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Aufzeichnungspflicht Minijob: Das müssen Sie als Arbeitgeber*in unbedingt beachten

von Anna Eisner-Kollmann, 27.09.2022

[Update von April 2022] Als Arbeitgeber*in in Deutschland sind Sie nach dem Arbeitszeitgesetz dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit Ihrer Minijobber*innen aufzuzeichnen. Wie Sie die Zeit aufzeichnen, ist Ihnen derzeit noch freigestellt. Ob die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Minijobs eingeführt wird und welche Änderungen mit der Mindestlohnerhöhung ab 01. Oktober sonst noch einhergehen, lesen Sie hier.

Bei Minijobs gilt für Unternehmen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Auch wenn Ihre Arbeitnehmer*innen nur geringfügig beschäftigt sind, dürfen Sie als Arbeitgeber*in auf keinen Fall auf die Dokumentationspflicht vergessen. Sollten Sie die Stunden nicht korrekt aufzeichnen und aufbewahren, drohen Ihnen bei einer Kontrolle hohe Bußgelder. Derzeit können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Minijobber*innen noch auf Stundenzetteln oder via Excel-Tabellen erfassen. Aber wie sieht die Aufzeichnungspflicht derzeit für den Minijob aus? Welche Änderungen sind noch zu erwarten? Und welche Mitarbeitenden gelten überhaupt als Minijobber*innen?

Mindestlohn: Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenzen

Die bisherige Geringfügigkeitsgrenze betrug 450 Euro pro Monat. Ab dem 1. Oktober 2022 gibt es nicht nur einen neuen gesetzlichen Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde, sondern auch eine neue Geringfügigkeitsgrenze von 520 Euro pro Monat. Demnach orientiert sich die neue Geringfügigkeitsgrenze an einer Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zu Mindestlohnbedingungen. Die Minijob-Grenze ist seit diesen Änderungen eine dynamische Grenze. Das bedeutet, dass sie mit dem Mindestlohn steigen und sinken kann. Um die dynamische Grenze zu berechnen, gibt es eine Formel, die herangezogen wird: Der Mindestlohn wird mit 130 vervielfacht und durch drei geteilt. Das Ergebnis wird auf volle Eurobeträge aufgerundet.

Wird die digitale Zeiterfassung bei Minijobs verpflichtend?

Bundesminister Heil hatte im Jänner eine Änderung des Mindestlohngesetzes (MiLOG) avisiert. Der Entwurf lautete wie folgt:

„Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, den Beginn der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt elektronisch aufzubewahren.“

Der Entwurf sollte dem Bürokratieabbau durch Digitalisierung sowie der Verhinderung von Manipulationen bei der Arbeitsaufzeichnung dienen. Demnach hätten Firmen sicherstellen müssen, dass einmal erfasste Zeitnachweise „nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden” können, was sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen vor Manipulationen schützen sollte. Auf diesen Entwurf gab es geteiltes Echo bei Verbänden und anderen Interessensgruppen. Während die einen eine Sicherheit für Minijobber*innen sahen, dass Überstunden nicht unbezahlt bleiben, sahen andere eine Überforderung, ein Mehr an Bürokratie und Unleistbarkeit vor allem bei kleineren Betrieben.

Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung wurde vorläufig nicht eingeführt. Obwohl die Durchsetzung des Mindestlohns fix war, sollten kleine und mittelständische Unternehmen durch die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems nicht überlastet werden. Daher prüft das Bundesministerium wie hier weiter vorgegangen werden kann.

Für wen genau muss der Stundennachweis erfolgen?

Als gewerbliche*r Arbeitgeber*in müssen Sie für Minijobber*innen detaillierte Stundenaufzeichnungen nach § 17 MiLoG führen. Hier geht es letztendlich um die Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns durch die Hauptzollämter der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Prüfdienste der Rentenversicherung.

Was für Aufzeichnungspflichten haben Sie als Arbeitgeber*in?

Im Sinne des § 17 des MiLoG sind Sie als Arbeitgeber*in verpflichtet

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
  • spätestens sieben Kalendertage nach dem Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.
  • Diese Aufzeichnungen müssen Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Anmerkung: Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen vom Gesetz her zwei Jahre aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich jedoch, diese länger aufzubewahren, da auch die Sozialversicherung einen Anspruch auf die Zeitnachweise hat und diese sogar vier Jahre rückwirkend prüfen kann.

Sollten die Mitarbeitenden ausschließlich mobilen Tätigkeiten nachgehen, entfällt laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) die Aufzeichnung der Beginn- und Endzeit. Lediglich die tägliche Arbeitszeit muss aufgezeichnet werden. Mobile Tätigkeiten liegen dann vor, wenn Arbeiternehmer*innen nicht an einen Beschäftigungsort gebunden sind, keinen Vorgaben zur konkreten Arbeitszeit unterliegen und sich ihre tatsächliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.

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Was passiert, wenn Sie die Dokumentationspflicht unterlassen?

Als Arbeitgeber*in sind Sie für die Stundenaufzeichnungen Ihrer Angestellten verantwortlich, und nicht die Arbeitnehmenden. Wenn Sie die Stunden nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig aufzeichnen oder nicht mindestens 2 Jahre aufbewahren, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Sie verstoßen damit gleich doppelt gegen geltendes Recht, einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zusätzlich gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.

Achtung: Es genügt nicht, dass Sie die Arbeitszeit im Arbeitsvertrag regeln und sich bei einer Prüfung darauf berufen. Sie müssen die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren.

Die Einhaltung des MiLoG und damit auch die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden vom Arbeitsbereich Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Hauptzollämter geprüft. Die Aufzeichnungen gehören zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung.

Weitere Informationen finden Sie unter Finanzkontrolle Schwarzarbeit

Zeiterfassung Minijob: Excel oder Software – was ist besser?

Wie die Zeiterfassung erfolgt, ob auf Papier/Excel oder mittels digitalem Zeiterfassungssystem, wird vom Gesetz her nicht geregelt. Bei einer spontanen Überprüfung durch Zoll oder Betriebsprüfer*in der Sozialversicherung müssen Sie die Arbeitsaufzeichnungen für den Minijobbenden parat haben. Gesetzlich geregelt ist, dass Sie nach spätestens sieben Tagen die Stundenzettel parat haben müssen. In den meisten Betrieben werden diese aber nicht regelmäßig eingesammelt, sondern monatlich zur Lohnabrechnung.

Dieses Problem des manuellen Einsammelns entfällt bei der Zeiterfassung via Zeiterfassungssystem. Sie generieren per Knopfdruck alle notwendigen Daten für die Behörden. Eine Software zur Zeiterfassung automatisiert zudem Routineaufgaben und bietet Ihnen eine schnelle Übersicht über alle relevanten Daten aus der Zeiterfassung. Mit einer webbasierten Zeiterfassung sind Sie und Ihre Mitarbeiter überdies noch zeit- und ortsunabhängig.

Was ist ein Minijob?

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung, d.h. es gibt eine bestimmte Verdienstgrenze oder bestimmte Zeitgrenzen für die/den Arbeitnehmer*in. Ein*e Minijobber*in kann im gewerblichen Bereich oder im Privathaushalt tätig sein. Dabei werden zwei Minijob-Arten unterschieden: jene auf 520-Euro-Basis und kurzfristige Minijobs.

Unterschiede der zwei Minijob-Arten

  • 520-Euro-Minijobs sind geringfügig entlohnte Beschäftigungen. Bei einem 520-Euro-Minijob kommt es nicht darauf an, wie hoch die wöchentliche Arbeitszeit ist – das kann flexibel gestaltet werden. Er orientiert an der 520-Euro-Grenze. Wird ein Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde bezahlt, dürfen Minijobber*innen 43,333 Stunden pro Monat arbeiten.
  • Kurzfristige Minijobs sind kurzfristige Beschäftigungen. D.h. im Laufe eines Kalenderjahres darf der Minijobbende nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage arbeiten. Hier spielt die Höhe des Gehalts keine Rolle, sondern dass diese Beschäftigten nur gelegentlich und unregelmäßig arbeiten.

Unterscheidung gewerblicher oder haushaltsnaher Minijob

Schon vor Arbeitsbeginn müssen Sie als Arbeitgeber*in beurteilen, um welchen der beiden Minijob-Arten es sich handelt. Dabei geht es um die versicherungsrechtliche Beurteilung, die ein*e Arbeitgeber*in treffen muss. Diese hat nämlich Auswirkungen auf die Anmeldung und Abgaben.

Entscheidend dabei ist, ob die/der Minijobber*in im gewerblichen Bereich oder in einem privaten Haushalt arbeitet. Bei einer haushaltsnahen Tätigkeit zahlt die/der Arbeitgeber*in nur geringe Abgaben und hat Steuervorteile, ebenso ist die Anmeldung schnell erledigt.

Zu haushaltsnahen Tätigkeiten zählen alltägliche Arbeiten in der Wohnung wie Kochen, Putzen, Einkaufen und Gartenarbeit. Aber auch die Betreuung von Kindern, Kranken sowie alten und pflegebedürftigen Menschen oder Tieren gehört hier dazu. Für Minijobbende in Privathaushalten und bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen wie beispielsweise Ehegatten, eingetragene Lebenspartner*innen, Kinder und Eltern des Arbeitgebenden haben Sie keine Aufzeichnungspflicht für den Mitarbeitenden.

Nützliche Quellen

  • Fragen und Antworten zum Mindestlohn des BM für Arbeit und Soziales
  • Mindestlohn-Hotline: 030/60 28 00 28: Auskunft bei Fragen zu Mindestlöhnen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) sowie der Lohnuntergrenze nach dem Arbeitnehmer-Überlassungsgesetz (AÜG)
  • Zentrale Auskunft Zoll: Beantwortet Fragen zu dem im MiLoG, AEntG und AÜG enthaltenen Nebenpflichten, wie Mitwirkungs-, Melde-, Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten.
  • Finanzkontrolle Schwarzarbeit: Diese ist für die Prüfung der Zahlung des Mindestlohnes sowie für die Ahndung von Mindestlohnverstößen zuständig.
  • Minijob-Zentrale: Diese ist die zuständige Einzugsstelle für die Meldung und Beiträge aller Minijobs in Deutschland. Sie ist die zentrale Ansprechstelle für Minijobbende und Arbeitgeber*innen rund um das Thema Minijobs.
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