Reisekostenabrechnung: Inhalt & Berechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten für ein Unternehmen, welche durch eine Dienstreise entstanden sind. Die Kosten werden entweder mittels pauschal geregelten Preisen oder durch gesammelte Belege des reisenden Arbeitnehmers ermittelt. Die Erfassung der Reisekosten kann mittels Papierformularen erfolgen oder direkt in eine Software eingetragen werden.

Eine Reisekostenabrechnung ist vorteilhaft, da die Gesamtkosten einer Dienstreise transparent werden. Das hilft dabei, zukünftige Reisen zu planen und abzuwägen, inwiefern diese, aufgrund dessen wirtschaftlichen Beitrags zum Unternehmenserfolg, profitabel sind. Darüber hinaus müssen die Kosten dem reisenden Mitarbeiter erstattet werden. Auch hierfür ist die Reisekostenabrechnung die Basis.

Die gesamten Reisekosten setzen sich zusammen aus den Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwendungen, den Übernachtungskosten und den Reisenebenkosten. Unter Reisenebenkosten fallen beispielsweise Parkgebühren, Umbuchungskosten und berufliche Auslandstelefonate. Diese werden je nach Regelung entweder pauschal oder auf der Basis von Rechnungsbelegen ermittelt. Die Kosten werden im letzten Schritt addiert. Dieser Betrag wird dem Arbeitnehmer schließlich erstattet. Diese Zahlung des Arbeitgebers ist nicht abzugsfähig und deshalb als steuerfrei anzusehen.

Im ersten Schritt sollten überblicksmäßige und personelle Angaben gemacht werden. Hierbei ist es wichtig zu spezifizieren, wer wann zu welchem Zweck wohin gefahren ist. Es folgen Details zu Reisedauer und Fahrtkosten. Letztere können mit Zug-, Bus- oder Flugtickets als auch einem Fahrtenbuch oder Tankbelegen geltend gemacht werden. Danach wird der Verpflegungsmehraufwand, welcher meist mit Pauschalbeträgen abgegolten wird, und die Übernachtungskosten angegeben. Letztere exkludieren in der Regel das Frühstück. Des Weiteren, gilt es Reisenebenkosten zu spezifizieren. Werden Kosten auf Basis von Belegen abgerechnet, müssen diese in jedem Fall vorgewiesen werden.

Quellen: