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Urlaubsplanung: 6 Tipps, wie Ihre Urlaubsplanung im Unternehmen reibungslos abläuft

Von Gabriele Kaier, 11.12.2017, Lesezeit ca. 10 min.

Die Urlaubsplanung für das neue Jahr sollten Unternehmen rechtzeitig in Angriff nehmen. Diese erfordert einiges an Zeit und Geschick um einerseits die Mitarbeiterinteressen und andererseits einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen sicher zu stellen. Mit dieser Checkliste vermeiden Sie Konfliktpotenziale bei der Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen.

Die Urlaubsplanung im Unternehmen: Die Checkliste

1. Stellen Sie klare Regeln für die Urlaubsplanung auf.

Für die Urlaubsplanung der Mitarbeiter legen Sie klare Regeln fest. Um sicherzugehen, dass diese auch eingehalten werden, empfiehlt es sich diese am besten in die Betriebsvereinbarung aufzunehmen.

Normalerweise stellt die Regeln für die Urlaubsplanung die HR-Abteilung auf oder arbeitet zumindest daran mit. Gehen Sie sicher, dass diese Checkliste für die Urlaubsplanung jede Führungskraft erhält und in den jeweiligen Teams berücksichtigt sowie zugänglich gemacht wird.

2. Rechtzeitige Urlaubsplanung: Planen Sie den Urlaubsbedarf frühzeitig.

Planen Sie den Urlaub frühzeitig und vorausschauend, am besten gemeinsam mit den Teams, im offenen Dialog. Berücksichtigen Sie bei der Urlaubsplanung folgende Punkte Ihrer Mitarbeiter:

  • Bevorzugen Sie Mitarbeiter mit Schulkindern.
  • Beliebte Termine wie Brückentage, Weihnachten, das Jahresende ad Resturlaub
  • Veranstaltungen des Unternehmens wie Jubiläen, Weihnachtsfeier: Gehen Sie sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter zu diesen Terminen in Urlaub gehen. Diese Feste sollen das Wir-Gefühl im Unternehmen stärken und dabei nicht die halbe Belegschaft fehlen.
  • Religiöse Feiertage: Behalten Sie die wichtigsten Feiertage Ihrer beispielsweise muslimischen Mitarbeiter im Hinterkopf.
  • Regeln Sie wer wem im Urlaub vertritt: Details hierzu finden Sie in Punkt 5 unten

Mit einer webbasierten Urlaubsverwaltung können Ihre Mitarbeiter auch von zu Hause aus auf die Urlaubsplanung zugreifen und einen Urlaubsantrag stellen.

Planen Sie den Urlaub und beachten Sie den Bedarf Ihres Unternehmens.

Zur frühzeitigen Urlaubsplanung gehört auch die Bedarfserhebung Ihres Unternehmens. Führungskräfte wissen im Voraus, zu welchen Zeiten wichtige Projekte anstehen oder branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt und können für diese Zeiträume eine Urlaubssperre oder Betriebsurlaub verhängen.

Bei einer Software zur Urlaubsverwaltung können Sie einen Betriebsurlaub und eine Urlaubssperre für einzelne Abteilungen oder das ganze Unternehmen eintragen. Sollten die Mitarbeiter im Zeitraum einer Urlaubssperre in der Software einen Urlaubsantrag stellen, werden sie automatisch aufmerksam gemacht, dass in diesem Zeitraum kein Urlaub möglich ist. Wenn Sie einen Betriebsurlaub in der Software einstellen, werden Ihre Mitarbeiter von der Software darüber informiert, die Urlaubstage automatisch bei den Mitarbeitern eingetragen bzw. vom Urlaubsanspruch abgezogen.

3. Behalten Sie Resturlaub und Gleitzeitguthaben im Blick.

Der Urlaub ist zum Erholen vorgesehen, damit Ihre Mitarbeiter mit neuer Energie in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter sich hin und wieder eine Pause zu gönnen. Das wirkt sicher einerseits positiv auf die Ergebnisse aus, andererseits hilft es Ansammlungen von Resturlaub zu vermeiden. Schaffen Sie klare betriebliche Regeln, bis wann der Resturlaub genommen werden muss, bevor er verfällt. Wenn Ihre Mitarbeiter den Jahresurlaub aus betrieblichen Gründen erst gegen Ende des Kalenderjahres nehmen können, geben Sie diesen Mitarbeitern den Vorzug gegenüber den Ansprüchen von Kollegen, die neuen Urlaub nehmen wollen. Hier finden Sie einen Überblick über die gesetzliche Regelung zum Thema Urlaubsverfall und Urlaubsübertrag in Deutschland.

Mit einer Online-Urlaubsverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick über das Gleitzeitguthaben, Überstunden oder Resturlaube Ihrer Mitarbeiter in der Darstellung als Jahreskalender, Abteilungskalender oder Teamkalender. Auch die Mitarbeiter selbst haben jederzeit die Übersicht über Ihre Urlaubsanträge und aktuellen Urlaubsanspruch in ihrer Online-Urlaubsplanung.

Sie können in der Software auch einen automatischen Urlaubsverfall und -übertrag einstellen lassen, um die Verwaltung der Resturlaube für die Personalverantwortlichen zu erleichtern.

4. Achten Sie auf Überschneidungen.

Gestalten Sie die Urlaubsplanung so, dass es bei Mitarbeitern mit ähnlichen Aufgabenbereichen zu keinen Urlaubsüberschneidungen kommt. Achten Sie darauf, dass diese nicht unmittelbar nacheinander einen Urlaubsantrag stellen.

Ein Online Urlaubsplanung unterstützt Sie dabei, dass es zu keinen Überschneidungen der Urlaubstage einzelner Mitarbeiter kommt. Der Abteilungskalender zeigt Ihnen auf einen Blick übersichtlich die Abwesenheiten aller Mitarbeiter einer oder aller Abteilungen. Der Teamkalender ermöglicht Ihnen projektbezogen, über Abteilungsgrenzen hinweg, Ihr Team im Blick zu behalten.

5. Regeln Sie die Vertretung Ihrer Mitarbeiter.

Berücksichtigen Sie schon bei der Urlaubsplanung wer wen im Urlaub vertritt, damit keine Reibungsverluste entstehen, wenn Mitarbeiter auf Urlaub gehen. Eine Online Urlaubsplanung bietet Ihnen die Möglichkeit im Abwesenheitsfall eines leitenden Mitarbeiters Anträge an eine Urlaubsvertretung weiterzuleiten. So wird sichergestellt, dass Urlaubsanträge, Zeitausgleichsanträge, Zeitbuchungsanträge und Anträge für sonstige Abwesenheiten der Mitarbeiter zeitnah bearbeitet werden. Der definierte Stellvertreter wird automatisch am Beginn der Abwesenheit aktiviert und mit Ende des Urlaubs wieder automatisch von der Software deaktiviert.

6. Die Urlaubs-Checkliste für jeden Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter auf Urlaub geht, ist eine gute Übergabe der Aufgaben und Projekte das A und O damit der Betrieb reibungslos weiterläuft. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an bereits im Vorfeld wichtige Abläufe, offene Projekte, Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte, Dateien und Kontakte sauber zu übergeben.

Je nach dem wie lange der Mitarbeiter abwesend ist und auch abhängig davon wie gut die Vertretung den Arbeitsbereich bereits kennt, muss die Übergabe sehr gründlich oder weniger detailliert übergeben werden. Es ist auch sinnvoll die anstehenden Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen, damit nicht ein Mitarbeiter doppelte Arbeit leisten muss.

Bei der Übergabe empfiehlt es sich, strukturiert nach einer Übergabe-Checkliste für den vertretenden Kollegen vorzugehen. Überlegen Sie vor Erstellung eines Übergabeprotokolls, welche Informationen der Vertreter benötigt, um die Arbeit problemlos weiterführen zu können. Wenn möglich sollte der Mitarbeiter aber dem Vertreter nicht einfach ein Übergabeprotokoll aushändigen, sondern in einem persönlichen Gespräch die wichtigen Aufgaben erklären um Missverständnisse zu vermeiden und offene Fragen zu klären.

Um die wichtigsten Informationen strukturiert zu übergeben, bewährt sich eine Checkliste für den vertretenden Kollegen. Es ist auch sinnvoll die anstehenden Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen, damit nicht ein Mitarbeiter doppelte Arbeit leisten muss.

Online Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung

Eine Online Urlaubsverwaltung wie TimeTac bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für eine effiziente Urlaubsplanung und Verwaltung von Urlaubs- oder Zeitausgleichansprüchen sowie sonstigen Abwesenheiten benötigen. Die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter werden automatisch auf Basis der Arbeitsmodelle berechnet und sind für Mitarbeiter und Vorgesetzte jederzeit übersichtlich ersichtlich.

Mit der Urlaubsverwaltung von TimeTac erledigen Ihre Mitarbeiter die Anträge auf Urlaub, Zeitausgleich oder sonstige Abwesenheiten mit Freigabeworkflow effizient und papierlos online. Vorgesetzte können auf Basis aktueller Ansprüche und notwendige Verfügbarkeiten die Anträge bearbeiten. Die Mitarbeiter werden von der Annahme oder Ablehnung eines Antrages automatisch von der Software informiert. Bei TimeTac haben Sie auch die Möglichkeit Anträge zwei Stufen durchlaufen zu lassen. Bei einem zweistufigen Genehmigungsworkflow genehmigen zwei übergeordnete Manager einen Antrag.

Sonstige Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Pflegeurlaub, Schulung usw. lassen sich in TimeTac individuell für Ihr Unternehmen anpassen. Besonders praktisch, die länderspezifischen Feiertage erhalten Sie bei TimeTac für Ihren Bedarf im sogenannten Feiertagskalender vorkonfiguriert. Ebenso sind länderspezifische Definitionen für Abwesenheiten und die Begrenzung sonstiger Abwesenheiten bei TimeTac einstellbar. Machen Sie es sich und Ihrer Personalabteilung leicht! Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen.

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