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Urlaubsplanung: 6 Tipps, wie Ihre Urlaubsplanung im Unternehmen reibungslos abläuft

von Gabriele Kaier, 11.12.2017

Die Urlaubsplanung für das neue Jahr sollten Unternehmen rechtzeitig in Angriff nehmen. Diese erfordert einiges an Zeit und Geschick um einerseits die Mitarbeiterinteressen und andererseits einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen sicher zu stellen. Mit dieser Checkliste vermeiden Sie Konfliktpotenziale bei der Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen.

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen

1. Stellen Sie klare Regeln für die Urlaubsplanung auf

Legen Sie für die Urlaubsplanung der Mitarbeiter*innen klare Regeln fest. Um sicherzugehen, dass diese auch eingehalten werden, empfiehlt es sich diese am besten in die Betriebsvereinbarung aufzunehmen.

Normalerweise stellt die HR-Abteilung die Regeln für die Urlaubsplanung auf oder arbeitet zumindest daran mit. Gehen Sie sicher, dass diese Checkliste für die Urlaubsplanung jede Führungskraft erhält und in den jeweiligen Teams berücksichtigt sowie zugänglich gemacht wird.

2. Rechtzeitige Urlaubsplanung: Planen Sie den Urlaubsbedarf frühzeitig

Planen Sie den Urlaub frühzeitig und vorausschauend, am besten gemeinsam mit den Teams im offenen Dialog. Berücksichtigen Sie bei der Urlaubsplanung folgende Punkte Ihrer Mitarbeiter*innen:

  • Bevorzugen Sie Mitarbeiter*innen mit Schulkindern.
  • Beliebte Termine wie Brückentage, Weihnachten, das Jahresende ad Resturlaub
  • Veranstaltungen des Unternehmens wie Jubiläen, Weihnachtsfeier: Gehen Sie sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter*innen zu diesen Terminen in Urlaub gehen. Diese Feste sollen das Wir-Gefühl im Unternehmen stärken und dabei nicht die halbe Belegschaft fehlen
  • Religiöse Feiertage: Behalten Sie die wichtigsten Feiertage Ihrer Mitarbeiter*innen im Hinterkopf
  • Regeln Sie wer wem im Urlaub vertritt: Details hierzu finden Sie in Punkt 5 unten

Mit einer webbasierten Urlaubsverwaltung können Ihre Mitarbeiter*innen auch von zu Hause aus auf die Urlaubsplanung zugreifen und einen Urlaubsantrag stellen.

Achten Sie auf den Bedarf Ihres Unternehmens bei der Planung

Zur frühzeitigen Urlaubsplanung gehört auch die Bedarfserhebung Ihres Unternehmens. Führungskräfte wissen im Voraus, zu welchen Zeiten wichtige Projekte anstehen oder branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt und können für diese Zeiträume eine Urlaubssperre oder Betriebsurlaub verhängen.

Bei einer Software zur Urlaubsverwaltung können Sie einen Betriebsurlaub und eine Urlaubssperre für einzelne Abteilungen oder das ganze Unternehmen eintragen. Sollten die Mitarbeiter*innen im Zeitraum einer Urlaubssperre in der Software einen Urlaubsantrag stellen, werden sie automatisch darauf aufmerksam gemacht, dass in diesem Zeitraum kein Urlaub möglich ist. Wenn Sie einen Betriebsurlaub in der Software einstellen, werden Ihre Mitarbeiter*innen von der Software darüber informiert, die Urlaubstage automatisch bei diesen Personen eingetragen bzw. vom Urlaubsanspruch abgezogen.

3. Behalten Sie Resturlaub und Gleitzeitguthaben im Blick

Der Urlaub ist zum Erholen vorgesehen, damit Ihre Mitarbeiter*innen mit neuer Energie in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen sich hin und wieder eine Pause zu gönnen. Das wirkt sicher einerseits positiv auf die Ergebnisse aus, andererseits hilft es Ansammlungen von Resturlaub zu vermeiden. Schaffen Sie klare betriebliche Regeln, bis wann der Resturlaub genommen werden muss, bevor er verfällt. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen den Jahresurlaub aus betrieblichen Gründen erst gegen Ende des Kalenderjahres nehmen können, geben Sie diesen Beschäftigten den Vorzug gegenüber den Ansprüchen von Kolleginnen/Kollegen, die neuen Urlaub nehmen wollen. Hier finden Sie einen Überblick über die gesetzliche Regelung zum Thema Urlaubsverfall und Urlaubsübertrag in Deutschland.

Mit einer Online-Urlaubsverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick über das Gleitzeitguthaben, Überstunden oder Resturlaube Ihrer Belegschaft in der Darstellung als Jahreskalender, Abteilungskalender oder Teamkalender. Auch die Mitarbeiter*innen selbst haben jederzeit die Übersicht über Ihre Urlaubsanträge und aktuellen Urlaubsanspruch in ihrer Online-Urlaubsplanung.

Sie können in der Software auch einen automatischen Urlaubsverfall und -übertrag einstellen lassen, um die Verwaltung der Resturlaube für die Personalverantwortlichen zu erleichtern.

4. Achten Sie auf Überschneidungen

Gestalten Sie die Urlaubsplanung so, dass es bei Beschäftigten mit ähnlichen Aufgabenbereichen zu keinen Urlaubsüberschneidungen kommt. Achten Sie darauf, dass diese nicht unmittelbar nacheinander einen Urlaubsantrag stellen.

Ein Online Urlaubsplanung unterstützt Sie dabei, dass es zu keinen Überschneidungen der Urlaubstage einzelner Mitarbeiter*innen kommt. Der Abteilungskalender zeigt Ihnen auf einen Blick übersichtlich die Abwesenheiten aller Mitarbeiter*innen einer oder aller Abteilungen. Der Teamkalender ermöglicht Ihnen projektbezogen, über Abteilungsgrenzen hinweg, Ihr Team im Blick zu behalten.

5. Regeln Sie die Vertretung Ihrer Mitarbeiter*innen

Berücksichtigen Sie schon bei der Urlaubsplanung wer wen im Urlaub vertritt, damit keine Reibungsverluste entstehen, wenn Mitarbeiter*innen auf Urlaub gehen. Eine Online Urlaubsplanung bietet Ihnen die Möglichkeit im Abwesenheitsfall einer Führungskraft Anträge an eine Urlaubsvertretung weiterzuleiten. So wird sichergestellt, dass Urlaubsanträge, Zeitausgleichsanträge, Zeitbuchungsanträge und Anträge für sonstige Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen zeitnah bearbeitet werden. Die/der definierte Stellvertreter*in wird automatisch am Beginn der Abwesenheit aktiviert und mit Ende des Urlaubs wieder automatisch von der Software deaktiviert.

6. Die Urlaubs-Checkliste für jede*n Mitarbeiter*in

Wenn ein*e Mitarbeiter*in auf Urlaub geht, ist eine gute Übergabe der Aufgaben und Projekte das A und O damit der Betrieb reibungslos weiterläuft. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an bereits im Vorfeld wichtige Abläufe, offene Projekte, Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte, Dateien und Kontakte sauber zu übergeben.

Je nach dem wie lange die Person abwesend ist und auch abhängig davon wie gut die Vertretung den Arbeitsbereich bereits kennt, muss die Übergabe sehr gründlich oder weniger detailliert übergeben werden. Es ist auch sinnvoll die anstehenden Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter*innen zu verteilen, damit nicht ein*e Mitarbeiter*in doppelte Arbeit leisten muss.

Bei der Übergabe empfiehlt es sich, strukturiert nach einer Übergabe-Checkliste für die/den vertretende*n Kollegin/Kollegen vorzugehen. Überlegen Sie vor Erstellung eines Übergabeprotokolls, welche Informationen die Vertretung benötigt, um die Arbeit problemlos weiterführen zu können. Wenn möglich sollte die/der Mitarbeiter*in aber der Vertretung nicht einfach ein Übergabeprotokoll aushändigen, sondern in einem persönlichen Gespräch die wichtigen Aufgaben erklären um Missverständnisse zu vermeiden und offene Fragen zu klären.

Um die wichtigsten Informationen strukturiert zu übergeben, bewährt sich eine Checkliste für die/den zu vertretende*n Kollegin/Kollegen. Es ist auch sinnvoll die anstehenden Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter*innen zu verteilen, damit nicht ein*e Mitarbeiter*in doppelte Arbeit leisten muss.

Fazit

Eine Online Urlaubsverwaltung wie TimeTac bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für eine effiziente Urlaubsplanung und Verwaltung von Urlaubs- oder Zeitausgleichansprüchen sowie sonstigen Abwesenheiten benötigen. Die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter*innen werden automatisch auf Basis der Arbeitsmodelle berechnet und sind für Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte jederzeit übersichtlich ersichtlich.

Mit der Urlaubsverwaltung von TimeTac erledigen Ihre Mitarbeiter*innen die Anträge auf Urlaub, Zeitausgleich oder sonstige Abwesenheiten mit Freigabeworkflow effizient und papierlos online. Vorgesetzte können auf Basis aktueller Ansprüche und notwendige Verfügbarkeiten die Anträge bearbeiten. Die/der Mitarbeiter*in werden von der Annahme oder Ablehnung eines Antrages automatisch von der Software informiert. Bei TimeTac haben Sie auch die Möglichkeit Anträge zwei Stufen durchlaufen zu lassen. Bei einem zweistufigen Genehmigungsworkflow genehmigen zwei übergeordnete Manager*innen einen Antrag.

Sonstige Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Pflegeurlaub, Schulung usw. lassen sich in TimeTac individuell für Ihr Unternehmen anpassen. Besonders praktisch, die länderspezifischen Feiertage erhalten Sie bei TimeTac für Ihren Bedarf im sogenannten Feiertagskalender vorkonfiguriert. Ebenso sind länderspezifische Definitionen für Abwesenheiten und die Begrenzung sonstiger Abwesenheiten bei TimeTac einstellbar.

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