So legen Sie am besten Minijobs in TimeTac an

von Gabriele Kaier, 15.02.2024

Wie bildet man Minijobs in TimeTac ab? Die Herausforderung bei Minijobbenden, geringfügig Beschäftigten und flexiblen Arbeitskräften ist, dass die Arbeitszeiten und Arbeitstage für gewöhnlich nicht fix, sondern flexibel gehalten sind. Daher sind bei der korrekten Abbildung in TimeTac ein paar wichtige Details zu beachten. Welche das genau sind, erfahren Sie hier in diesem Blogartikel.

3 Fragen beantworten und Minijob easy verwalten

In vielen Unternehmen werden Teilzeitkräfte auf Minijob-Basis eingesetzt. Und wie Sie wissen, gilt auch für Minijobbende die Arbeitszeiterfassung verpflichtend. Im Kundensupport erreichen uns immer wieder Fragen, wie man dieses Arbeitszeitmodell richtig in TimeTac anlegt. Ein guter Grund für uns, das Thema aufzugreifen.

Bei Minijobbenden und flexiblen Arbeitskräften kann man generell drei unterschiedliche Gegebenheiten unterscheiden, die relevant sind, um den Minijob korrekt in TimeTac anzulegen:

• 1. Erfolgt die Bezahlung nach den tatsächlich geleisteten Stunden?
• 2. Erhält der Mitarbeitende einen Fixlohn?
• 3. Hat der Minijobbende einen Urlaubsanspruch und werden Abwesenheiten bezahlt?

1. Bezahlung nach tatsächlich geleisteten Stunden

Das bedeutet, dass die Person aufgrund der variablen Arbeitszeit unterschiedlich viel Entgelt erhält, möglicherweise je nach Auslastung. Überstunden entstehen keine, somit führen diese Mitarbeitenden auch kein Überstundenkonto.

2. Fixlohn als Bezahlung

Erhalten Ihre Mitarbeitenden einen Fixlohn, unabhängig davon, wie viel Zeit tatsächlich gearbeitet wurde, dann benötigen diese Personen ein normales Überstundenkonto und können diese Überstunden durch Zeitausgleich abbauen.

3. Urlaubsanspruch vorhanden und Abwesenheiten werden bezahlt

Bei dieser Variante werden Abwesenheiten wie Urlaube, Krankenstände, Feiertage oder sonstige Abwesenheiten bezahlt bzw. verfügen diese Mitarbeitenden über einen Urlaubsanspruch.

Und so legen Sie das Arbeitszeitmodell in TimeTac richtig an:

Bei allen drei oben erwähnten Gegebenheiten empfehlen wir Ihnen folgendes Arbeitszeitmodell in TimeTac anzulegen: Wählen Sie alle Arbeitstage aus und hinterlegen Sie bei allen Arbeitstagen 0 Sollstunden.

Im Wochenplan sind alle Arbeitstage mit 0 Sollstunden angelegt

Bei Variante 1 fallen keine Überstunden an, daher hinterlegen Sie in der Benutzerverwaltung eine monatliche All-In-Regelung. Somit werden alle Stunden zum Monatsletzten genullt, aber trotzdem für die Lohnabrechnung ausgewiesen.

Variante 1: Wählen Sie die All-In-Regelung in der Benutzerverwaltung

Bei Variante 2 wählen Sie anstatt einer monatlichen All-In-Regelung die Option “Überstundenpauschale aktiv” aus. Sie können das entsprechende Periodenintervall sowie den festgelegten Wert eintragen. Kontaktieren Sie nach dieser Einstellung bitte unseren Kundensupport. Wir stellen in der Software sicher, dass bei Nichterreichung des hinterlegten Werts in der Überstundenpauschale, die Minusstunden pro Periode vom Überstundenkonto des Mitarbeitenden automatisch abgezogen werden.

Variante 2: Wählen Sie die Überstundenpauschale in der Benutzerverwaltung

Bei Fall 3 kann entweder eine All-In Regelung oder eine Überstundenpauschale in TimeTac hinterlegt werden. Allerdings wird der Urlaubsanspruch in dieser Variante hinterlegt. Damit die Abwesenheiten und Arbeitszeiten korrekt in TimeTac dargestellt und berechnet werden, richten wir Ihnen ein benutzerdefiniertes Feld „Stundengutschrift bei Abwesenheit” (und eine zusätzliche Spalte in der Stundenabrechnung) kostenlos ein. Kontaktieren Sie dafür bitte ebenfalls unseren Kundensupport. Nach der Implementierung dieser Regelung können Sie festlegen, wie viele Stunden der Minijobbende für einen Tag Abwesenheit gutgeschrieben bekommt. Das ist vor allem in Kombination mit der zweiten Variante essenziell, damit das Überstundenkonto korrekt dargestellt wird.

Das Feld Stundengutschrift finden Sie bei den benutzerdefinierten Feldern