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So berechnen Sie die Kosten für Ihre Mitarbeiter und Projekte

Von Alexander Walentin, 25.08.2021, Lesezeit ca. 5 min.

Wie kommen Sie auf die korrekten Personalkosten Ihrer Mitarbeiter? Wie gehen Sie mit variablen und fixen Kosten im Unternehmen um? Rechnen Sie diese pro Mitarbeiter zu oder verteilen Sie diese auf alle Mitarbeiter gleich? Lesen Sie, wie Sie die Kosten für Ihre Mitarbeiter, die beschäftigungsunabhängigen und die variablen Kosten ermitteln und diese Ihren Projekten zuordnen, um die Rentabilität Ihrer Projekte möglichst genau bestimmen zu können.

Wirtschaftlichkeitsrechnung mit der TimeTac Projektzeiterfassungktzeiterfassung

Zur Person: Alexander Walentin leitet das Customer-Success-Management bei TimeTac. Er und sein Team haben TimeTac bei mehreren hundert Kunden erfolgreich eingeführt. In diesem Artikel verrät er, wie Sie mit der Projektzeiterfassung von TimeTac erkennen können, ob Ihre Projekte rund laufen und sich am Ende auch für Sie lohnen.

Wie berechnen Sie Ihre tatsächlich anfallenden Kosten?

Im ersten Artikel unserer Blogserie „Wirtschaftlichkeitsrechnung mit TimeTac“ haben wir uns angesehen, auf welchen Ebenen Sie Kosten und Umsatz Ihren Projekten zurechnen können, nämlich auf Ebene der Mitarbeiter, der Aufgaben/Projekte oder der Aufgabenarten und wie Sie diese in TimeTac als Stundensatz hinterlegen können. Im aktuellen Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die anfallenden Kosten berechnen und möglichst exakt nach dem Verursacherprinzip zuordnen, um die Rentabilität Ihrer Projekte überprüfen zu können.

Kosten auf Ebene der Mitarbeiter ermitteln

Das Ermitteln und Hinterlegen von Personalkosten ist für jeden Einsatzzweck relevant. Wir empfehlen Ihnen auf Personenebene die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil zuzüglich dem entsprechenden Anteil der Unternehmensfixkosten zu hinterlegen.

Brutto-Lohn + Lohnnebenkosten + beschäftigungsunabhängige Kosten/Stunde (Anwesenheitsstunden*) = Kosten in Euro/Stunde/Person

*Anwesenheitsstunden gesamt/Kalenderjahr

So berechnen Sie die Brutto-Lohnkosten plus Arbeitgeberanteil

Die Lohnnebenkosten können Sie mithilfe eines Lohnnebenkosten-Rechners ermitteln. Hier finden Sie einige öffentlich zugängliche Tools zur Berechnung der Lohnnebenkosten für Österreich, Deutschland und die Schweiz.

Welche Kosten zählen zu den beschäftigungsunabhängigen Kosten?

Zu den beschäftigungsunabhängigen Kosten zählen beispielsweise Miete, Wasser, Müll, Leasingraten, Gebühren wie Kammerbeiträge oder Tourismusabgaben, Reinigungskosten und sonstige Abgaben. Um die beschäftigungsunabhängigen Kosten eines Mitarbeiters pro Stunde zu ermitteln, wird die Summe der Kosten durch die Anzahl der Mitarbeiter dividiert und dann nochmals durch die Anwesenheitsstunden eines Mitarbeiters pro Jahr.

Zusatz: Beschäftigungsunabhängige Kosten nach Bereichen unterscheiden

Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat und sich die Fixkosten je Abteilung unterscheiden, macht es Sinn, die Kosten nach Bereichen zu unterscheiden, um Kostenwahrheit zu erreichen. Denn ein Projekt eines bestimmten Bereiches hat de facto eine andere Kostenstruktur als Projekte anderer Bereiche.

Beispielsweise Bereichsfixkosten und Unternehmensfixkosten aufteilen: Unternehmensfixkosten, die nur die Eigentümer betreffen, wie beispielsweise ein Dienstauto werden bei den Bereichsfixkosten herausgerechnet. Unter Bereichsfixkosten sind die Kosten zu verstehen, die die Mitarbeiter betreffen.

Kosten je Aufgabe/Projekt oder Aufgabenart bestimmen

Diese Kosten bezeichnet man auch als variable Kosten. Sie entstehen erst bei der Leistungserbringung. Beispiele für variable Kosten bei Produktionsbetrieben sind Material, Maschinenstunden (Lebensdauer / Kosten), Hin- und Rückfahrt etc.

Beispiele:

Bei der Aufgabe „Hin-/Rückfahrt“ müsste aktive und passive Reisezeit gebucht werden. Bei der aktiven Reisezeit laufen die variablen Autokosten wie Benzin, Parkgebühr, “Verschleiß” mit, nicht jedoch Leasingraten.

Aufgabe/Projekt “Küchenmontage”: Beim Stundensatz einer “Küchenmontage” wird beispielsweise beim Lenker aktive Reisezeit gezählt, bei anderen Arbeitern passive Reisezeit, die nicht zählt. Aufgabe “Aufwischen” bei einer Reinigungsfirma: Hier wird dem Stundensatz der Verbrauch von Warmwasser, Putzmittel etc. zugerechnet.

Im letzten Beitrag der Serie sehen wir uns an, welche Ebenen der Zurechnung sich für welche Branchen am besten in der Praxis eignen, um die Rentabilität Ihrer Projekte bestmöglich ermitteln zu können.

Haben Sie Kosten und Umsatz bei Ihren Projekten unter Kontrolle?

Sie interessieren sich für die Projektzeiterfassung oder haben noch Fragen zur Abbildung von Kosten und Umsätze in TimeTac? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

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