen werden gebraucht? Mehr dazu im Lexikon-Eintrag Personalbedarfsplanung.
- Personalbeschaffung: Offene Stellen werden intern oder extern besetzt.
- Personalentwicklung: Beschäftigte werden weitergebildet, damit ihre Qualifikationen zu den künftigen Aufgaben passen.
- Personaleinsatzplanung: Wer arbeitet wann und wo? Mehr dazu im Lexikon-Eintrag Personaleinsatzplanung.
- Personalfreisetzung: Personalüberhänge werden abgebaut, etwa über natürliche Fluktuation, Versetzung oder Kündigung.
Was ist der Unterschied zwischen strategischer und operativer Personalplanung?
Die strategische Personalplanung blickt drei bis fünf Jahre voraus und fragt, welche Kompetenzen das Unternehmen künftig braucht und wie es Fachkräfte langfristig sichert. Die operative Personalplanung setzt das kurzfristig um, meist für bis zu ein Jahr: konkrete Stellen besetzen, Weiterbildungen planen und Einsätze verteilen. Dazwischen liegt die taktische, mittelfristige Planung, die beide Ebenen verbindet.
Welche Methoden der Personalplanung gibt es?
Personalplanung stützt sich auf Kennzahlen aus der Vergangenheit, auf Trendrechnungen und auf Schätzungen von Führungskräften. Für unsichere Entwicklungen wird die Szenariotechnik genutzt, die mehrere mögliche Zukunftsbilder durchspielt. Wie sich der Personalbedarf mit einer Formel berechnen lässt und welche Verfahren es dafür gibt, erklärt der Eintrag Personalbedarfsplanung.
Wie sieht ein Beispiel für Personalplanung aus?
Ein Reinigungsunternehmen mit 120 Beschäftigten übernimmt ab März drei neue Bürogebäude; zwei Objektleitungen gehen im Sommer in den Ruhestand (fiktives Beispiel). Die Bedarfsplanung ergibt sechs zusätzliche Reinigungskräfte und zwei Objektleitungen als Ersatz. Die Stellen werden ab Januar ausgeschrieben, eine erfahrene Reinigungskraft wird zur Objektleitung weitergebildet. Ab März verteilt die Einsatzplanung alle Beschäftigten auf Früh- und Abendschichten in den neuen Objekten.
Wer ist für die Personalplanung zuständig?
Die Personalleitung bereitet die Planung vor und setzt sie um. Geschäftsführung sowie Bereichs- und Abteilungsleitungen liefern die Ziele und den Bedarf aus ihren Teams. In Deutschland muss außerdem der Betriebsrat nach § 92 BetrVG rechtzeitig und umfassend über die Personalplanung unterrichtet werden; in Österreich sieht § 98 ArbVG eine vergleichbare Pflicht vor.
Welche Hilfsmittel unterstützen die Personalplanung?
Verlässliche Daten über Arbeitszeiten machen Personallücken früh sichtbar: Dauerhafte Überstunden und hohe Fehlzeiten sind typische Signale. Eine Software zur Zeiterfassung liefert diese Daten laufend. In der Dienstplanung von TimeTac zeigt zusätzlich eine Besetzungsübersicht über zwölf Monate, wie viel der geplanten Besetzung tatsächlich gedeckt war. Mehr dazu auf der Seite Dienstplanung.
Wo geht es mit der Planung im Detail weiter?
Wie Sie den Personalbedarf Schritt für Schritt berechnen, zeigt der Eintrag Personalbedarfsplanung. Wie aus dem Bedarf konkrete Einsätze und Schichten werden, erklärt der Eintrag Personaleinsatzplanung. Wie daraus ein konkreter Dienstplan wird, erklärt unsere Blogreihe Dienstplan erstellen im Detail.
Quellen:
- Deutschland: § 92 BetrVG
- Österreich: § 98 ArbVG
- RKW Kompetenzzentrum, Leitfaden strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen
