Alle Jahre wieder: Urlaubsrückstellungen berechnen

von Gabriele Kaier, 16.11.2023

Falls Ihre Mitarbeitenden nicht ihren gesamten Jahresurlaub verbrauchen und einen Teil davon ins nächste Jahr mitnehmen, müssen Sie für diese Tage Urlaubsrückstellungen bilden. Die Rückstellungen basieren auf verschiedenen Werten, einschließlich des individuellen Urlaubsentgelts. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie den Übertrag ins nächste Jahr berechnen und wie Sie TimeTac dabei perfekt unterstützen kann.

Urlaubsrückstellungen bilden – effizient und fehlerfrei

Wie hoch sind die Urlaubsrückstellungen in diesem Jahr? Sowohl für den steuer- als auch handelsrechtlichen Jahresabschluss benötigt die Finanzabteilung so früh wie möglich, am besten bereits im Dezember, alle nötigen Informationen zur Bildung der Urlaubsrückstellungen. Wir zeigen Ihnen, welche Daten Sie dafür brauchen, wie Sie diese berechnen und wie TimeTac Sie dabei perfekt unterstützen kann.

Was sind Urlaubsrückstellungen?

Für nicht konsumierte Urlaubstage der Mitarbeitenden müssen Unternehmen üblicherweise zum Ende des Wirtschaftsjahres sogenannte Urlaubsrückstellungen bilden. Es handelt sich dabei um einen Erfüllungsrückstand, der als eine ungewisse Verbindlichkeit in der Bilanz verbucht werden muss. Das reduziert einerseits den Gewinn des Abschlussjahres und andererseits wird dieser Betrag dabei in das neue Geschäftsjahr übertragen.

So berechnen Sie Urlaubsrückstellungen

1. Urlaubsanspruch verwalten

Um den Resturlaub ermitteln zu können, benötigt man zuerst den korrekten Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden. Unter dem Urlaubsanspruch versteht man die Anzahl der Arbeitstage, die Mitarbeitenden pro Jahr zustehen.

Beispielsweise eine Angestellte mit einer 5-Tage-Woche hat einen Anspruch auf fünf Wochen Urlaub. Das entspricht 25 Arbeitstagen pro Jahr. Der Urlaubsanspruch entsteht in der Regel mit Beginn des Arbeitsjahres oder nach Kalenderjahr.

Praxisbeispiel:

Nehmen wir als Beispiel Stefanie Berger: Stefanie ist am 1. Januar 2024 ins Unternehmen eingetreten. Sie erhält jedes Jahr am 1. Januar wieder 25 neue Urlaubstage, denn ihr Urlaubsanspruch entsteht immer am 1. Januar eines jeden Jahres.

Den Urlaubsanspruch mit TimeTac korrekt berechnen:

TimeTac berechnet den Urlaubsanspruch auf Basis Ihrer Einstellungen automatisch

2. Resturlaub & Urlaubssaldo ermitteln

Unter dem Resturlaub versteht man den Urlaubssaldo. Dieser ergibt sich aus den Urlaubsanspruchstagen abzüglich der bereits konsumierten Urlaubstage.

Resturlaub berechnen am Beispiel von Stefanie:

• Konsumiert im Urlaubsjahr 2023: 10 Tage
• Übertrag aus dem alten Urlaubsjahr: 2,5 Tage
• Anspruch für das Urlaubsjahr 2024: 25 Tage
• Anspruch am 1. Januar 2024: 2,5 aus dem alten Urlaubsjahr + 25 aus dem neuen Urlaubsjahr = 27,5 Tage
• Resturlaub/Saldo am 1. Januar 2024: 27,5 Tage

Den Urlaubsverbrauch und Resturlaub berechnet TimeTac für Sie:

Ihre Mitarbeitenden suchen online in der Software um Urlaub an. Nach Genehmigung berechnet TimeTac automatisch und sofort den aktuellen Resturlaub. In der Urlaubsauswertung können Sie jederzeit auf Mitarbeiter- oder Abteilungsebene den aktuellen Anspruch der Mitarbeitenden überblicken und sich zum Stichtag den aktuellen Urlaubssaldo unkompliziert auswerten lassen.

Die Software berechnet automatisch Anspruch, Verbrauch sowie Resturlaub der aktuellen und nächsten Periode

3. Urlaubsrückstellungstage berechnen

Zum Bilanzstichtag, beispielsweise mit 31.12., muss nun berechnet werden, wie viele Urlaubstage aus dem alten Urlaubsjahr noch offen sind, also die Rückstellungstage.

Bei Stefanie sieht das so aus:

Die Firma, in der Stefanie arbeitet, bilanziert am 31.12. Das bedeutet, dass die Personalabteilung erheben muss, wie viele Urlaubstage von Stefanie zum Bilanzstichtag noch offen sind und als Verbindlichkeit in der Bilanz festgehalten werden müssen. Die Rückstellung für Stefanie lautet daher für 2023: 2,5 Tage

Die Urlaubsrückstellungen von TimeTac berechnen lassen:

In TimeTac haben Sie zwei Möglichkeiten die Urlaubstage zum Stichtag auszuwerten: In der Mitarbeiterauswertung sowie in der Urlaubsauswertung

Bei einem kalenderjährlichen Anspruch (1.1. bis 31.12.) ist die Mitarbeiterauswertung völlig ausreichend. TimeTac berechnet automatisch den kalenderjährlichen Anspruch.

Informationen zu den Urlaubstagen in der Mitarbeiterauswertung

Informationen zu den Urlaubstagen in der Urlaubsauswertung

4. Urlaubsrückstellung kalkulieren

Nachdem Sie die Anzahl der offenen Urlaubstage ermittelt haben, benötigen Sie noch die entsprechenden Eurowerte, die buchhalterisch rückgestellt werden müssen.

Nach den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen gibt es zwei Methoden für die Berechnung der Urlaubsrückstellung:
Die Individualberechnung (empfohlen für kleinere Unternehmen) und die Durchschnittsberechnung. Bei beiden lautet die Formel zur Berechnung der Rückstellung jedoch gleich:

Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage x offene Urlaubstage

Bei beiden Varianten benötigen Sie folgende Lohn- und Gehaltsdaten:

• Aufwendungen für Lohn und Gehalt
• Arbeitgeberanteil an SV
• Berufsgenossenschaftsbeiträge
• Sachbezüge
• Sonstige Aufwendungen

Und folgende Positionen müssen aus den oben genannten Daten herausgerechnet werden:

• Tantieme
• Prämien
• Weihnachtsgeld
• 13. und 14. Monatsgehalt
• Vermögenswirksame Leistungen
• Aufwendungen für Altersvorsorge
• Überstundenvergütungen
• Sonstige Abzüge

Die Hauptkennzahl bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung sind die Kosten je Arbeitstag und Mitarbeitenden. Diese Kosten werden mit den offenen Urlaubstagen multipliziert.

Urlaubsrückstellungen mit Software berechnen

Eine moderne Lohnsoftware vereinfacht diesen Prozess und errechnet für Sie diesen Wert. Dieser Monats- oder Jahreswert wird entsprechend dividiert und mit den offenen Tagen multipliziert. TimeTac bietet Ihnen verschiedene Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen zu gängigen Lohnverrechnungsprogrammen wie beispielsweise DATEV oder BMD, um die Daten aus der Urlaubsverwaltung direkt mit Ihrer Lohnsoftware zu verbinden.