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Personalbedarfsplanung

Definition: Was ist eine Personalbedarfsplanung?

Der Begriff Personalbedarfsplanung bezeichnet die Ermittlung des derzeitigen und zukünftigen Bedarfs an Arbeitnehmern eines Unternehmens und die Einleitung von Maßnahmen, um den Bedarf zu decken. Die Personalbedarfsplanung gilt als Teilgebiet der Personalplanung und der Personalwirtschaft. Grundsätzlich wird der Personalbedarf kurz-, mittel- und langfristig als auch qualitativ und quantitativ geplant.

Warum ist Personalbedarfsplanung wichtig?

Personalbedarfsplanung ist wichtig für ein Unternehmen, weil das Ziel darin liegt, den Personalbedarf zu decken. Erst wenn der Bedarf gedeckt ist und die anfallenden Arbeitsaufgaben von Arbeitnehmern übernommen und erledigt werden, kann ein Unternehmen eine optimale Auslastung erreichen und geplante Ziele erreichen.

Was sind die Aufgaben der Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung dient dazu, den derzeitigen Bedarf an Arbeitnehmern zu messen und den zukünftigen einzuschätzen. Dabei muss nicht nur die benötigte Anzahl an Mitarbeitern ermittelt werden, sondern auch die notwendigen Qualifikationen der zu besetzenden Stellen. Zudem zählt es als Aufgabengebiet der Personalbedarfsplanung die Personalbeschaffung vorzubereiten bzw. den Weg dafür freizugeben. Dies betrifft Argumentationen, in welchen ein Personalbedarf begründet und die Bewilligung zur Personalbeschaffung ergattert werden muss.

Welche Herausforderungen treten der Personalbedarfsplanung entgegen?

Zu den wichtigsten Herausforderungen der Personalbedarfsplanung zählt die Notwendigkeit eines Unternehmens flexibel zu sein. Will ein Betrieb flexibel und agil auf Marktänderungen reagieren, so kann dies Personalbedarfsänderungen zur Folge haben. Dies ist von HR-Managern sehr schwierig einzuschätzen. Durch statistische Methoden kann zwar in die Zukunft geplant werden, jedoch weichen diese Zukunftsplanung bei agilen Märkten oft von der Realität ab.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es?

In der Praxis unterscheidet man:

  • Ersatzbedarf: Bedarf durch ausscheidende Mitarbeiter (Pensionierung, Kündigung, … )
  • Neubedarf: Bedarf, der über den derzeitigen Personalbestand hinausgeht
  • Minderbedarf: Rückgang des Personalbedarfs
  • Reservebedarf: Für Notsituationen bereitgestelltes Personal
  • Zusatzbedarf: Kurzfristiger, erhöhter Bedarf (bspw. bei Saisonarbeit)
  • Freistellungsbedarf: Personal muss abgebaut werden

Wie wird die quantitative Personalbedarfsplanung durchgeführt?

Bevor mit der Bedarfsplanung begonnen werden kann, müssen Stellenbündel definiert werden. Stellenbündel sind in diesem Zusammenhang Tätigkeits- und Anforderungsprofile an einen neuen Mitarbeiter. Um diese zu identifizieren, muss im ersten Schritt eine Analyse der anfallenden Tätigkeiten durchgeführt werden. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf Aufgaben, welche schlecht oder gar nicht erledigt werden. Im zweiten Schritt müssen anfallende Arbeitsaufgaben in die Zukunft projiziert werden. Als Ergebnis gilt die Kenntnis über zu besetzende Stellen.

Um den Personalbedarf quantitativ zu berechnen, muss zuerst der Brutto-Personalbedarf ermittelt werden. Das kann mithilfe der Stellenbündel erfolgen. Der Bruttobedarf beinhaltet den Einsatz- als auch Reservebedarf. Danach muss der künftige Personalbestand geschätzt werden. Aus der Differenz dieser beiden errechnet sich der Netto-Personalbedarf. Ist dieser positiv, müssen neue Arbeitnehmer eingestellt werden. Ist das Ergebnis negativ, kann es sein, dass in Zukunft Personal gekündigt werden muss.

Um das Ergebnis so genau wie möglich berechnen zu können, gibt es verschiedene Verfahren der quantitativen Personalbedarfsplanung. Dazu zählen intuitive Verfahren, wie z.B. das Schätzverfahren, als auch mathematische Verfahren, wie das Kennzahlenverfahren.

Wie kann ein qualitativer Personalbedarf ermittelt werden?

Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung geht es weniger um die notwendige Anzahl an Mitarbeitern, sondern um deren Qualifikationen. Dabei ist es wichtig den zukünftigen Arbeitsanfall nicht auf die Menge zu schätzen, sondern auf den Anforderungen, welche diese mit sich bringen. Dies sollte auch in den Stellenbündel ersichtlich sein. Daraus können nun Qualifikationen abgeleitet werden, die in Zukunft benötigt werden. Aufgrund der Ergebnisse kann entschieden werden, ob und in welchem Bereich qualifizierte Arbeitnehmer eingestellt werden müssen oder ob das Defizit auch mit Weiterbildungsmaßnahmen aus dem Weg geräumt werden kann.

Auch hierbei gibt es verschiedene Verfahren. Beispielsweise werden Szenariotechniken verwendet, um wahrscheinliche, zukünftige Anforderungen herauszufinden.

Welche Hilfsmittel gibt es, die die Personalbedarfsplanung vereinfachen?

Eine Software zur Zeiterfassung kann dabei helfen, einen Personalbedarf aufzudecken. Überstunden und Mehrarbeit können ein Zeichen dafür sein, dass ein quantitativer Bedarf an neuen Arbeitnehmern vorliegt. Ebenso kann eine Arbeitszeiterfassung in Kombination mit einer Leistungserfassung Aufschluss darüber geben, ob ein qualitativer Personalbedarf besteht. Übermäßige Arbeitsstunden an einem Projekt können nämlich darauf hindeuten, dass die Qualifikation des Arbeitnehmers möglicherweise nicht ausreicht und er deshalb mehr Zeit benötigt. Durch Mitarbeitergespräche kann dies verifiziert werden.


Quellen: