Projektcontrolling: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte messen und steuern

von Pia Birk, 18.05.2026

Projektcontrolling macht die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte messbar – von der ersten Kalkulation bis zur Abschlussanalyse. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Methoden und Kennzahlen und zeigt, wie Sie Kosten und Umsätze in der Praxis strukturiert erfassen.

Key-Takeaways: Projektcontrolling

• Projektcontrolling ist die systematische Überwachung von Kosten, Leistungen und Terminen über alle Projektphasen hinweg.
• Der Soll-Ist-Vergleich ist die zentrale Methode: Er deckt Abweichungen bei Budget, Zeit und Leistung frühzeitig auf.
• Ohne lückenlose Zeiterfassung fehlt die Datenbasis – sie ist die Grundlage jeder Projektkostenrechnung.
• Kosten und Umsätze lassen sich auf verschiedenen Ebenen erfassen: bei Personen, bei Aufgaben oder bei Tätigkeitstypen.
• Die richtige Kostenplanung hängt von der Branche ab – Agenturen, Handwerksbetriebe und IT-Dienstleister haben unterschiedliche Anforderungen.

Drei Wochen vor Projektende stellen Sie fest: Das Webdesign-Projekt, für das 6.000 € kalkuliert waren, hat bereits 5.200 € an Kosten verursacht – und ist erst zu 70 % fertig. Hätten Sie das früher gewusst, hätten Sie gegensteuern können. Genau das leistet systematisches Projektcontrolling – und genau das fehlt in vielen kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung aufbauen und Kosten sowie Umsätze branchenspezifisch zuordnen – mit einem 3-Ebenen-Modell, das von der Agentur über den IT-Dienstleister bis zum Handwerksbetrieb funktioniert.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sie die Planung, den Fortschritt und die Wirtschaftlichkeit eines Projekts systematisch überwachen und steuern. Es ist ein Teilbereich des Projektmanagements und begleitet ein Projekt von der ersten Kalkulation bis zur Abschlussanalyse.

Nach DIN 69901-5 ist das übergeordnete Ziel die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele“ durch Soll-Ist-Vergleich, Analyse von Abweichungen und Steuerung von Korrekturmaßnahmen. In der Praxis bedeutet das: Sie definieren messbare Zielwerte für Kosten, Termine und Leistung – und gleichen diese laufend mit den tatsächlichen Werten ab.

Projektcontrolling ist dabei mehr als reine Kostenkontrolle. Es umfasst drei Dimensionen:

Kostencontrolling – Werden die geplanten Budgets eingehalten? Liegen die Ist-Kosten über oder unter dem Plan? Wo entstehen unerwartete Aufwände?

Termincontrolling – Werden Meilensteine und Deadlines eingehalten? Wo kommt es zu Verzögerungen, und welche Auswirkungen haben sie auf das Gesamtprojekt?

Leistungscontrolling – Wird der vereinbarte Leistungsumfang erbracht? Stimmt die Qualität? Gibt es Scope Creep – also eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs?

Für dienstleistungsorientierte Unternehmen – Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Handwerksbetriebe – steht das Kostencontrolling im Mittelpunkt. Denn hier hängt die Rentabilität direkt davon ab, ob der tatsächliche Arbeitsaufwand den kalkulierten Aufwand übersteigt. Der Rest dieses Artikels fokussiert sich daher auf die wirtschaftliche Steuerung von Projekten.

Warum Projektcontrolling unverzichtbar ist

Viele Unternehmen steuern ihre Projekte nach Bauchgefühl. Das funktioniert, solange die Auftragslage gut und die Margen groß genug sind. Doch sobald der Wettbewerbsdruck steigt oder einzelne Projekte aus dem Ruder laufen, fehlt die Datenbasis für Gegenmaßnahmen.

Strukturiertes Projektcontrolling löst fünf konkrete Probleme:

• Unrentable Projekte bleiben unsichtbar. Ohne Soll-Ist-Vergleich erkennen Sie erst bei der Schlussrechnung, dass ein Projekt mehr gekostet hat, als es eingebracht hat. Zu dem Zeitpunkt ist das Geld bereits ausgegeben.
• Angebote werden zu knapp kalkuliert. Wenn Sie nicht wissen, wie viel ein vergleichbares Projekt tatsächlich gekostet hat, fehlen Erfahrungswerte für die nächste Projektkalkulation. Die Folge: zu niedrige Stundensätze oder zu optimistische Zeitschätzungen.
• Ressourcen werden falsch eingesetzt. Ohne Transparenz über die Auslastung und Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte können Sie nicht beurteilen, wo zusätzliche Kapazitäten sinnvoll wären und wo nicht.
• Budgetüberschreitungen werden zu spät erkannt. Laufendes Projektcontrolling macht Abweichungen sichtbar, bevor sie kritisch werden. Monatlich oder wöchentlich, statt erst am Projektende davon zu erfahren.
• Erkenntnisse gehen verloren. Ein Projektabschluss ohne wirtschaftliche Analyse ist eine verpasste Chance. Der Soll-Ist-Vergleich am Ende liefert wertvolle Daten für die Optimierung künftiger Projekte.

Methoden und Kennzahlen im Projektcontrolling

Projektcontrolling arbeitet mit einer Reihe etablierter Methoden und Kennzahlen. Sie müssen nicht alle gleichzeitig einsetzen – wählen Sie die Instrumente, die zu Ihrem Projektgeschäft passen.

Der Soll-Ist-Vergleich

Die Grundmethode des Projektcontrollings: Sie vergleichen die geplanten Werte (Soll) mit den tatsächlich eingetretenen Werten (Ist). Das funktioniert für Kosten, Stunden und Termine gleichermaßen.

Beispiel: Für ein Webdesign-Projekt wurde ein Budget von 6.000 € kalkuliert (60 Stunden à 100 € Stundenkostensatz). Nach drei Wochen zeigt der Soll-Ist-Vergleich: Bereits 5.200 € an Personalkosten aufgelaufen, obwohl erst 70 % der Aufgaben abgeschlossen sind. Die verbleibenden 30 % müssten mit nur 800 € Budget umgesetzt werden. Das ist nicht realistisch. Ohne diesen Abgleich arbeitet das Team weiter, bis das Budget gesprengt ist.

Voraussetzung für einen aussagekräftigen Soll-Ist-Vergleich: eine saubere Planung mit Zeitbudgets pro Aufgabe und eine lückenlose Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden.

Earned-Value-Analyse

Die Earned Value Analyse (EVA) erweitert den Soll-Ist-Vergleich um den Fertigstellungsgrad: Wie viel Leistung haben wir für das ausgegebene Geld tatsächlich bekommen? Die zwei zentralen Kennzahlen sind die Kosteneffizienz (CPI = Fertigstellungswert ÷ Ist-Kosten) und die Termineffizienz (SPI = Fertigstellungswert ÷ Planwert). Ein Wert unter 1,0 bedeutet jeweils: über Budget bzw. im Verzug. Die EVA eignet sich vor allem für größere Projekte mit klar definierten Arbeitspaketen – für kleinere Dienstleistungsprojekte reicht der einfache Soll-Ist-Vergleich.

Weitere Kennzahlen für das Kostencontrolling

Je nach Branche und Projektart sind zusätzliche Kennzahlen hilfreich:

Budgetausschöpfung = Ist-Kosten ÷ Gesamtbudget × 100. Zeigt in Prozent, wie viel vom Projektbudget bereits verbraucht ist.

Umsatz pro Projektstunde = Projektumsatz ÷ gebuchte Stunden. Gibt an, wie viel Umsatz jede investierte Arbeitsstunde erzeugt.

Anteil verrechenbarer Stunden = verrechenbare Stunden ÷ Gesamtstunden × 100. Zeigt, welcher Anteil der Projektarbeit tatsächlich Umsatz generiert. Diese Kennzahl ist besonders für Dienstleistungsunternehmen entscheidend – branchenübliche Zielwerte liegen zwischen 60 und 80 %.

Die Wirtschaftlichkeitsrechnung: Kern des Kostencontrollings

Im Zentrum des wirtschaftlichen Projektcontrollings steht die Wirtschaftlichkeitsrechnung. Sie vergleicht systematisch die tatsächlichen Projektkosten mit den erzielten Erlösen und beantwortet drei Fragen:

• Was kostet das Projekt tatsächlich? – Personalkosten, anteilige Fixkosten, variable Kosten wie Material oder Reiseaufwände.
• Was bringt das Projekt ein? – Erlöse aus vereinbarten Stundensätzen, Pauschalbeträgen oder definierte Budgets.
• Ist das Projekt wirtschaftlich? – Übersteigt der Erlös die Kosten? Wie hoch ist der Deckungsbeitrag?

Die Grundlage dafür ist zweiteilig: Einerseits eine lückenlose Zeiterfassung, die zeigt, wer wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Andererseits eine klare Zuordnung von Kosten- und Umsatzsätzen zu Personen, Aufgaben oder Tätigkeitstypen.

Die konkreten Schritte einer Wirtschaftlichkeitsrechnung – wie Sie Personalkosten ermitteln, Fixkosten zuordnen und den Deckungsbeitrag interpretieren – behandeln die weiteren Artikel dieser Blogserie.

Verrechenbare und nicht verrechenbare Aufgaben trennen

Ein oft unterschätzter, aber entscheidender Aspekt im Projektcontrolling: die Unterscheidung zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Aufgaben (auch abrechenbare bzw. fakturierbare Stunden genannt – wir verwenden im Folgenden einheitlich „verrechenbar“).

Verrechenbare Aufgaben erzeugen direkten Umsatz – etwa Beratung, Umsetzung, Montage oder aktive Projektarbeit beim Kunden. Nicht verrechenbare Aufgaben wie interne Abstimmungen, Administration oder Projektmanagement-Overhead sind notwendig, können aber nicht in Rechnung gestellt werden.

Warum das für Ihre Projektkalkulation entscheidend ist: Wenn nur die Hälfte der gebuchten Stunden verrechenbar ist, muss Ihr Stundensatz die andere Hälfte mittragen. Ohne diese Transparenz kalkulieren Sie systematisch zu niedrig.

Projektkosten und Umsätze in TimeTac erfassen

Theorie ist wichtig – aber wie setzen Sie Projektcontrolling in der Praxis um? Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac verbuchen Sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand minutengenau auf Projekte und Aufgaben, hinterlegen Kosten und Umsätze und werten beides per Knopfdruck aus.

TimeTac bietet Ihnen die Möglichkeit, Kosten und Umsätze auf drei Ebenen zuzuordnen. Wir stellen Ihnen diese drei Zuordnungsoptionen vor und zeigen anhand praktischer Beispiele, wann welche Variante sinnvoll ist.

Ebene 1: Personenebene

Sie können in der Benutzerverwaltung hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeitenden den Kosten- und den Umsatzstundensatz.

Eingabe von Kosten und Umsatz in der Benutzerverwaltung

• Kosten auf Personenebene: Üblicherweise die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil, optional ergänzt um anteilige Fixkosten. Wie Sie diesen Wert Schritt für Schritt ermitteln, zeigt unser Artikel zur Kostenberechnung von Projekten.
• Umsatz auf Personenebene: Sinnvoll, wenn eine Person immer denselben Satz verrechnet, unabhängig von der Tätigkeit – etwa ein Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin mit festem Honorar.

Ebene 2: Projekt- und Aufgabenebene

Bei Aufgaben geben Sie unter dem Reiter Finanzen Kosten und Umsatz pro Stunde ein. Bei Projekten hinterlegen Sie optional ein Gesamtbudget bzw. den Umsatz.

Kosten und Umsatz bei Aufgaben hinterlegen

• Budget auf Projektebene: Wenn ein Pauschalbetrag vereinbart wurde, sehen Sie jederzeit, wie viel Budget verbraucht ist.
• Umsatz auf Aufgabenebene: Wenn der Stundensatz je Tätigkeit variiert, z. B. 100 € für Konzeptarbeit, 85 € für Umsetzung.
• Kosten auf Aufgabenebene: Für variable Kosten, die nur bei Leistungserbringung anfallen – Maschinenverschleiß, Verbrauchsmaterial, Fahrzeugkosten bei Reisetätigkeit.

Ebene 3: Aufgabenartenebene

Wenn für einen bestimmten Aufgabentyp bei allen Kunden derselbe Stundensatz gilt, nutzen Sie  Aufgabenarten. 

Kosten und Umsatz bei Aufgabenarten abbilden

• Beispiel: Junior-Consulting und Senior-Consulting mit unterschiedlichen Sätzen, oder standardisierte Dienstleistungen wie Stiegenhausreinigung, Innenraumpflege oder Winterdienst. Die Arbeitszeit wird verschiedenen Projekten zugerechnet, aber Kosten und Umsätze müssen nur einmal bei der Aufgabenart gepflegt werden.

Auswertung: Soll-Ist-Vergleich auf Knopfdruck

Sobald Kosten und Umsätze hinterlegt sind und Ihre Mitarbeitenden Zeiten auf Aufgaben buchen, liefert die TimeTac-Auswertung „Projekt-, Mitarbeiter-, Kunden-, Aufgabenauswertung“ den laufenden Soll-Ist-Vergleich. Sie sehen auf einen Blick: gebuchte Stunden, aufgelaufene Kosten, erzielter Umsatz und die Differenz – differenziert nach Projekt, Kunde, Mitarbeitendem oder Aufgabe.

Konkret heißt das: Wenn ein Projekt 4.200 € an Kosten verursacht hat, aber nur 3.800 € Umsatz gegenüberstehen, zeigt die Auswertung sofort eine negative Differenz. Sie erkennen nicht erst am Projektende, dass etwas schiefläuft, sondern können laufend gegensteuern – etwa durch Nachverhandlung, Umschichtung von Ressourcen oder Anpassung des Projektumfangs.

Wie Sie den Deckungsbeitrag aus diesen Zahlen interpretieren und welche Maßnahmen sich daraus ableiten lassen, zeigt der dritte Artikel dieser Serie: Deckungsbeitrag Ihrer Projekte ermitteln.

Kostenplanung nach Branchen

Welche Ebene eignet sich für welche Branche? Nicht jedes Unternehmen braucht alle drei Ebenen. Die folgende Infografik zeigt auf einen Blick, welche Zuordnung von Kosten und Umsätzen in welcher Branche typisch, möglich oder nicht üblich ist.

Im Folgenden erläutern wir die Zuordnung für jede Branche im Detail:

• Gebäudereinigung: Personalkosten werden auf Personenebene hinterlegt, variable Kosten wie Verbrauchsmaterial und Geräteverschleiß auf Aufgabenebene. Der Umsatz wird typischerweise auf Aufgaben- oder Aufgabenartenebene erfasst, da vertragliche Stundensätze für Tätigkeiten wie Stiegenhausreinigung oder Winterdienst in der Regel standardisiert sind. Umsatz auf Personenebene ist nicht üblich. Wenn ein Kunde das Material selbst bereitstellt, setzen Sie die variablen Kosten bei der Aufgabe einfach auf null.
• Agenturen und Consulting: Hier fallen in der Regel keine variablen Kosten auf Aufgabenebene an – die Kosten werden ausschließlich über Personalkosten auf Personenebene abgebildet. Der Umsatz wird auf Aufgabenartenebene hinterlegt, wenn verschiedene Leistungen unterschiedliche Stundensätze haben – etwa ein Stundensatz je Leistung für Konzeption, Design und Umsetzung.
• IT & Software: Ähnlich wie bei Agenturen liegen die Personalkosten auf Personenebene. Zusätzlich können Lizenzen und Hosting als variable Kosten auf Aufgabenebene hinzukommen. Aufgabenarten wie Junior- und Senior-Satz mit unterschiedlichen Umsatzsätzen sind in dieser Branche besonders verbreitet.
• Rechtsberatung: Ein Sonderfall. Personalkosten und Umsatz werden hier oft gemeinsam auf Personenebene hinterlegt, da Anwältinnen und Anwälte typischerweise ein fixes Honorar pro Stunde verrechnen, unabhängig von der konkreten Tätigkeit. Kosten auf Aufgabenebene und Umsatz auf Aufgabenartenebene sind nicht üblich.
• Handwerk und Produktion: Die Kombination aus allen Ebenen ist typisch. Personalkosten auf Personenebene, Materialkosten und Maschinenstunden auf Aufgabenebene, Umsatz auf Aufgabenartenebene. Die variable Kostenkomponente ist hier deutlich höher als bei reinen Dienstleistungen.
• Architekturbüro: Personalkosten auf Personenebene, dazu optional Software- und Plotkosten auf Aufgabenebene. Der Umsatz wird auf Aufgabenartenebene erfasst – typischerweise als Satz nach Leistungsphase (HOAI).

In vielen Fällen ist eine Kombination aus mehreren Ebenen sinnvoll – etwa Personalkosten auf Personenebene und variable Kosten auf Aufgabenebene. So bilden Sie Ihre tatsächliche Kostenstruktur so realistisch wie möglich ab.

In fünf Schritten zum Projektcontrolling

Sie möchten Ihre Wirtschaftlichkeitsanalyse aufsetzen? Diese Schritte bringen Sie zum Ziel:

1. Ebenen festlegen. Entscheiden Sie anhand Ihrer Branche, auf welchen Ebenen Sie Kosten und Umsätze abbilden (siehe Branchenübersicht oben).

2. Kostensätze ermitteln. Berechnen Sie den tatsächlichen Stundenkostensatz Ihrer Mitarbeitenden – Brutto-Lohn, Lohnnebenkosten und anteilige Fixkosten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Budgetierung mit Bravour: Kosten präzise berechnen.

3. Sätze hinterlegen. Pflegen Sie Kosten- und Umsatzsätze in TimeTac bei Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten ein.

4. Aufgaben kennzeichnen. Markieren Sie jede Aufgabe als „verrechenbar“ oder „nicht verrechenbar“, damit Ihre Auswertungen umsatzwirksame Arbeit und internem Overhead unterscheiden.

5. Regelmäßig auswerten. Nutzen Sie die TimeTac-Auswertungen für den laufenden Soll-Ist-Vergleich. Warten Sie nicht bis zum Projektende – prüfen Sie wöchentlich oder monatlich, ob Ihre Projekte im Plan liegen.

Fazit

Wer Projektcontrolling sauber aufsetzt, entdeckt regelmäßig zwei Dinge: Erstens, dass einzelne Projekte deutlich profitabler sind als angenommen – und zweitens, dass andere chronisch Geld verlieren. Beide Erkenntnisse sind unbequem. Beide sind genau der Grund, das System aufzusetzen.

Der wichtigste Schritt ist nicht die perfekte Methode, sondern der Anfang: Kosten und Umsätze auf der richtigen Ebene hinterlegen, verrechenbare Aufgaben kennzeichnen und regelmäßig den Soll-Ist-Vergleich prüfen. Die Branchenübersicht oben zeigt, welche Kombination für Ihr Unternehmen passt. Alles Weitere – Kostensätze berechnen, Deckungsbeitrag ermitteln, verrechenbare Stunden optimieren – bauen die weiteren Teile dieser Serie Schritt für Schritt auf.

FAQ: Projektcontrolling

Was versteht man unter Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist die systematische Planung, Überwachung und Steuerung von Kosten, Terminen und Leistungen eines Projekts. Ziel ist es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die gesamte Organisation eines Projekts – Planung, Durchführung, Teamsteuerung und Kommunikation. Projektcontrolling ist ein Teilbereich davon und konzentriert sich auf die Messung und Steuerung der wirtschaftlichen Kennzahlen.

Welche Methoden gibt es im Projektcontrolling?

Die wichtigsten Methoden sind der Soll-Ist-Vergleich, die Earned Value Analyse, die Meilenstein-Trendanalyse und die Nutzwertanalyse. Für das Kostencontrolling in Dienstleistungsunternehmen ist der Soll-Ist-Vergleich auf Basis erfasster Arbeitsstunden am relevantesten.

Was ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung für Projekte?

Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung vergleicht die tatsächlichen Projektkosten mit den erzielten Erlösen. Sie zeigt, ob ein Projekt profitabel ist, und liefert Daten für die Kalkulation zukünftiger Aufträge.

Was ist der Unterschied zwischen Projektkostenrechnung und Projektkalkulation?

Die Projektkalkulation schätzt vor Projektstart die voraussichtlichen Kosten. Die Projektkostenrechnung erfasst laufend die tatsächlichen Kosten und vergleicht sie mit den geplanten Werten.

Auf welchen Ebenen kann ich Projektkosten in TimeTac erfassen?

TimeTac ermöglicht die Zuordnung auf drei Ebenen: bei Personen (Benutzerverwaltung), bei Aufgaben und Projekten (Reiter Finanzen) und bei Aufgabenarten. Die Ebenen lassen sich frei kombinieren.

Budgetierung mit Bravour

Ihre Anleitung zur präzisen Kostenberechnung!

Jetzt den zweiten Artikel der Blogreihe lesen

Budgetierung mit Bravour

Jetzt den zweiten Artikel der Blogreihe lesen

Ihre Anleitung zur präzisen Kostenberechnung!