Bye bye Verwaltungschaos rund um Urlaub und Abwesenheit!

von Gabriele Kaier, 08.11.2021

Urlaub beantragen, Urlaub freigeben, Resturlaub berechnen, den Überblick über Urlaub und Krankenstände behalten etc. Diese Prozesse sind aufwendig und kosten Sie eine Menge Zeit und Nerven. Wir möchten Ihnen nicht nur die Organisation rund um die Arbeitszeit so einfach und angenehm wie möglich gestalten, sondern Ihnen auch Arbeit rund um die Verwaltung von Urlaub, Krankenstand und anderen Abwesenheiten abnehmen. Jetzt sind Sie noch früh genug dran, auch Ihr Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement für 2022 zu digitalisieren.

Weniger Aufwand, mehr Überblick, bessere Planung

Der Verzicht auf eine Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung bedeutet oftmals eine enorme Belastung für Personalabteilungen. Die Berechnung des Jahresurlaubs eines jeden Mitarbeiters, die Nachverfolgung von Abwesenheiten, das Managen von Krankenstand usw. ist ohne entsprechendes Tool mühsam und aufwendig. Viele Abteilungen nutzen jedoch nach wie vor einen einfachen Excel-Urlaubsplaner zur Urlaubsverwaltung ihrer Mitarbeiter.

Eine Software für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung hilft Ihnen, viel effektiver und effizienter zu arbeiten. Diese Software ist darauf ausgerichtet, die Aufgaben der Personalverwaltung zu optimieren, zu beschleunigen und zu vereinfachen. Werfen wir daher einen Blick auf die Vorteile und Funktionen, die Ihnen diese Software bieten kann.

Aufgaben automatisieren

Die Automatisierung von Aufgaben gehört zu den Hauptvorteilen, denn diese ermöglicht einen besseren und reibungslosen Arbeitsprozess. Der Urlaubskalender der Mitarbeiter wird stets aktualisiert. Sie sehen jederzeit, über wie viel Resturlaub Sie noch verfügen, denn bereits konsumierte Urlaubstage werden automatisch abgezogen.

Im Excel-Formular müssen alle Informationen händisch eingetragen werden. Jeder Urlaubsantrag der Mitarbeiter muss eingegeben und der Resturlaub manuell aktualisiert werden. So passieren leicht Fehler, die zu Unstimmigkeiten mit dem betreffenden Mitarbeiter führen können.

Wenn Sie die TimeTac Arbeitszeiterfassung nutzen, ohne diese mit dem Modul der TimeTac Urlaubsverwaltung zu kombinieren, dann müssen Sie die Abwesenheiten manuell in der Stundenabrechnung eintragen. Wenn Sie beide Software-Module kombinieren, werden die Urlaube und Abwesenheiten automatisch berücksichtigt.

Zeitersparnis

Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung verursachen einen hohen Administrationsaufwand in der Personalabteilung. Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträge bearbeiten, Fehlzeiten in Excel-Listen eintragen etc. gehören zu den größten Zeitfressern bei Personalern und kosten das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern de facto Geld. Durch den Einsatz der entsprechenden Software können Sie Ihre Ressourcen optimieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Zu den aufwendigsten Aufgaben für den Personalmanager zählt dabei die Verwaltung des Jahresurlaubs. Die Mitarbeiter suchen per Mail beim zuständigen Manager an und beantragen ihre Urlaubstage. Danach überprüft der Personaler seinen Urlaubsplaner und antwortet auf die E-Mail. Die gewünschten Urlaubstage werden dann noch in die Tabelle manuell eingetragen. Dieser Prozess generiert nicht nur eine große Anzahl an E-Mails im Posteingang, sondern nimmt auch noch dazu viel Zeit in Anspruch.

In der Urlaubsverwaltung von TimeTac können die Mitarbeiter direkt über das System Urlaub beantragen und der Vorgesetzte genehmigt oder lehnt diesen mit wenigen Klicks ab. Der Manager kann sich vor dieser Entscheidung den Urlaubskalender des entsprechenden Mitarbeiters anzeigen lassen und so ganz leicht sicherstellen, dass alle Erfordernisse abgedeckt sind.

Erreichbarkeit und Teamwork

Die TimeTac Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist webbasiert. Das bedeutet, dass alle Daten in der Cloud gespeichert sind und so die Teamarbeit erheblich erleichtert wird. Warum? Jeder Mitarbeiter der Personalabteilung hat Zugriff auf die Software und kann alle darin enthaltenen Informationen jederzeit einsehen. Diese Informationen werden wiederum mit dem Rest des Teams geteilt und in Echtzeit aktualisiert.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Personalabteilung von jedem Gerät und zu jeder Zeit auf die Plattform zugreifen kann. Sie müssen nicht mehr im Büro sein, um damit arbeiten zu können. Verwalten Sie Ihr Team von wo und wann auch immer Sie wollen.

Wichtige Informationen

Mit wenigen Klicks gelangen Sie zu den Abwesenheitsquoten für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen, sei es für den internen Gebrauch oder zur Weitergabe an das Management.

Zu den wichtigsten Features gehören:

• Alle Urlaubstage werden automatisch korrekt berechnet. TimeTac erledigt das für Sie auf Basis Ihrer Einstellungen.
• Stellen Sie ein, wie der Genehmigungsprozess bei Urlaubsanträgen ablaufen soll und wer darüber informiert wird.
• Neben Urlaub und Krankheit verwalten Sie Dienstreisen, Fortbildungen, Homeoffice-Tage und sämtliche Abwesenheiten, die im Unternehmen vorkommen direkt über die Software.
• Gewinnen Sie mit wenigen Klicks aufschlussreiche Berichte zu Urlaubsverbrauch, Krankenstand und anderen Abwesenheiten.