Aufzeichnungspflicht Minijob: Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen.

In Deutschland gilt der Mindestlohn für alle Beschäftigten und somit auch für Minijobber. Die Einhaltung des Mindestlohns wird vom Zoll überprüft und damit auch die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden. Welcher Arbeitgeber ist betroffen und wie genau sieht die Aufzeichnungspflicht für den Minijob aus?

Was ist ein Minijob?

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung, d.h. es gibt eine bestimmte Verdienstgrenze oder bestimmte Zeitgrenzen für den Arbeitnehmer. Ein Minijobber kann im gewerblichen Bereich oder im Privathaushalt tätig sein und es gibt noch zwei Arten von Minijobs: 450-Euro-Minijobs und kurzfristige Minijobs.

Für Minijobber in Privathaushalten und bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen wie beispielsweise Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers haben Sie keine Aufzeichnungspflicht für den Arbeitnehmer.

Aufzeichnungspflicht Minijob: Für wen und wie erfolgt der Stundennachweis?

Als gewerblicher Arbeitgeber müssen Sie für Minijobber detaillierte Stundenaufzeichnungen nach § 17 MiLoG führen. Hier geht es letztendlich um die Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Hauptzollämter sowie den Prüfdiensten der Rentenversicherung.

Weitere Infos zum Mindestlohn bei Minijobs

Was für Aufzeichnungspflichten haben Sie als Arbeitgeber bei einem Minijob?

Im Sinne des § 17 des MiLoG sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
  • spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.
  • Die Aufzeichnungen der Arbeitnehmer müssen Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Anmerkung: Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen vom Gesetz her zwei Jahre aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich jedoch, diese länger aufzubewahren, da die Sozialversicherung vier Jahre rückwirkend prüfen kann und ebenfalls einen Anspruch auf die Zeitnachweise hat.

Was passiert, wenn Sie die Dokumentationspflicht unterlassen?

Als Arbeitgeber sind Sie für die Stundenaufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter verantwortlich, nicht der Arbeitnehmer.

Wenn Sie die Stunden nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder nicht mindestens 2 Jahre aufzeichnen und aufbewahren, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Sie verstoßen damit gleich doppelt gegen geltendes Recht, einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zusätzlich gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.

Achtung: Es genügt nicht, dass Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeit im Arbeitsvertrag regeln und sich bei einer Prüfung darauf berufen. Sie müssen die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren.

Die Einhaltung des MiLoG und damit auch die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden vom Arbeitsbereich Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Hauptzollämter geprüft. Die Aufzeichnungen gehören zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung.

Weitere Informationen finden Sie unter Finanzkontrolle Schwarzarbeit

Zeiterfassung Minijob: Excel oder Software – was ist besser?

Wie die Zeiterfassung aufgezeichnet wird – auf Papier/Excel oder mit einem modernen Zeiterfassungssystemen – wird vom Gesetz her nicht geregelt.

Bei einer spontanen Überprüfung durch Zoll oder Betriebsprüfer der Sozialversicherung müssen Sie die Arbeitsaufzeichnungen für den Minijobber parat haben. Gesetzlich geregelt ist, dass Sie nach spätestens 7 Tagen die Stundenzettel für Minijobber parat haben müssen. In den meisten Betrieben werden diese aber nicht regelmäßig eingesammelt, sondern monatlich zur Lohnabrechnung. Dieses Problem des manuellen Einsammelns entfällt bei der Zeiterfassung via Zeiterfassungssystem, hier haben Sie auf Knopfdruck alle notwendigen Daten zur Überprüfung durch die Behörden.

Eine Software zur Zeiterfassung automatisiert zudem Routineaufgaben und bietet Ihnen eine schnelle Übersicht über alle relevanten Daten aus der Zeiterfassung. Überdies können Sie mit einer modernen Zeiterfassung Urlaubsanträge und Schichtpläne direkt erstellen. Mit einer webbasierten Zeiterfassung sind Sie und Ihre Mitarbeiter auch noch zeit- und ortsunabhängig.

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Nützliche Quellen:

  • Fragen und Antworten zum Mindestlohn des BM für Arbeit und Soziales
  • Mindestlohn-Hotline: 030/60 28 00 28: für alle Fragen zu den Mindestlöhnen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) sowie der Lohnuntergrenze nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)
  • Zentrale Auskunft Zoll: zuständig für die Beantwortung von Fragen zu dem im MiLoG, AEntG und AÜG enthaltenen Nebenpflichten, wie Mitwirkungs-, Melde-, Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten.
  • Finanzkontrolle Schwarzarbeit: zuständig für die Prüfung der Zahlung des Mindestlohnes sowie für die Ahndung von Mindestlohnverstößen
  • Minijob-Zentrale: ist die zuständige Einzugsstelle für alle Minijobs in Deutschland und für die Meldungen und Beiträge. Sie ist der zentrale Ansprechpartner für Minijobber und Arbeitgeber rund um das Thema Minijobs.

Infos rund um Mindestlohn und Minijobs

In Deutschland gilt eine gesetzlich festgelegte Lohnuntergrenze von mindestens 8,84 Euro brutto je Zeitstunde. Der Mindestlohn gilt für alle Beschäftigten in Deutschland und damit auch für Minijobber im gewerblichen Bereich und Privathaushalt.

Vom Mindestlohn ausgenommen sind: Minderjährige ohne abgeschlossene Berufsausbildung; insbesondere Schüler, Auszubildende, Pflichtpraktikanten oder Absolventen eines freiwilligen Praktikums bis zu drei Monaten in dieser Tätigkeit und ehrenamtliche Tätige.

Anmerkung: Der Mindestlohn gilt seit dem 1. Jänner 2015 und betrug EUR 8,5 und wurde mit 1. Jänner 2017 auf EUR 8,84 erstmals angepasst. Eine Anpassung soll alle 2 Jahre erfolgen.

Unterschied 450 Euro und kurzfristige Minijobs

  • 450-Euro-Minijobs sind geringfügig entlohnte Beschäftigungen. Bei einem 450-Euro-Minijob kommt es nicht darauf an wie hoch die wöchentliche Arbeitszeit ist und auf die Anzahl der monatlichen Einsätze. Relevant ist, dass dieser Minijobber nicht mehr als 450 Euro im Monat regelmäßig verdient.
  • Kurzfristige Minijobs sind kurzfristige Beschäftigungen. D.h. im Laufe eines Kalenderjahres darf der Minijobber nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage arbeiten. Hier spielt die Höhe des Gehalts keine Rolle, sondern dass er nur gelegentlich und unregelmäßig arbeitet.

Schon wenn der Minijobber mit der Arbeit anfängt, müssen Sie ihn als Arbeitgeber beurteilen, um welchen der beiden Minijob-Arten es sich handelt. Dabei geht es um die versicherungsrechtliche Beurteilung, die der Arbeitgeber treffen muss. Diese hat Auswirkungen auf die Anmeldung und Abgaben.

Unterschied gewerbliche und haushaltsnahe Minijobs
Wichtig zu unterscheiden ist, ob der Minijobber im gewerblichen Bereich oder in einem privaten Haushalt arbeitet. Bei einer haushaltsnahen Tätigkeit zahlt der Arbeitgeber nur geringe Abgaben und hat Steuervorteile, ebenso ist die Anmeldung schnell erledigt.

Zu haushaltsnahen Tätigkeiten zählen alltägliche Arbeiten in der Wohnung wie Kochen, Putzen, Einkaufen und Gartenarbeit. Aber auch die Betreuung von Kindern, Kranken sowie alten und pflegebedürftigen Menschen oder Tieren gehört hier dazu.