Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwalten: So behalten Sie den Überblick

von Gabriele Kaier, 15.07.2026

Die AU-Reform 2026 verschärft die Regeln für Krankmeldungen. TimeTac zeigt Ihnen, wie Sie jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lückenlos dokumentieren – schon heute und unter den neuen Vorgaben.

Key-Takeaways: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

• Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bestätigt ärztlich, dass ein Mitarbeitender arbeitsunfähig ist, und ist Voraussetzung für die Entgeltfortzahlung.
• Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Standard: Arztpraxen übermitteln die Bescheinigung elektronisch an die Krankenkasse, Arbeitgebende rufen sie digital ab.
• Aktuell gilt: Eine AU ist in der Regel erst ab dem vierten Krankheitstag vorgeschrieben, sofern der Arbeitgebende keine frühere Vorlage anordnet.
• Die geplante AU-Reform 2026 soll die Vorlagepflicht auf den ersten Krankheitstag vorziehen und die telefonische Krankschreibung abschaffen – ein Referentenentwurf liegt aber noch nicht vor.
• TimeTac schafft die Übersicht: Mit der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung kennzeichnen Sie jede Krankmeldung mit oder ohne AU direkt in TimeTac.

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), umgangssprachlich auch Krankschreibung oder gelber Schein, ist das ärztliche Attest, das die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeitenden bestätigt. Sie weist Beginn und voraussichtliches Ende der Erkrankung aus – die Diagnose selbst erhält die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber nicht.

Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für versicherte Beschäftigte im Regelfall verpflichtend. Die Praxis übermittelt die Daten direkt an die Krankenkasse, der Arbeitgebende ruft sie elektronisch ab. Für privat versicherte Mitarbeitende gilt weiterhin eine Ausnahme: Sie reichen die Bescheinigung selbst ein.

Anspruchsgrundlage für die Entgeltfortzahlung ist die Arbeitsunfähigkeit selbst; Krankmeldung und ärztlicher Nachweis sichern den Anspruch ab. In Deutschland besteht Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG); fehlt der Nachweis, darf der Arbeitgebende die Zahlung vorläufig zurückhalten, nach Vorlage wird rückwirkend gezahlt (§ 7 EFZG).

Warum das Thema AU-Bescheinigung gerade jetzt an Bedeutung gewinnt

Jede Krankmeldung wirft für Arbeitgebende dieselbe Frage auf: Liegt bereits eine ärztliche Bescheinigung vor, oder fehlt sie noch? Bei Arbeitsunfähigkeit müssen Arbeitnehmer ihren Arbeitgebenden unverzüglich informieren, damit die Meldung zur Arbeit sauber läuft. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist bei Krankheit Voraussetzung für die Entgeltfortzahlung; bei rechtzeitiger Meldung besteht bis zu sechs Wochen Anspruch, während verspäteter Bezug bzw. Nachweis Kürzungen auslösen kann. Ohne strukturierte Übersicht bleibt das reine Handarbeit – Excel-Listen, Nachfragen bei Mitarbeitenden, manuelle Abgleiche mit der Lohnverrechnung.

Diese Frage wird durch die aktuelle politische Debatte noch drängender. Die Bundesregierung will die Regeln für Krankschreibungen deutlich verschärfen. Für HR-Abteilungen bedeutet das: mehr Bescheinigungen, mehr Prüfaufwand, mehr Bedarf an einem System, das den Überblick automatisch herstellt – auch mit Blick auf rechtliche Ansprüche bei längerer Krankheit.

Was sich durch die geplante AU-Reform 2026 ändern soll

Am 2. Juli 2026 hat der Koalitionsausschuss von Union und SPD ein Reformpaket beschlossen. Zwei Punkte betreffen die Krankmeldung in Unternehmen direkt.

Telefonische Krankschreibung soll entfallen

Die seit Ende 2023 dauerhaft mögliche telefonische Krankschreibung soll nach dem Koalitionsbeschluss vom Juli 2026 wegfallen; ein Umsetzungstermin steht noch aus, bis dahin gilt die bisherige Regelung. Die Krankschreibung per Videosprechstunde bleibt bestehen. Unabhängig davon gilt: Eine Rückdatierung der AU ist nur ausnahmsweise und höchstens um drei Tage zulässig, und eine Bescheinigung wird in der Regel für maximal zwei Wochen ausgestellt – danach ist eine Folgebescheinigung erforderlich.

AU-Pflicht schon ab dem ersten Krankheitstag

Bisher ist eine ärztliche Bescheinigung in der Regel erst ab dem vierten Krankheitstag vorgeschrieben. Künftig soll sie bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung Pflicht sein. Zusätzlich soll die unrichtige Ausstellung einer Bescheinigung nach § 278 StGB härter bestraft werden.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwalten: So funktioniert es in TimeTac

Unabhängig davon, ob die Reform in dieser Form kommt: Der Bedarf an einer strukturierten AU-Verwaltung bleibt. TimeTac bildet das direkt in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ab.

Bei welcher Krankmeldung haben Sie schon ein Attest?

Als Manager mit vollem Personalzugriff haben Sie die Möglichkeit, während der digitalen Antragstellung für den Krankenstand oder nachträglich die ärztliche Bestätigung über eine Checkbox zu vermerken. Diese Checkbox ist ausschließlich für berechtigte Personen einsehbar: die zuständige Abteilungsleitung, Manager mit vollem Personalzugriff sowie die betroffenen Mitarbeitenden selbst.

Arztbestätigung direkt beim Antrag oder nachträglich eintragen

Und als Manager haben Sie die Möglichkeit, in den Mitarbeiterauswertungen zu überprüfen, welche Krankmeldungen bereits mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung versehen sind und welche noch fehlen. So behalten Sie stets den Überblick über alle bestätigten Abwesenheiten – unabhängig davon, ob die AU-Pflicht künftig ab dem ersten oder weiterhin ab dem vierten Krankheitstag gilt.

Sehen Sie auf einen Blick, welcher Krankenstand eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aufweist

Wie kommen Sie zu dieser Funktion?

Sie können diese Funktion selbstständig und ohne Zusatzkosten direkt in den Accounteinstellungen aktivieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier in unserer Knowledgebase.

In den Accounteinstellungen Arztbestätigung bei Krankenständen auswählen

Hinweis: Diese Funktion setzt die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung von TimeTac voraus. Falls Sie Abwesenheiten derzeit noch manuell oder in Excel verwalten, lohnt sich der Umstieg auf die digitale Lösung.

FAQ: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ab wann muss ich als Arbeitgebender eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen?

Aktuell gilt: in der Regel ab dem vierten Krankheitstag, sofern die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber keine frühere Vorlage anordnet. Das kann schon heute vertraglich vereinbart werden.

Ist die AU-Pflicht ab dem ersten Krankheitstag bereits Gesetz?

Nein. Es handelt sich um einen Beschluss des Koalitionsausschusses vom 2. Juli 2026, keinen verabschiedeten Gesetzestext. Bis zum Inkrafttreten gelten die bisherigen Regelungen.

Ist die telefonische Krankschreibung schon abgeschafft?

Noch nicht. Die Abschaffung ist Teil des Koalitionsbeschlusses, aber noch nicht gesetzlich umgesetzt.

Was ist der Unterschied zwischen AU und eAU?

Die AU ist die ärztliche Bescheinigung selbst. Die eAU ist der elektronische Übermittlungsweg, über den die Arztpraxis die Daten seit 2023 direkt an die Krankenkasse sendet – der Arbeitgebende ruft sie elektronisch ab, statt Papier zu erhalten.

Ab wann besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Bei rechtzeitiger Krankmeldung und Vorlage der AU besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Eine verspätete Vorlage kann diesen Anspruch gefährden.

Wie kennzeichne ich eine AU-Bescheinigung in TimeTac?

Über eine Checkbox bei der Antragstellung oder nachträglich in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Berechtigte Personen sehen den Status direkt im System.

Wer sieht, ob eine AU-Bescheinigung vorliegt?

Ausschließlich die zuständige Abteilungsleitung, Manager mit vollem Personalzugriff und die betroffenen Mitarbeitenden selbst.

Kostet die AU-Kennzeichnung einen Zusatzbetrag?

Nein. Die Funktion ist in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung enthalten und lässt sich ohne Zusatzkosten aktivieren.

Die Informationen in diesem Blogbeitrag dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Wir übernehmen keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben, insbesondere zur AU-Reform 2026, die sich noch im politischen Beschlussstadium befindet.