Personalplanung: Aufgaben, Methoden & Bedeutung

Der Begriff Personalplanung beschreibt die Planung von Maßnahmen, die dazu dienen, dass die für die unternehmerischen Ziele benötigten Arbeitnehmer in erforderlicher Quantität und Qualität, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Die Pläne sollten nicht nur kurzfristigen, sondern auch mittel- und langfristigen Charakter aufweisen. Die Personalplanung ermöglicht es somit, dass ein Betrieb optimal funktionieren und arbeiten kann.

Eine Personalplanung hilft dem Unternehmen dabei, die Strategie wie geplant umzusetzen, denn sie stellt sicher, dass die nötigen personellen Ressourcen bereitstehen. Ebenso identifiziert die Personalplanung jetzige und zukünftige Personallücken und kann Maßnahmen in die Wege leiten, um das Problem zu beheben. Demographische, technologische als auch gesellschaftliche Trends müssen beobachtet werden, denn diese können Auswirkungen auf die interne Personalsituation haben. Demographische Entwicklungen, wie die sinkenden Geburtenzahlen, gefährden die Personalstruktur, da es in Zukunft möglicherweise schwieriger sein wird, geeignetes Personal für den Betrieb zu gewinnen. Demnach muss frühzeitig geplant werden, wie diese Lücke geschlossen werden kann. Darüber hinaus können technologische Entwicklungen die Anforderungen an eine Arbeitsstelle erhöhen, was dazu führt, dass die Arbeitnehmer nicht mehr genügend Know-How bieten könnten. Hierbei kann die Personalplanung beispielsweise mit Weiterbildungsmaßnahmen eingreifen.

Der erste Schritt der Personalplanung nennt sich Personalbedarfsplanung. Hierbei muss ermittelt werden, wie viele Arbeitnehmer für zukünftige Arbeitsleistungen benötigt werden. Im nächsten Schritt wird die Personalbeschaffung bzw. das Recruiting durchgeführt. Dabei schreibt das Unternehmen eine Stelle aus und durchläuft gemeinsam mit den Bewerbern einen Bewerbungsprozess, bis ein geeigneter Kandidat gefunden wird. Danach regelt die Personalplanung die Personalentwicklung und die Personaleinsatzplanung. Letzteres beschreibt Maßnahmen, die dazu dienen, Arbeitnehmer örtlich und zeitlich so einzuteilen, dass eine optimale Kapazitätsauslastung erreicht werden kann. Letztlich behandelt die Personalplanung den Teilbereich der Personalfreisetzung. Dabei geht es darum, Arbeitsverhältnisse zu beenden, sofern dies notwendig ist.

Um eine erfolgreiche Personalplanung durchzuführen, bedienen sich HR-Manager einer Vielzahl an Methoden. Beispielsweise werden Statistiken erstellt, um die Personalauslastung bzw. den Personalbedarf unter Berücksichtigung von vorhandenen Daten einschätzen zu können. Darüber hinaus werden Schlüsselzahlen aus Erfahrungswerten identifiziert und definiert, welche in weiterer Folge als Vergleichsstandard herangezogen werden können. Des Weiteren können Zeitaufnahmen dazu dienen, zu erkennen, wie viele Personen für eine Abteilung oder ein Projekt nötig sind, aufgrund von Personalzahlen der Vergangenheit und der Erfolge oder Misserfolge der Projekte.

Bei der Personalplanung sollten mehrere Parteien mitwirken. Dazu zählt die Geschäftsführung, die Bereichs- bzw. Abteilungsleiter, der Betriebsrat und die Personalleitung. Letztere ist für die Vorbereitung des Planungsprozesses als auch dessen Umsetzung verantwortlich.

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