Bauchgefühl áde – Mit TimeTac ermitteln Sie den Deckungsbeitrag Ihrer Projekte

von Gabriele Kaier, 07.12.2021

Im letzten Beitrag der Serie “Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac” geben wir Ihnen Empfehlungen, wie Sie typische Projekte unterschiedlicher Branchen in TimeTac abbilden, um die Rentabilität Ihrer Aufträge auswerten zu können. Im ersten Artikel haben wir uns ein Projekt einer Werbeagentur näher angesehen. Im aktuellen Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Kosten und Umsätze bei einer Gebäudereinigungsfirma in TimeTac hinterlegen, um so den Deckungsbeitrag der Aufträge zu ermitteln.

Zum Autor: Alexander Walentin leitet das Customer-Success-Management bei TimeTac. Er und sein Team haben TimeTac bei mehreren hundert Kunden erfolgreich eingeführt. In diesem Artikel verrät er, wie Sie mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erkennen können, ob Ihre Projekte rund laufen und sich am Ende auch für Sie lohnen.

Wirtschaftlichkeitsrechnung in der Praxis

Im ersten Beitrag der Blogserie haben wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten aufgezeigt, wie Umsätze und Kosten erfasst und berechnet werden können. Im zweiten Artikel haben wir uns die Berechnung und Zuordnung der Kosten nach dem Verursacherprinzip angesehen. Im aktuellen Blogpost geben wir Ihnen individuelle Empfehlungen, wie Sie mit TimeTac die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte in unterschiedlichen Branchen ermitteln können.

Anwendungsfall Gebäudereinigung

Als Reinigungsunternehmen bieten Sie Ihren Kunden unterschiedliche Dienste, wie beispielsweise Gebäudereinigung, Anlagenbetreuung oder Winterdienst an. Die Kunden befinden sich dabei üblicherweise an verschiedenen Örtlichkeiten, zu denen Ihre Mitarbeiter beispielsweise mit dem Dienstauto fahren müssen. Die Mitarbeiter erledigen beim Kunden vor Ort diverse Aufgaben, fahren dann zum nächsten Einsatzort oder zurück in die Zentrale. Während all dieser Tätigkeiten sollen Ihre Mitarbeiter nicht nur die Arbeitszeit protokollieren, sondern diese auch Projekten (= Aufträgen) zuordnen. Dies bewerkstelligen Sie in folgenden Schritten:

1. Projekte in TimeTac anlegen

Bevor Ihre Mitarbeiter mit der Zeiterfassung starten können, müssen Sie eine Projektstruktur in TimeTac anlegen. Die Objekte, die Sie für Ihre Kunden betreuen, befinden sich zumeist an verschiedenen Standorten. Wir empfehlen Ihnen daher, bei der Projektbezeichnung die tatsächliche Anschrift der Immobilie zu verwenden, wie beispielsweise “Jakominiplatz 3, 8010 Graz”. Denn es könnte vorkommen, dass Sie bei einer Immobilie mehrere Aufträge von unterschiedlichen Kunden oder sogar mehrere Aufträge vom gleichen Kunden erhalten haben.

2. Kosten und Umsatz hinterlegen

Wie bereits im ersten Beitrag der Serie erwähnt, macht es je nach Branche Sinn, Kosten und Umsätze Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten zuzuordnen. Im Fall einer Gebäudereinigung empfiehlt es sich, Kosten auf Personen- und Aufgabenebene zu hinterlegen. Auf Personenebene werden die anfallenden Lohnkosten und auf Aufgabenebene die variablen Kosten, die ausschließlich bei der Leistungserbringung anfallen, wie Verbrauch von Reinigungsmitteln, Verschleiß von Reinigungsgeräten etc. abgebildet. Stellt der Kunde diese Mittel zur Verfügung, werden die Kosten einfach auf “0” gesetzt. Der für die Leistung vereinbarte (Netto-)Umsatz wird ebenfalls auf Aufgabenebene hinterlegt.

Für den Fall, dass die zu verrechnenden Stundensätze nicht individuell verhandelt werden können und immer gleich sind, können auch Aufgabenarten verwendet werden, um Kosten und Umsätze nur bei diesen pflegen zu müssen. Hier könnten Aufgabenarten wie beispielsweise “Stiegenhausreinigung”, “Innenraumpflege” oder “Winterdienst” verwendet werden. In weiterer Folge würden dann statt bei den Aufgaben keine Kosten hinterlegt, sondern nur der Aufgabentyp zugeordnet werden.

3. Wegzeit zum Kunden abbilden

Um die Anfahrtszeit zum Kunden mit einzukalkulieren, können Sie die Aufgaben “aktive Reisezeit” und “passive Reisezeit” anlegen. Sobald der Mitarbeiter in das Dienstauto steigt, bucht dieser seine Arbeitszeit auf die jeweilige Aufgabe: Der Fahrer bucht “aktive Reisezeit”, die Beifahrer buchen auf “passive Reisezeit”. Der Aufgabe “aktive Reisezeit” können Sie außerdem die variablen Kosten für Ihre Autos zuordnen: Die Kosten für den durchschnittlichen Benzinverbrauch pro Stunde und andere Kosten für die Verwendung des Fahrzeugs können hier ebenfalls hinterlegt werden.

4. Die Arbeitsaufwände mit NFC-Stickern erfassen

Mit NFC-Stickern buchen Ihre Mitarbeiter mittels NFC-tauglichem Smartphone schnell und einfach die Zeit auf die richtigen Aufgaben. Dafür wird jeder zuvor erwähnten Aufgabe ein NFC-Sticker zugeordnet. Der Sticker wird dann am Standort angebracht, an dem die Tätigkeit erfasst werden soll. Der Mitarbeiter hält sein NFC-Smartphone an den Sticker und die Zeiterfassung für die Aufgabe startet. Sie können beispielsweise einen NFC-Sticker der Aufgabe “Stiegenhaus reinigen” zuordnen und diesen im Stiegenhaus anbringen. Praktisch ist der Einsatz von NFC-Stickern im Dienstauto: Sie können zwei Sticker, einen für “aktive Reisezeit” und einen für “passive Reisezeit” im Auto anbringen.

5. Vergleich Umsatz und Kosten

Nachdem Sie allen Aufgaben (oder Aufgabenarten), Kosten und Umsatz zugeordnet haben, können Sie die Projekte mit der Auswertung “Projekt-, Mitarbeiter-, Kunden-, Aufgabenauswertung” beobachten. Sie sehen in den Ergebnissen unterschieden nach Mitarbeiter, Hauptprojekt, Kunde oder Aufgaben ob Sie einen positiven Deckungsbeitrag erreicht haben.

Anwendungsfall Werbeagentur

Gerade in einer gut ausgelasteten Agentur passiert es häufig, dass das Projektcontrolling zugunsten der operativen Arbeit vernachlässigt wird. Doch wenn der regelmäßige Blick auf das Firmenkonto oder die Buchhaltung die einzigen wirtschaftlichen Kennzahlen sind, werden Probleme möglicherweise zu spät sichtbar. Wie Sie mit Hilfe von TimeTac die Wirtschaftlichkeit eines Projektes überwachen und kontrollieren können, zeigen wir Ihnen anhand des folgenden Beispiels:

1. Die Agentur erhält einen Auftrag vom Kunden

Ein Kunde beauftragt eine Werbeagentur mit dem Relaunch der Unternehmenswebsite. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird ein Stundensatz von EUR 100,- netto vereinbart. Der Kunde gibt als ungefähre Zielvorgabe der Agentur im Erstgespräch ein Zeitbudget von 40 Stunden vor.

2. Das neue Projekt wird in TimeTac angelegt

Die Werbeagentur legt dafür in der TimeTac Projektzeiterfassung ein Projekt mit dem Projektnamen „Relaunch der Unternehmenswebsite“ für den Kunden “Max Mustermann GmbH” an und definiert den internen Projektleiter. Zusätzlich werden verschiedene Aufgaben angelegt, auf die der Arbeitsaufwand für das Projekt von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebucht wird. Bei der Erstellung dieser Tasks werden alle verrechenbaren Arbeitsleistungen, aber auch die nicht verrechenbaren Leistungen als Aufgaben angelegt:

• Externes Meeting (zum Erfassen von Arbeitszeit, die mit dem Kunden verbracht wird)
• Konzeptionierung (alle projektbezogenen Tätigkeiten bis zur Umsetzungsfreigabe des Kunden)
• Umsetzung (für Zeitbuchungen während der konkreten Durchführung)
• Administration/Overhead (für alle Aufwände wie Verrechnung, Projektmanagement etc.)
• Internes Meeting (Besprechungen innerhalb des Agentur-Projektteams)

3. Verrechenbare/nicht verrechenbare Aufgaben, Umsatz und Zeitbudget werden definiert

Der nächste Schritt besteht darin, jede einzelne Aufgabe des Projekts als „verrechenbar“ oder “nicht verrechenbar” zu definieren. Zusätzlich wird bei verrechenbaren Aufgaben im Reiter Finanzen auch der Umsatz von EUR 100,- hinterlegt, sowie pro Aufgabe ein Zeitbudget festgelegt:

• Externes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden
• Konzeptionierung, geplante Dauer 15 Stunden
• Umsetzung, geplante Dauer 20 Stunden

• Administration/Overhead, geplante Dauer 5 Stunden
• Internes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden

Bei den verrechenbaren Aufgaben wird das Zeitbudget von 40 Stunden auf die drei verrechenbaren Aufgaben verteilt sowie bei den zwei nicht verrechenbaren Aufgaben noch einmal zusätzliche fünf Stunden als Dauer hinterlegt. Der Gesamtaufwand des Projekts aus Sicht der Agentur liegt somit bei 50 Stunden.

Als letzten Schritt aktivieren wir das Häkchen beim Projekt im Reiter Details für Sollzeit automatisch berechnen:

4. So berechnet die Agentur alle anfallenden Kosten

Wie schon mehrmals angesprochen, macht es je Branche mehr oder weniger Sinn die Kosten und Umsätze, Personen, Aufgaben/Projekten oder Aufgabenarten zuzuordnen. Im Fall der Werbeagentur lautet unsere Empfehlung, die Kosten auf Personenebene und den Umsatz wie oben beschrieben direkt auf Aufgabenebene zu hinterlegen.

5. Die Auswertung zeigt, ob sich der Auftrag gerechnet hat

Der Vergleich von Umsatz und Kosten zeigt der Agentur nun, ob sich das Projekt rechnet oder nicht. Dafür gibt es in TimeTac die Auswertung Projekt-, Mitarbeiter-, Aufgaben-, Kunden-, Aufgabenartauswertung. Insbesondere die Übersichten Auswertung pro Mitarbeiter und Auswertung pro Hauptprojekt sind hierfür interessant:

Ebenfalls aufschlussreich sind Details zu den einzelnen Aufgaben. Anhand dieser und der oben gezeigten Auswertungen sagt Ihnen TimeTac sowohl in finanzieller als auch zeitlicher Hinsicht, wo Sie bezüglich Deckungsbeitrag und Zeitaufwänden/-budget stehen: