Der Jahresabschluss Ihrer Zeiterfassung
von Gabriele Kaier, 13.01.2021
Für Unternehmen bedeutet das Ende des Kalenderjahres oft auch den Abschluss des Geschäftsjahres. Viele unserer Kunden schließen daher auch mit Ende des Jahres bzw. Anfang nächsten Kalenderjahres die Zeitbuchungen ihrer Mitarbeiter ab. Wir möchten Sie informieren, worauf Sie achten sollten, damit der Abschluss Ihrer Zeiterfassung reibungslos abläuft und Sie dabei unnötigen Stress vermeiden.
Tipps zum Jahresabschluss der Stundenabrechnung
Ihre Mitarbeiter erfassen während des Jahres ihre Arbeitszeiten und suchen um Anträge bei Vorgesetzten an. Am Ende des Jahres benötigen Sie möglicherweise die Daten aus der Zeiterfassung und bemerken, dass die eine oder andere Unstimmigkeit in der Stundenabrechnung vorhanden ist und sich diese nicht korrekt abschließen lässt. Wir möchten Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie mögliche Ungereimtheiten in Ihrer Stundenabrechnung vermeiden bzw. sich entstandene Unklarheiten rascher klären lassen.
Screenshot Stand 2021.
Kontrollieren Sie die Stundenabrechnung am besten regelmäßig
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie schon während des Jahres regelmäßig einen Blick auf die Stundenabrechnung Ihrer Mitarbeiter werfen. Nach unserer Erfahrung funktioniert das am besten zu vereinbarten Zeiten, in für Sie vertretbaren Abständen. Gewohnheitsmäßig sollte die Stundenabrechnung zuerst vom Mitarbeiter kontrolliert und danach durch Aktivierung der Checkbox abgeschlossen werden. Anschließend sollte der zuständige Manager die Stundenabrechnung einsehen und ebenso durch Aktivierung der Manager-Checkbox abschließen. Denn der Mitarbeiter erkennt eher mögliche Ungereimtheiten und kann diese rechtzeitig korrigieren. So vermeiden Sie, dass sich Fehler in der Stundenabrechnung einschleichen und sich diese mit der Zeit summieren. Weitere Informationen, wie Sie die Stundenabrechnung abschließen, können Sie hier in der Knowledge-Base nachlesen.Bearbeiten Sie Anträge Ihrer Mitarbeiter zeitgerecht
Damit Ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung korrekt ist, ist es ratsam, dass Sie regelmäßig die Anträge Ihrer Mitarbeiter auf Urlaub, Abwesenheit oder Änderung von Zeitbuchungen etc. einsehen und diese zeitgerecht genehmigen bzw. ablehnen. Denn offene Anträge, die erst zu Jahresende genehmigt werden, wirken sich selbstverständlich auf den Urlaubssaldo und auf die Stundenabrechnung aus. Sollte am Ende des Jahres die Stundenabrechnung bzw. der Resturlaub eines Mitarbeiters nicht korrekt sein, prüfen Sie daher, ob offene Anträge vorhanden sind. Mehr zum Thema “Genehmigungsworkflow Abwesenheit/Urlaub” können hier Sie in der Knowledge-Base nachlesen.Wählen Sie den passenden Feiertagskalender aus
Damit gesetzliche Feiertage in der Stundenabrechnung korrekt berücksichtigt werden, bieten wir Ihnen länderspezifische Feiertagskalender. Bitte achten Sie darauf, dass Sie den passenden Kalender für Ihr Bundesland bzw. Ihren Kanton einstellen. Sie können auch jedem Mitarbeiter den passenden Feiertagskalender zuweisen oder den Kalender auch um nicht gesetzliche Feiertage erweitern. Prüfen Sie am Jahresende, ob Sie den richtigen Feiertagskalender für Ihr Bundesland/Ihren Kanton eingestellt haben. Wie Sie den Feiertagskalender einstellen, finden Sie hier in der Knowledge-Base.Ist das Arbeitszeitmodell richtig eingestellt?
Die Arbeitszeitmodelle sind die Basis für die korrekte Stundenabrechnung. Sie legen die Soll-Stunden fest, welche Tage Arbeitstage sind, ob und wann Überstunden gemacht werden können oder regeln die Kernzeiten etc. Wurden zu wenig Wochenstunden geleistet oder Überstunden angesammelt, Pausenzeiten nicht eingehalten etc. sieht der Mitarbeiter bzw. auch Vorgesetzte diese Verletzungen der Vereinbarungen in der Stundenabrechnung. Kommt es am Jahresende zu Fehlern in der Stundenabrechnung, raten wir Ihnen, sich die genauen Einstellungen im Arbeitsmodell des Mitarbeiters anzusehen. Vielleicht wurde das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters im Laufe des Jahres geändert und möglicherweise dabei nicht alle Details dazu korrekt eingestellt? Hat sich vielleicht der Tagesplan im Laufe des Jahres verändert, hat der Mitarbeiter eventuell in das Kurzarbeit-Modell gewechselt, wurde die Rahmenarbeitszeit verändert oder anderes? Werfen Sie daher einen genauen Blick auf die Einstellungen der Arbeitszeitmodelle. Mehr zu den Arbeitszeitmodellen und Möglichkeiten bzw. Konfigurationen können Sie ebenso in unserer Knowledge-Base erfahren. Bitte wenden Sie sich vor größeren Eingriffen in Ihrer Stundenabrechnung und vor allem, wenn Sie dabei unsicher sind, an unser Support-Team. Dieses steht Ihnen gerne unter support@timetac.com zur Verfügung.Wenig Zeit für den Jahresabschluss?
TimeTac hilft Ihnen die Stundenabrechnung einfach zu managen.
