Unrentable Projekte waren gestern – Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac
von Gabriele Kaier, 09.06.2021
Auf welche Projekte sollte sich Ihr Unternehmen fokussieren, welche dagegen rechnen sich nicht? Mit TimeTac haben Sie die Rentabilität Ihrer Projekte jederzeit im Blick. In unserer neuen Blogserie beschäftigen wir uns mit dem Thema Wirtschaftlichkeitsrechnung bei Projekten und wie Sie deren Umsatz und Kosten mithilfe der Projektzeiterfassung beobachten können. Entdecken Sie in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten der Abbildung Ihnen in TimeTac zur Verfügung stehen.
Zur Person: Alexander Walentin leitet das Customer-Success-Management bei TimeTac. Er und sein Team haben TimeTac bei mehreren hundert Kunden erfolgreich eingeführt. In diesem Artikel verrät er, wie Sie mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erkennen können, ob Ihre Projekte rund laufen und sich am Ende auch für Sie lohnen.
Projektkosten auf drei Ebenen im Blick behalten
Mit der Projektzeiterfassung von TimeTac verbuchen Sie nicht nur minutengenau den tatsächlichen Arbeitsaufwand auf einzelne Projekte und deren untergeordneten Aufgaben, sondern können auch Umsatz und Kosten bei diesen hinterlegen und jederzeit per Knopfdruck vergleichen und auswerten. Mit dieser effizienten Projektplanung können Sie nicht nur erkennen, ob Ihre Projekte rentabel sind, sondern erhalten überdies wertvolle Informationen für unternehmerische Entscheidungen und können daraus Erkenntnisse für Folgeprojekte ableiten.
In der TimeTac Projektzeiterfassung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kosten und Umsätze auf drei verschiedenen Ebenen zu hinterlegen. Wir stellen Ihnen die drei Möglichkeiten der Zuordnung vor und zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, welche in der Praxis sinnvoll sind.
1. Auf Ebene einzelner Personen/Mitarbeiter
Sie können in der Benutzerverwaltung von TimeTac bei jedem Mitarbeiter die Kosten und den Umsatz pro Stunde hinterlegen und diese somit personenbezogen ermitteln.
Eingabe von Kosten und Umsatz in der Benutzerverwaltung
Ein Beispiel für Umsatz auf Personenebene
Ein Rechtsanwalt verrechnet für seine Leistungen immer den gleichen Stundensatz, unabhängig von seiner Tätigkeit. Dieser Stundensatz wird direkt beim Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung von TimeTac hinterlegt.
Ein Beispiel für Kosten auf Personenebene
Hier werden üblicherweise die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil zugewiesen. Je nach Herangehensweise werden auch die Fixkosten des Unternehmens, aufgeteilt auf die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen, addiert.
2. Auf Projekt- und Aufgabenebene
In der TimeTac Projektzeiterfassung können Sie Kosten und Umsatz pro Stunde bei den angelegten Aufgaben unter dem Reiter Finanzen eingeben. Bei Ihren Projekten können Sie bei Bedarf den Umsatz hinterlegen.
Kosten und Umsatz bei Aufgaben hinterlegen
Ein Beispiel für Umsatz auf Projektebene
Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Pauschalbetrag für ein Projekt vereinbart haben, dann pflegen Sie diesen auf Projektebene ein.
Ein Beispiel für Umsatz auf Aufgabenebene
Hierbei wird mit dem Kunden ein fixer Stundensatz für eine bestimmte Tätigkeit vereinbart.
Ein Beispiel für Kosten auf Aufgabenebene
Im Zuge einer Tätigkeit fallen variable Kosten an, die nur bei dieser Leistungserbringung zum Tragen kommen, wie beispielsweise der Verschleiß von Maschinen oder Verbrauchsmaterialien wie Schmiermittel.
3. Unter der Ebene Aufgabenarten
Wenn Umsatz oder Kosten einem bestimmten Aufgabentyp zuzuordnen sind, können diese mit Hilfe von Aufgabenarten in TimeTac abgebildet werden.
Kosten und Umsatz bei Aufgabenarten abbilden
Beispiele für Umsatz bei Aufgabenarten
Für Aufgaben eines bestimmten Typs wird allen Kunden immer der gleiche Stundensatz verrechnet. Trotzdem soll die Arbeitszeit aber unterschiedlichen Projekten zugerechnet werden. Beispiele sind Bürotätigkeiten oder unterschiedliche Beratungsleistungen wie Junior- und Senior-Consulting.
Ein Beispiel für Kosten bei Aufgabenarten
Bei den eben genannten Tätigkeiten fallen außerdem variable Kosten für Büromaterial an, die ebenfalls auf Ebene der Aufgabenart hinterlegt werden.
Kostenplanung nach Branchen
Je nach Branche macht es Sinn, die Kosten und Umsätze Personen, Aufgaben oder Aufgabenarten zuzurechnen. Dabei unterscheiden wir, wie in der Tabelle unten ersichtlich, typische, mögliche und nicht übliche Anwendungsfälle.
Die weiteren Blogposts der Serie finden Sie hier:
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