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Bauchgefühl áde – Mit TimeTac ermitteln Sie den Deckungsbeitrag Ihrer Projekte

Von Alexander Walentin, 21.09.2021, Lesezeit ca. 8 min.

Im letzten Beitrag der Serie “Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac” sehen wir uns am Beispiel einer Werbeagentur, einer Rechtsanwaltskanzlei, eines Baubetriebs und einer Gebäudereinigung an, wie Sie typische Projekte dieser Branchen in TimeTac abbilden, um die Rentabilität der verschiedenen Aufträge auswerten zu können. Wir starten im ersten Praxis-Beispiel mit einem fiktiven Kundenauftrag “Relaunch der Unternehmenswebsite” einer Werbeagentur.

Wirtschaftlichkeitsrechnung mit der TimeTac Projektzeiterfassungktzeiterfassung

Zur Person: Alexander Walentin leitet das Customer-Success-Management bei TimeTac. Er und sein Team haben TimeTac bei mehreren hundert Kunden erfolgreich eingeführt. In diesem Artikel verrät er, wie Sie mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erkennen können, ob Ihre Projekte rund laufen und sich am Ende auch für Sie lohnen.

Wirtschaftlichkeitsrechnung in der Praxis am Beispiel der Werbeagentur

Gerade in einer gut ausgelasteten Agentur passiert es häufig, dass das Projektcontrolling zugunsten der operativen Arbeit vernachlässigt wird. Doch wenn der regelmäßige Blick auf das Firmenkonto oder die Buchhaltung die einzigen wirtschaftlichen Kennzahlen sind, werden Probleme möglicherweise zu spät sichtbar. Wie Sie mit Hilfe von TimeTac die Wirtschaftlichkeit eines Projektes überwachen und kontrollieren können, zeigen wir Ihnen anhand des folgenden Beispiels:

1. Die Agentur erhält einen Auftrag vom Kunden

Ein Kunde beauftragt eine Werbeagentur mit dem Relaunch der Unternehmenswebsite. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird ein Stundensatz von EUR 100,- netto vereinbart. Der Kunde gibt als ungefähre Zielvorgabe der Agentur im Erstgespräch ein Zeitbudget von 40 Stunden vor.

2. Das neue Projekt wird in TimeTac angelegt

Die Werbeagentur legt dafür in der TimeTac Projektzeiterfassung ein Projekt mit dem Projektnamen „Relaunch der Unternehmenswebsite“ für den Kunden “Max Mustermann GmbH” an und definiert den internen Projektleiter. Zusätzlich werden verschiedene Aufgaben angelegt, auf die der Arbeitsaufwand für das Projekt von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebucht wird. Bei der Erstellung dieser Tasks werden alle verrechenbaren Arbeitsleistungen, aber auch die nicht verrechenbaren Leistungen als Aufgaben angelegt:

Die verwendeten Aufgaben könnten wie folgt angelegt werden:

  • Externes Meeting (zum Erfassen von Arbeitszeit, die mit dem Kunden verbracht wird)
  • Konzeptionierung (alle projektbezogenen Tätigkeiten bis zur Umsetzungsfreigabe des Kunden)
  • Umsetzung (für Zeitbuchungen während der konkreten Durchführung)
  • Administration/Overhead (für alle Aufwände wie Verrechnung, Projektmanagement etc.)
  • Internes Meeting (Besprechungen innerhalb des Agentur-Projektteams)
TimeTac Projektzeiterfassung Projekt anlegen

3. Verrechenbare/nicht verrechenbare Aufgaben, Umsatz und Zeitbudget werden definiert

Der nächste Schritt besteht darin, jede einzelne Aufgabe des Projekts als „verrechenbar“ oder “nicht verrechenbar” zu definieren. Zusätzlich wird bei verrechenbaren Aufgaben im Reiter Finanzen auch der Umsatz von EUR 100,- hinterlegt, sowie pro Aufgabe ein Zeitbudget festgelegt:

Verrechenbare Aufgaben mit 100 Euro:

  • Externes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden
  • Konzeptionierung, geplante Dauer 15 Stunden
  • Umsetzung, geplante Dauer 20 Stunden

Nicht verrechenbare Aufgaben:

  • Administration/Overhead, geplante Dauer 5 Stunden
  • Internes Meeting, geplante Dauer 5 Stunden
TimeTac Projektzeiterfassung verrechenbare, nicht verrechenbare Aufgaben

Bei den verrechenbaren Aufgaben wird das Zeitbudget von 40 Stunden auf die drei verrechenbaren Aufgaben verteilt sowie bei den zwei nicht verrechenbaren Aufgaben noch einmal zusätzliche fünf Stunden als Dauer hinterlegt. Der Gesamtaufwand des Projekts aus Sicht der Agentur liegt somit bei 50 Stunden.

wirtschaftlichkeit-agentur-zeitbudget

Als letzten Schritt aktivieren wir das Häkchen beim Projekt im Reiter Details für Sollzeit automatisch berechnen:

TimeTac Projektzeiterfassung Zeitbudget definieren

4. So berechnet die Agentur alle anfallenden Kosten

Wie schon mehrmals angesprochen, macht es je Branche mehr oder weniger Sinn die Kosten und Umsätze, Personen, Aufgaben/Projekten oder Aufgabenarten zuzuordnen. Im Fall der Werbeagentur lautet unsere Empfehlung, die Kosten auf Personenebene und den Umsatz wie oben beschrieben direkt auf Aufgabenebene zu hinterlegen.

Wie Sie konkret die Kosten auf Personenebene ermitteln, können Sie in unserem Beitrag “So berechnen Sie die Kosten für Ihre Mitarbeiter und Projekte“ nachlesen.

5. Die Auswertung zeigt, ob sich der Auftrag gerechnet hat

Der Vergleich von Umsatz und Kosten zeigt der Agentur nun, ob sich das Projekt rechnet oder nicht. Dafür gibt es in TimeTac die Auswertung Projekt-, Mitarbeiter-, Aufgaben-, Kunden-, Aufgabenartauswertung. Insbesondere die Übersichten Auswertung pro Mitarbeiter und Auswertung pro Hauptprojekt sind hierfür interessant:

TimeTac Projektzeiterfassung Sollzeit automatisch berechnen

Ebenfalls aufschlussreich sind Details zu den einzelnen Aufgaben. Anhand dieser und der oben gezeigten Auswertungen sagt Ihnen TimeTac sowohl in finanzieller als auch zeitlicher Hinsicht, wo Sie bezüglich Deckungsbeitrag und Zeitaufwänden/-budget stehen:

TimeTac Projektzeiterfassung Auswertungen

Haben Sie Kosten und Umsatz bei Ihren Projekten unter Kontrolle?

Sie interessieren sich für die Projektzeiterfassung oder haben noch Fragen zur Abbildung von Kosten und Umsätze in TimeTac? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

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