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Unrentable Projekte waren gestern – Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac

Von Alexander Walentin, 09.06.2021, Lesezeit ca. 7 min.

Auf welche Projekte sollte sich Ihr Unternehmen fokussieren, welche dagegen rechnen sich nicht? Mit TimeTac haben Sie die Rentabilität Ihrer Projekte jederzeit im Blick. In unserer neuen Blogserie beschäftigen wir uns mit dem Thema Wirtschaftlichkeitsrechnung bei Projekten und wie Sie deren Umsatz und Kosten mithilfe der Projektzeiterfassung beobachten können. Entdecken Sie in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten der Abbildung Ihnen in TimeTac zur Verfügung stehen. In den weiteren Folgen der Blogserie möchten wir auf die konkrete Ermittlung der Kosten näher eingehen und Ihnen erprobte Anwendungen für verschiedene Branchen vorstellen.

Wirtschaftlichkeitsrechnung mit der TimeTac Projektzeiterfassungktzeiterfassung

Zur Person: Alexander Walentin leitet das Customer-Success-Management bei TimeTac. Er und sein Team haben TimeTac bei mehreren hundert Kunden erfolgreich eingeführt. In diesem Artikel verrät er, wie Sie mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erkennen können, ob Ihre Projekte rund laufen und sich am Ende auch für Sie lohnen.

Umsatz und Kosten auf drei Ebenen im Blick behalten

Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac verbuchen Sie nicht nur minutengenau den tatsächlichen Arbeitsaufwand auf einzelne Projekte und deren untergeordneten Aufgaben, sondern können auch Umsatz und Kosten bei diesen hinterlegen und jederzeit per Knopfdruck vergleichen und auswerten. So können Sie nicht nur erkennen, ob Ihre Projekte rentabel sind, sondern erhalten überdies wertvolle Informationen für unternehmerische Entscheidungen und können daraus Erkenntnisse für Folgeprojekte ableiten.

In der TimeTac Projektzeiterfassung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kosten und Umsätze auf drei verschiedenen Ebenen zu hinterlegen. Wir stellen Ihnen die drei Möglichkeiten der Zuordnung vor und zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, welche in der Praxis sinnvoll sind.

1. Auf Ebene einzelner Personen/Mitarbeiter

Sie können in der Benutzerverwaltung von TimeTac bei jedem Mitarbeiter die Kosten und den Umsatz pro Stunde hinterlegen und diese somit personenbezogen ermitteln.

Personenbezogene Kosten und Umsätze in der TimeTac Projektzeiterfassung

Eingabe von Kosten und Umsatz in der Benutzerverwaltung

Ein Beispiel für Umsatz auf Personenebene

Ein Rechtsanwalt verrechnet für seine Leistungen immer den gleichen Stundensatz, unabhängig von seiner Tätigkeit. Dieser Stundensatz wird direkt beim Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung von TimeTac hinterlegt.

Ein Beispiel für Kosten auf Personenebene

Hier werden üblicherweise die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil zugewiesen. Je nach Herangehensweise werden auch die Fixkosten des Unternehmens, aufgeteilt auf die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen, addiert.

2. Auf Projekt- und Aufgabenebene

In der TimeTac Projektzeiterfassung können Sie Kosten und Umsatz pro Stunde bei den angelegten Aufgaben unter dem Reiter Finanzen eingeben. Bei Ihren Projekten können Sie bei Bedarf den Umsatz hinterlegen.

Kosten und Umsätze für Aufgaben in der TimeTac Projektzeiterfassung

Kosten und Umsatz bei Aufgaben hinterlegen

Ein Beispiel für Umsatz auf Projektebene

Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Pauschalbetrag für ein Projekt vereinbart haben, dann pflegen Sie diesen auf Projektebene ein.

Ein Beispiel für Umsatz auf Aufgabenebene

Hierbei wird mit dem Kunden ein fixer Stundensatz für eine bestimmte Tätigkeit vereinbart.

Ein Beispiel für Kosten auf Aufgabenebene

Im Zuge einer Tätigkeit fallen variable Kosten an, die nur bei dieser Leistungserbringung zum Tragen kommen, wie beispielsweise der Verschleiß von Maschinen oder Verbrauchsmaterialien wie Schmiermittel.

3. Unter der Ebene Aufgabenarten

Wenn Umsatz oder Kosten einem bestimmten Aufgabentyp zuzuordnen sind, können diese mit Hilfe von Aufgabenarten in TimeTac abgebildet werden.

Kosten und Umsätze für Aufgabenarten in der TimeTac Projektzeiterfassung

Kosten und Umsatz bei Aufgabenarten abbilden

Beispiele für Umsatz bei Aufgabenarten

Für Aufgaben eines bestimmten Typs wird allen Kunden immer der gleiche Stundensatz verrechnet. Trotzdem soll die Arbeitszeit aber unterschiedlichen Projekten zugerechnet werden. Beispiele sind Bürotätigkeiten oder unterschiedliche Beratungsleistungen wie Junior- und Senior-Consulting.

Ein Beispiel für Kosten bei Aufgabenarten

Bei den eben genannten Tätigkeiten fallen außerdem variable Kosten für Büromaterial an, die ebenfalls auf Ebene der Aufgabenart hinterlegt werden.

Typische Verwendung nach Branchen

Je nach Branche macht es Sinn die Kosten und Umsätze Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten zuzurechnen. Dabei unterscheiden wir, wie in der Tabelle unten ersichtlich, typische, mögliche und nicht übliche Anwendungsfälle.

Kosten und Umsätze für Branchen in der TimeTac Projektzeiterfassung

Im 2. Teil der Blogserie, dieser wird voraussichtlich am 15.7. online gehen, wird es um die konkrete Ermittlung der Kosten gehen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie die Personalkosten und beschäftigungsunabhängige Kosten ermitteln und welche Berechnungstools Sie dabei unterstützen können.

Haben Sie Kosten und Umsatz bei Ihren Projekten unter Kontrolle?

Sie interessieren sich für die Projektzeiterfassung oder haben noch Fragen zur Abbildung von Kosten und Umsätze in TimeTac? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

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