Personalbedarfsplanung
Definition: Was ist Personalbedarfsplanung?
Personalbedarfsplanung bezeichnet die Ermittlung des derzeitigen und künftigen Bedarfs an Arbeitskräften in einem Unternehmen, nach Anzahl (quantitativ) und Qualifikation (qualitativ). Sie ist ein Teilgebiet der Personalplanung und die Grundlage für Personalbeschaffung, Personalentwicklung und Personaleinsatz. Geplant wird kurz-, mittel- und langfristig.
Was ist Personalbedarf?
Personalbedarf ist die Zahl der Arbeitskräfte, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht, um seine Aufgaben zu erfüllen, jeweils mit den passenden Qualifikationen. Angegeben wird er meist in Vollzeitäquivalenten (VZÄ), damit Teilzeitstellen vergleichbar sind. Der Brutto-Personalbedarf umfasst alle benötigten Stellen, der Netto-Personalbedarf nur die Lücke zum vorhandenen Personal.
Warum ist Personalbedarfsplanung wichtig?
Die Personalbedarfsplanung sorgt dafür, dass genug passend qualifizierte Beschäftigte da sind, um die anfallende Arbeit zu erledigen. Ist ein Team dauerhaft zu knapp besetzt, entstehen Überstunden, Ausfälle und Verstöße gegen Ruhezeiten. Ist es zu großzügig besetzt, steigen die Personalkosten ohne Gegenwert.
Was sind die Aufgaben der Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung ermittelt den derzeitigen Bedarf und schätzt den künftigen ein, nach Anzahl und nach Qualifikation. Sie zeigt, welche Stellen nachbesetzt, neu geschaffen oder abgebaut werden müssen. Außerdem liefert sie die Begründung, mit der Sie neue Stellen beantragen und die Personalbeschaffung starten.
Welche Arten von Personalbedarf gibt es?
In der Praxis unterscheidet man:
- Ersatzbedarf: Bedarf durch ausscheidende Mitarbeiter (Pensionierung, Kündigung, …)
- Neubedarf: Bedarf, der über den derzeitigen Personalbestand hinausgeht
- Minderbedarf: Rückgang des Personalbedarfs
- Reservebedarf: Für Notsituationen bereitgestelltes Personal
- Zusatzbedarf: Kurzfristiger, erhöhter Bedarf (bspw. bei Saisonarbeit)
- Freistellungsbedarf: Personal muss abgebaut werden
Personalbedarf berechnen: Wie funktioniert die Formel?
Der quantitative Personalbedarf wird in drei Schritten berechnet. Zuerst klären Sie, welche Tätigkeiten anfallen und welche Stellen dafür nötig sind; diese Tätigkeits- und Anforderungsprofile heißen Stellenbündel. Dann berechnen Sie den Brutto- und den Netto-Personalbedarf:
- Brutto-Personalbedarf (VZÄ) = Arbeitszeitbedarf in Stunden ÷ Netto-Jahresarbeitszeit je Vollzeitkraft
- Fortgeschriebener Personalbestand = aktueller Bestand − feststehende Abgänge + feststehende Zugänge
- Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf − fortgeschriebener Personalbestand
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Arbeitszeitbedarf | 250 Tage × 2 Schichten × 8 Stunden × 3 Personen | 12.000 Stunden |
| Netto-Jahresarbeitszeit je Vollzeitkraft | 2.080 Stunden (40 × 52 Wochen) − 240 Stunden Urlaub (30 Tage) − 80 Stunden Feiertage (10 Tage) − 80 Stunden Ausfall (10 Tage) | 1.680 Stunden |
| Brutto-Personalbedarf | 12.000 ÷ 1.680 | 7,1 VZÄ |
| Fortgeschriebener Personalbestand | 6 VZÄ − 1 Abgang (Ruhestand) | 5 VZÄ |
| Netto-Personalbedarf | 7,1 − 5 | 2,1 VZÄ |
Welche Methoden der Personalbedarfsermittlung gibt es?
Wie Sie den Arbeitszeitbedarf ermitteln, hängt von der Methode ab. Unterschieden werden intuitive und mathematisch-analytische Verfahren.
| Methode | So funktioniert sie | Geeignet für |
|---|---|---|
| Schätzverfahren | Führungskräfte oder Fachleute schätzen den Bedarf; bei der Delphi-Methode in mehreren anonymen Runden | neue Bereiche ohne Vergleichsdaten |
| Kennzahlenmethode | Der Bedarf wird aus einer Kennzahl abgeleitet, z. B. gefertigte Stück oder Kundenkontakte je Vollzeitkraft | stabile, gut messbare Tätigkeiten |
| Arbeitszeitstudien | Die Zeit je Arbeitseinheit wird gemessen oder mit Planzeiten (z. B. nach REFA oder MTM) angesetzt und liefert den Arbeitszeitbedarf für die Formel | wiederkehrende, standardisierte Abläufe |
| Stellenplanmethode | Ein Stellenplan mit Soll-Stellen wird mit der Ist-Besetzung verglichen | Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen |
| Trendrechnung | Die Entwicklung der Vergangenheit wird fortgeschrieben oder an Einflussgrößen wie das Auftragsvolumen gekoppelt | mittel- und langfristige Planung |
| Szenariotechnik | Mehrere mögliche Zukunftsbilder werden durchgespielt | qualitativen Bedarf und unsichere Märkte |
Wie wird der qualitative Personalbedarf ermittelt?
Beim qualitativen Personalbedarf geht es um Qualifikationen statt um die Zahl der Köpfe. Sie bewerten den künftigen Arbeitsanfall danach, welche Anforderungen er stellt, und halten diese in den Stellenbündeln fest. Daraus ergibt sich, welche Qualifikationen fehlen werden und ob Sie Fachkräfte einstellen oder die Lücke mit Weiterbildung schließen. Für unsichere Entwicklungen eignet sich die Szenariotechnik.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalbedarfsplanung?
Am schwierigsten ist es, flexibel zu bleiben. Wer schnell auf Marktänderungen reagiert, verändert damit oft auch den Personalbedarf, und das lässt sich schwer vorhersagen.
Statistische Verfahren geben eine Richtung vor, weichen in bewegten Märkten aber oft von der Realität ab. Deshalb lohnt es sich, die Planung regelmäßig mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten abzugleichen.
Muss der Betriebsrat bei der Personalbedarfsplanung einbezogen werden?
In Deutschland müssen Arbeitgebende den Betriebsrat nach § 92 BetrVG rechtzeitig und umfassend über die Personalplanung unterrichten, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf. Der Betriebsrat kann außerdem Vorschläge zur Einführung und Durchführung einer Personalplanung machen. In Österreich sieht § 98 ArbVG eine vergleichbare Informations- und Beratungspflicht vor. Mehr zu seinen Rechten lesen Sie im Lexikon-Eintrag Betriebsrat.
Was ist der Unterschied zwischen Personalbedarfsplanung und Personaleinsatzplanung?
Die Personalbedarfsplanung klärt, wie viele Beschäftigte mit welchen Qualifikationen ein Unternehmen braucht. Die Personaleinsatzplanung baut darauf auf und legt fest, wer wann und wo arbeitet, etwa im Dienst- oder Schichtplan. Mehr dazu lesen Sie im Lexikon-Eintrag Personaleinsatzplanung.
Welche Hilfsmittel erleichtern die Personalbedarfsplanung?
Eine Software zur Zeiterfassung zeigt, wo Personal fehlt: Dauerhafte Überstunden und Mehrarbeit deuten auf quantitativen Bedarf hin. Zusammen mit einer Leistungserfassung wird auch qualitativer Bedarf sichtbar, etwa wenn Aufgaben regelmäßig länger dauern als geplant; ob eine fehlende Qualifikation dahintersteckt, klärt das Mitarbeitergespräch. In der Dienstplanung von TimeTac hinterlegen Sie außerdem je Schicht eine Mindestbesetzung, und eine Besetzungsübersicht zeigt über zwölf Monate, wie viel der geplanten Besetzung tatsächlich gedeckt war.
Wie wird aus dem Personalbedarf ein Dienstplan?
Steht der Bedarf fest, folgt die Planung der einzelnen Dienste: Wer übernimmt welche Schicht, und wie werden Ruhezeiten und Urlaub berücksichtigt? Schritt für Schritt erklärt das unser Leitfaden Dienstplan erstellen. In TimeTac planen Sie Schichten nach Mindestbesetzung und Qualifikation, und eine automatische Prüfung achtet auf Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Mehr dazu auf der Seite Dienstplanung.
Quellen:
- Deutschland: § 92 BetrVG
- Österreich: § 98 ArbVG
- IHK Schwaben
- REFA-Verband
