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Dienstreisezeit: Alle Regelungen sicher in TimeTac abbilden

von Alexander Walentin, 12.04.2022

Ob zu einem Meeting, einer Messe oder einem Kundentermin per Zug in die nächste Stadt oder mit dem Flugzeug um die halbe Welt: Dienstreisen kommen in fast jedem größeren Unternehmen vor. Wenn nicht vorab geklärt wird, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche Teile der Reise als Arbeitszeit gelten, kann eine Dienstreise unangenehme Diskussionen nach sich ziehen. Erfahren Sie, wie Sie eine Zeiterfassung wie TimeTac bei der Abbildung aller Regelungen rund um die Dienstreise unterstützen kann und was es bei einer Geschäftsreise zu beachten gilt.

Stellen Sie Ihre Vorgaben zur Reisezeit in TimeTac ein und ab dann läuft es wie von selbst

In TimeTac können Sie alle Vorgaben zur Dienstreisezeit optimal einstellen. Die Zeiterfassung ermöglicht Ihnen beispielsweise auch zwischen aktiver* und passiver** Reisezeit zu unterscheiden und die Zeit gleich direkt auf diese Aufgaben zu buchen und danach getrennt auszuwerten. Dank der mobilen Zeiterfassungsmöglichkeiten via App oder Webbrowser können Ihre Mitarbeiter*innen unterwegs die Zeit live vor Ort erfassen und Sie haben jederzeit Einblick in alle Aufzeichnungen des Mitarbeitenden.

*Aktive Reisezeit = Lenken eines PKWs oder Fahrrads

**Passive Reisezeit = Flugzeug, Bus, Mitfahren/Beifahrer im Auto

So bilden Sie Reisezeit in TimeTac ab

In TimeTac haben Sie die Möglichkeit, Dienstreisezeit als separate Arbeitszeitbuchungen darzustellen und auszuwerten. Dafür erstellen Sie in der Arbeitszeiterfassung zwei Aufgaben: aktive und passive Reisezeit.

In Kombination mit der Projektzeiterfassung können Sie mit Hilfe von Aufgabenarten auch Aufwände auf Projektebene verbuchen. Welche Möglichkeiten Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie in unserem Blogbeitrag rund um die Wirtschaftlichkeit von Projekten nachlesen.

Typische Anwendungsfälle für aktive Reisezeit aus der Praxis

  • Aktive Reisezeit soll separat erfasst werden, aber 1:1 wie normale Arbeitszeit zählen und ohne Zuschläge
  • Erhält ein*e Arbeitnehmer*in beispielsweise am Montag ab der 10. Stunde einen 25%-Zuschlag kann Reisezeit dazuzählen oder davon ausgenommen werden.

Beispiele für passive Reisezeit, die oft vorkommen

  • Die Dienstreisezeit zählt nicht 1:1 wie Arbeitszeit oder zählt 1:1 wie Arbeitszeit.
  • Die Reisezeit wird nur zur Hälfte (oder 20% oder 70%) als Arbeitszeit gewertet, aber so dass beispielsweise keine Minusstunden entstehen. Arbeitszeit wird somit nachträglich automatisch gutgeschrieben.
  • Sie kann abhängig vom Wochentag anders bewertet werden, beispielsweise an einem Sonntag mehr zählen.
TimeTac Urlaubsverwaltung Urlaubsanspruch

Buchen Sie Reisezeit, die nicht als Arbeitszeit gezählt wird, direkt als passive Reisezeit.

TimeTac Urlaubsverwaltung Urlaubsanspruch

Aktive und passive Reisezeit lassen sich in der Stundenabrechnung separat auswerten.

Gut zu Wissen: Das sollten Sie über Dienstreisen wissen

Was versteht man eigentlich unter einer “Dienstreise”?

Unter einer Dienstreise versteht man die Zeit, die ein*e Arbeitnehmer*in benötigt, um zu einem vorübergehenden Dienstort zu gelangen. Ein*e Arbeitnehmer*in verlässt dabei im Auftrag der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers den Dienstort und arbeitet an einem anderen Ort. Beispiele dafür sind ein Kundentermin, ein Messeauftritt oder ein Meeting außerhalb des Unternehmensstandortes.

Gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

Reisezeiten gelten grundsätzlich als Arbeitszeiten und können unter die Normalarbeitszeit fallen oder zu Überstunden werden. Zusätzlich unterscheidet man in “aktive” und “passive” Arbeitszeit, wobei man unter der aktiven Reisezeit normale Arbeitszeiten, also keine Reisezeiten versteht. Unter “passiver Reisezeit” versteht man die Reisebewegung, insbesondere mit öffentlichem Verkehrsmittel oder als Beifahrer*in, also wenn man während der Reise nicht arbeitet. Beide Zeiten zählen in Österreich als Arbeitszeiten. (Quelle: WKO)

In Deutschland gilt nicht jede Reisezeit als Arbeitszeit (Bundesarbeitsgericht): Entscheidend dabei ist, die Art des Fortbewegungsmittels bzw. ob die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber dabei die Erledigung von Aufgaben angeordnet hat oder nicht. Wurde die Fahrt mit dem PKW angeordnet, ist die Reisezeit prinzipiell als Arbeitszeit zu bewerten. Bei Anreise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel kommt es darauf an, ob ein Arbeitsauftrag angeordnet wurde.

In der Schweiz wird die Geschäftsreise in Art. 13 Abs. 2 ArGV1 wie folgt geregelt: Ist die Arbeit außerhalb des Dienstortes zu leisten, an dem normalerweise die Arbeit verrichtet wird und fällt dadurch die Wegzeit länger als üblich aus, stellt die zeitliche Differenz zur normalen Wegzeit Arbeitszeit dar.

Muss man Arbeitszeiten auf Dienstreisen erfassen?

In Österreich und der Schweiz müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden, in Deutschland zumindest die Überstunden. Aber generell empfiehlt es sich auf einer Dienstreise genau zu dokumentieren, wie viele Stunden man tatsächlich gearbeitet hat, um diese der/dem Arbeitgeber*in nachweisen zu können.

Wie kann man die Arbeitszeiten erfassen?

Mitarbeiter*innen, die dienstlich unterwegs sind, können ihre Arbeitszeiten live per Zeiterfassungs-App erfassen, wie das beispielsweise bei TimeTac möglich ist. Die mobile Zeiterfassung lässt sich optional mit NFC-Technik und GPS-Positionsdaten kombinieren, um die Leistungen zu verorten und nachzuweisen. Die Daten werden via Cloud automatisch synchronisiert, sind jederzeit in Echtzeit nachvollziehbar und lassen sich recht unproblematisch über Schnittstellen in andere Systeme im Unternehmen wie ERP, CRM oder Lohnbuchhaltung einbinden.

Welche Kosten zählen zu den Dienstreisekosten?

Unter Reisekosten fallen alle Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen wie Fahrtkosten, Kosten für die Übernachtung, Verpflegung, Reisenebenkosten beispielsweise Park- oder Mautgebühren, Eintritte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit etc. Der Ersatz von Dienstreisekosten ist zumeist in Kollektiv-/Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen geregelt.

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