Alle Jahre wieder: Urlaubsrückstellungen

von Gabriele Kaier, 13.01.2022

Die jährlichen Rückstellungen sind wieder fällig. Wie hoch sind die Urlaubsrückstellungen in diesem Jahr? Sowohl für den steuer- als auch handelsrechtlichen Jahresabschluss benötigt die Finanzabteilung so früh wie möglich, am besten bereits im Dezember, alle nötigen Informationen zur Bildung der Urlaubsrückstellungen. Erfahren Sie, wie Ihnen eine Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung dabei behilflich sein kann, um Rückstellungen effizienter und fehlerfrei zu berechnen.

Urlaubsrückstellung effizient und fehlerfrei berechnen

Für nicht konsumierte Urlaubstage der Mitarbeiter*innen müssen Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres sogenannte Urlaubsrückstellungen bilden. Es handelt sich dabei um einen Erfüllungsrückstand, der als eine ungewisse Verbindlichkeit in der Bilanz verbucht werden muss. Das reduziert einerseits den Gewinn des Abschlussjahres und andererseits wird der Betrag dabei in das neue Geschäftsjahr übertragen.

Die Zeit des Jahresabschlusses stellt für die Verantwortlichen im Unternehmen eine große Belastung dar. Eine Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung wie TimeTac nimmt Ihnen dabei einen großen Teil der Arbeit ab. Mit der Software verwalten Sie nicht nur die Ihren Mitarbeiter*innen zustehenden Urlaubstage. Die Software berechnet automatisch die Resturlaubstage und den Urlaubssaldo, die Sie als Basis für die Berechnung der Urlaubsrückstellungstage benötigen.

1. Urlaubsanspruch korrekt verwalten

Unter dem Urlaubsanspruch versteht man die Anzahl der Arbeitstage, die Mitarbeiter*innen pro Jahr zustehen. Beispielsweise eine Angestellte mit einer 5-Tage-Woche hat einen Anspruch auf fünf Wochen Urlaub. Das entspricht 25 Arbeitstagen pro Jahr. Der Urlaubsanspruch entsteht in der Regel mit Beginn des Arbeitsjahres oder nach Kalenderjahr.

Praxisbeispiel:

Nehmen wir als Beispiel Stefanie Berger: Stefanie ist am 1. Juni ins Unternehmen eingetreten. Sie erhält jedes Jahr am 1. Juni wieder 25 neue Urlaubstage, denn ihr Urlaubsanspruch entsteht immer am 1. Juni eines jeden Jahres.

TimeTac berechnet den Urlaubsanspruch auf Basis Ihrer Einstellungen automatisch

2. Resturlaub & Urlaubssaldo automatisch ermitteln

Unter dem Resturlaub versteht man den Urlaubssaldo. Dieser ergibt sich aus den Urlaubsanspruchstagen abzüglich der bereits konsumierten Urlaubstage.

Resturlaub berechnen am Beispiel von Stefanie:

• Konsumiert im Urlaubsjahr 2019-2020: 20 Tage
• Übertrag aus dem alten Urlaubsjahr: 5 Tage
• Anspruch für das Urlaubsjahr 1. Juni 2020 – 31. Mai 2021: 25 Tage
• Anspruch am 1. Juni 2020: 5 aus dem alten Urlaubsjahr + 25 aus dem neuen Urlaubsjahr = 30
• Konsumiert im Urlaubsjahr 2020-2021: 21 Tage (5 Tage im Juni, 15 Tage im August, 1 Tag zu Weihnachten)
• Resturlaub/Saldo am 1. Juni 2021: 9 Tage

Das Monitoring der Resturlaubstage und die gesetzten Ziele für den Verbrauch vor Jahresende stellen eine Herausforderung für Verantwortliche dar. Nicht so mit einer Urlaubsverwaltung: Hierbei suchen die Mitarbeiter*innen online um Urlaub an und die Software berechnet automatisch und sofort den aktuellen Resturlaub jeder beschäftigten Person. Mit der Urlaubsauswertung können Sie jederzeit auf Mitarbeiter- oder Abteilungsebene den aktuellen Anspruch der Mitarbeiter*innen überblicken und sich zum Stichtag den aktuellen Urlaubssaldo unkompliziert auswerten lassen.

Die Software berechnet automatisch Anspruch, Verbrauch sowie Resturlaub der aktuellen und nächsten Periode

3. Urlaubsrückstellungstage berechnen lassen

Zum Bilanzstichtag, beispielsweise mit 31.12., muss nun berechnet werden, wie viele Urlaubstage aus dem alten Urlaubsjahr noch offen sind, also die aliquoten Urlaubstage. Spricht man von Rückstellungstagen, dann sind immer die aliquoten Tage zum Bilanzstichtag gemeint. Im Gegensatz dazu ist der reguläre Urlaubsanspruch stets auf ein Jahr bezogen.

Bei Stefanie sieht das so aus:

Die Firma, in der Stefanie arbeitet, bilanziert am 31.12. Das bedeutet, dass die Personalabteilung erheben muss, wie viele Urlaubstage von Stefanie zum Bilanzstichtag noch offen sind und als Verbindlichkeit in der Bilanz festgehalten werden müssen.

• Am 1. Juni 2021 hat sie Anspruch auf 9 nicht konsumierte Urlaubstage aus dem alten Urlaubsjahr.
• Jetzt muss berechnet werden, wie viele aliquote Urlaubstage Stefanie von 1. Juni bis 31. Dezember zustehen. Das wird idR tag-genau gemacht: 25 Tage Jahresanspruch : 365 Kalendertage x 214 (Tage vom 1.6. bis 31.12.) = 14,66 Tage
• Im Zeitraum 1. Juni bis 31. Dezember hat Stefanie nur eine Woche Urlaub im Herbst nehmen können. Somit ergeben sich bei ihr: 9 Resturlaubstage aus dem alten Jahr, plus 14,66 aliquote Tage bis zum Bilanzstichtag, minus 5 Tage konsumierter Herbsturlaub.

Die Rückstellung für Stefanie lautet daher: 18,66 Tage

In TimeTac haben Sie zwei Möglichkeiten die Urlaubstage zum Stichtag auszuwerten:
In der Mitarbeiterauswertung sowie in der Urlaubsauswertung

Bei einem kalenderjährlichen Anspruch (1.1. bis 31.12.) ist die Mitarbeiterauswertung völlig ausreichend.

Informationen zu den Urlaubstagen in der Mitarbeiterauswertung

Entspricht der Urlaubsanspruch eines Arbeitsjahres nicht dem Kalenderjahr, wie im oben angeführten Beispiel von Stefanie Berger (1.6. bis 31.5.), benötigen Sie die Urlaubsauswertung. In der Urlaubsauswertung können Sie den aliquoten Anspruch entsprechend einstellen und auswerten.

Urlaubsauswertung mit aliquoten Urlaubstagen zum Stichtag

4. Urlaubsrückstellung kalkulieren

Nachdem Sie die Anzahl der offenen Urlaubstage ermittelt haben, benötigen Sie noch die entsprechenden Eurowerte, die buchhalterisch rückgestellt werden müssen.

Nach den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen gibt es zwei Methoden für die Berechnung der Urlaubsrückstellung:
Die Individualberechnung (empfohlen für kleinere Unternehmen) und die Durchschnittsberechnung. Bei beiden lautet die Formel zur Berechnung der Rückstellung jedoch gleich:

Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage x offene Urlaubstage

Bei beiden Varianten benötigen Sie folgende Lohn- und Gehaltsdaten:

• Aufwendungen für Lohn und Gehalt
• Arbeitgeberanteil an SV
• Berufsgenossenschaftsbeiträge
• Sachbezüge
• Sonstige Aufwendungen

Und folgende Positionen müssen aus den oben genannten Daten herausgerechnet werden:

• Tantieme
• Prämien
• Weihnachtsgeld
• 13. und 14. Monatsgehalt
• Vermögenswirksame Leistungen
• Aufwendungen für Altersvorsorge
• Überstundenvergütungen
• Sonstige Abzüge

(Quelle: rechnungswesen-portal.de)

Die Hauptkennzahl bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung sind die Kosten je Arbeitstag und Mitarbeiter*in. Diese Kosten werden mit den offenen Urlaubstagen multipliziert.

Eine moderne Lohnsoftware vereinfacht diesen Prozess und errechnet für Sie diesen Wert. Dieser Monats- oder Jahreswert wird entsprechend dividiert und mit den offenen Tagen multipliziert. TimeTac bietet Ihnen verschiedene Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen zu gängigen Lohnverrechnungsprogrammen, um die Daten aus der Urlaubsverwaltung direkt mit Ihrer Lohnsoftware zu verbinden.