Mit diesen 6 Funktionen managen Sie Ihre Projekte

von Gabriele Kaier, 18.04.2024

Für den Erfolg Ihrer Projekte ist ein effektives Ressourcenmanagement essenziell. Aber nicht nur das Budget, die Software oder die Zeit müssen beobachtet werden, auch die Ressourcen der Mitarbeitenden. Mit diesen sechs Funktionen der Projektzeiterfassung haben Sie all Ihre Ressourcen perfekt im Griff.

Die Ressourcen Ihres Teams richtig einsetzen

Was ist der wichtigste Bestandteil Ihrer Projekte? Ressourcen! Gemeint sein können Zeit, Budget, Ideen, Software, aber auch die Teammitglieder. Mitarbeitende nach Stärken/Schwächen beziehungsweise auch Kapazitäten einzuteilen, ist eine Kunst. Haben Sie diese gemeistert, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld für Ihre Projekte. So kann Ihnen die Projektzeiterfassung von TimeTac dabei helfen:

1. Aufgaben und Projekte organisieren

In der Projektverwaltung können Sie Aufgaben und Projekte erstellen und Zugriffsbeschränkungen einstellen. Das bedeutet, dass Sie festlegen, für welche Aufgaben und Projekte Mitarbeitende Zugriff bekommen.

2. Wer arbeitet an welchem Projekt?

Für jedes Mitglied Ihres Teams finden Sie in der Benutzerverwaltung alle wichtigen Daten, wie beispielsweise die Stammdaten, aber auch wie welche Funktionen in TimeTac genutzt werden können. In der Projektzeiterfassung haben Sie auch die Möglichkeit, die internen Kosten und den Umsatz pro Stunde der Mitarbeitenden einzutragen. Diese Daten können dann in der Auswertung angezeigt werden.

3. Welches Teammitglied ist wann verfügbar?

Um realistisch planen zu können, müssen Sie wissen, welches Teammitglied wann für das Projekt verfügbar ist. Wenn Sie einem Mitarbeitenden eine Aufgabe zuteilen, sehen Sie bei TimeTac sofort, ob die Person in diesem Zeitraum verfügbar, schon verplant oder gänzlich abwesend ist.

4. Wie planen Sie noch schneller Ihre Ressourcen?

Sie möchten Mitarbeitenden regelmäßig bestimmte Aufgaben zuteilen? Statt den Planeintrag einzeln und immer wieder neu zu erstellen, können Sie ganz einfach einen Serien-Eintrag erstellen, der sich automatisiert wiederholt. Alle Details dazu wie Stundenanzahl, Wiederholungsrate und Ende des Serien-Eintrags können Sie vorab einstellen.

5. Wer macht denn gerade was?

Die Live-Statusübersicht zeigt Ihnen in Echtzeit, welche Teammitglieder gerade an welcher Tätigkeit bzw. welchem Projekt arbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn nicht alle am gleichen Standort tätig sind.

6. Wie steht es um Ihre Ressourcen?

Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen Ihnen jederzeit und mit wenigen Klicks die Übersicht über Ihr Projekt zu haben. Sie können Ihr Projekt nach Dauer, Umsatz, Kosten und Deckungsbeitrag auswerten. Sie entscheiden, welche Detaildaten Sie benötigen und nach welchen Kriterien Sie diese auswerten möchten, beispielsweise nach Mitarbeitenden, Projekt, Aufgabenart oder Kundinnen/Kunden.

Mit einer Projektzeiterfassung haben Sie Projekte, Zeit und Kosten immer im Blick. So halten Sie alle Ihre Ressourcen effektiv im Gleichgewicht, vermeiden Engpässe und erhalten einen vollständigen Überblick darüber, wie Ihr Team seine Ziele umsetzt.