Der Jahresabschluss Ihrer Zeiterfassung

von Gabriele Kaier, 28.11.2023

Am Ende des Jahres benötigen Sie die Daten aus der Zeiterfassung und bemerken, dass sich die Stundenabrechnung wegen Unstimmigkeiten nicht korrekt abschließen lässt? Fehlersuchen, wenn die Zeit knapp ist, kann ganz schön stressig sein. Damit Sie dieses Schicksal nicht ereilt, haben wir eine Checkliste vorbereitet, die Ihnen das Ende des Jahres in Zukunft erleichtern werden.

Stressfreier Abschluss der Stundenabrechnung

Keine Zeit zu verlieren? Mit unserer Checkliste lassen sich Unklarheiten in der Stundenabrechnung rasch aufklären. Und falls nicht, ist unser Support-Team natürlich gerne für Sie da.

4 Tipps, wie Stress zum Jahresende gar nicht erst aufkommt

Mit diesen 4 Tipps vermeiden Sie mögliche Ungereimtheiten in Ihrer Stundenabrechnung.

1. Kontrollieren Sie die Stundenabrechnung am besten monatlich

Werfen Sie am besten schon während des Jahres regelmäßig einen Blick auf die Stundenabrechnung Ihrer Mitarbeitenden. Gewohnheitsmäßig sollte die Stundenabrechnung zuerst vom Mitarbeitenden kontrolliert und danach durch Aktivierung der Checkbox abgeschlossen werden. Abschließend kann der zuständige Manager die Stundenabrechnung überprüfen. Warum? Der Mitarbeitende selbst erkennt eher mögliche Ungereimtheiten und kann diese rechtzeitig korrigieren. So vermeiden Sie, dass sich Fehler in der Stundenabrechnung einschleichen und sich diese mit der Zeit summieren. Weitere Informationen, wie Sie die Stundenabrechnung abschließen können.

Zuerst schließt der Mitarbeitende ab, dann der Manager

2. Überfliegen Sie regelmäßig den Arbeitszeitsaldo

Sind die Werte des Arbeitszeitsaldos realistisch oder absurd hoch? Überfliegen Sie immer wieder, zumindest stichprobenartig, die Stundenabrechnung. Nutzen Sie dafür unbedingt unsere Auswertungsmöglichkeiten, um sich möglichst rasch einen Überblick zu verschaffen.

TimeTac bietet Ihnen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten

3. Bearbeiten Sie Anträge Ihrer Mitarbeitenden zeitgerecht

Damit Ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung korrekt sind, ist es ratsam, dass Sie regelmäßig die Anträge auf Urlaub, Abwesenheit oder Änderung von Zeitbuchungen etc. Ihrer Mitarbeitenden einsehen und diese rechtzeitig genehmigen bzw. ablehnen. Denn offene Anträge, die erst zu Jahresende genehmigt werden, wirken sich selbstverständlich auf den Urlaubssaldo und auf die Stundenabrechnung aus. Mehr zum Thema „Genehmigungsworkflow Abwesenheit/Urlaub”

Anträge rasch genehmigen per Klick

4. Trotz Regelverletzungen, Stundenabrechnung abschließen

Sie können in den Accounteinstellungen definieren, dass die Mitarbeitenden und/oder Manager trotz Regelverletzungen den Abschluss der Stundenabrechnung vornehmen können.

Wählen Sie ob und wie Sie den Abschluss trotz Regelverletzungen freigeben