Fehlzeitenquote: Berechnung, Analyse & Senkung

Die Fehlzeitenquote ist eine Kennzahl des Controllings und HR – Managements. Sie zeigt auf, welcher Anteil der Sollarbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht. Dieser Anteil wird in Prozent angegeben. Ziel eines Unternehmens ist es, die Fehlzeitenquote niedrig zu halten, wobei die Quote von zahlreiche Faktoren beeinflusst wird. Als sehr wichtiger Faktor gilt die Mitarbeiterzufriedenheit zu nennen.

Die Fehlzeitenquote wird berechnet, indem die Fehlzeiten durch die Sollarbeitszeit dividiert wird. Das Ergebnis wird mit der Zahl 100 multipliziert. Die resultierende Quote ist ein prozentualer Anteil. Die Formel: Fehlzeitenquote (%) = Fehlzeiten / Sollarbeitszeit* 100 Fehlzeiten und Sollarbeitszeiten können entweder in Tagen oder Stunden angegeben werden. Zu Fehlzeiten zählen nur Abwesenheiten, welche vom Unternehmen bezahlt werden, also wenn es sich um bezahlte Nichtleistungstätigkeiten handelt. Die Fehlzeitenquote kann sich auf einzelne Mitarbeiter oder den gesamten Betrieb beziehen. Wichtig ist hierbei in ersterem Fall mitarbeiterspezifische Daten zu verwenden. Im zweiten Fall müssen Gesamtwerte der Belegschaft verwendet werden.

Im ersten Schritt muss definiert werden, wann eine Fehlzeitenquote sich im Normalbereich befindet und wann nicht mehr. Die Fehlzeitenquote über den Zeitverlauf betrachtet gibt Aufschluss darüber, ob die Gefahr der Überschreitung der Höchstgrenze besteht und wie dringend das Problem ist. Infolgedessen können mitarbeiterspezifische Fehlzeitenquoten analysiert werden. Für einen Personalmanager eines größeren Betriebes muss das nicht mehr überaus aufwendig sein. Viele Softwareprogramme zur Zeiterfassung gehen nämlich schon so weit, die Fehlzeitenquote automatisch und tagesaktuell berechnen zu können. Dadurch können auslösende Arbeitnehmer identifiziert werden. Im nächsten Schritt sollten die Gründe für die hohen Fehlzeiten herausgefunden werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise Mitarbeiterbefragungen. Häufige Gründe sind z.B. unterfordernde Arbeitsaufgaben, schlechte Arbeitsorganisation, geringe oder problembehaftete soziale Beziehungen am Arbeitsplatz, schlechtes Arbeitsklima als auch eine erschöpfende Arbeitszeitgestaltung. Die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit spielt demnach eine große Rolle.

Sind die wichtigsten Gründe identifiziert, kann versucht werden, die Probleme zu lösen bzw. Arbeitsbedingungen zu verbessern. Ebenso können Rückkehrgespräche mit betroffenen Arbeitnehmern geführt werden, welche den Mitarbeiter motivieren und von seiner Bedeutung für das Unternehmen überzeugen sollen. Zudem wirken sich Gesundheitsförderungsmaßnahmen positiv auf die Gesundheit der Mitarbeiter aus. Dadurch können Erkrankungen vorgebeugt werden.

Quellen: