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Zeitmanagement

Definition: Was versteht man unter Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist eine Maßnahme, um die persönliche Effizienz zu steigern. Dabei geht es darum, die zu erledigenden Aufgaben so zu planen, dass eine realistische und effektive Zeiteinteilung entsteht. Das Ziel des Zeitmanagements ist es, die präzise und konzentrierte Aufgabenerledigung anzukurbeln und Leerlaufzeiten und Leerkosten zu vermeiden. Die zur Verfügung stehende Zeit soll sinnvoll und optimal genutzt werden.



Wozu dient Zeitmanagement?

Um Aufgaben fristgerecht und effizient zu erledigen, ist gutes Zeitmanagement ein Muss. Hat man einen konkreten Plan, wann was bis wann erledigt werden muss, ist man auch disziplinierter und arbeitet effizienter. Sogenannte Zeitdiebe haben dann eine weitaus geringere Chance, abzulenken. Ob in der Arbeit, in der Schule oder beim Studium – wird von einer konkreten Zeiteinteilung Gebrauch gemacht, ist es um einiges einfacher, den Überblick über anstehende Aufgaben zu bewahren. Das hilft dabei, Ziele zu erreichen und kritische Abgabetermine früh zu erkennen.

Mithilfe welcher Methoden kann effektives Zeitmanagement betrieben werden?

Um Zeitmanagement richtig zu betreiben, muss vorausgeplant werden. Wichtig ist es hierbei, sich bewusst zu werden, welche Tätigkeiten in nächster Zeit anstehen und wie viel Zeit diese beanspruchen werden. Diese Aufgaben und Zeiträume können dann in einen Kalender übertragen und bestimmten Tagen und Tageszeiten zugeordnet werden, unter der Berücksichtigung der Deadlines. Ein Kalender wird hierbei als vorteilhafter als eine simple To-Do-Liste angesehen, da auch die Aufgabendauer auf einen Blick ersichtlich ist.

Ein neuer Ansatz beschreibt die Not-To-Do-Liste. Hierbei sollten Aufgaben und Tätigkeiten vermerkt werden, die man nicht machen möchte. Das soll dabei helfen, schlechte Gewohnheiten zu vermeiden und bestimmte Dinge zu delegieren.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen. Aufgaben können beispielsweise als sehr wichtig, wichtig und nicht wichtig sowie als sehr dringend, dringend und nicht dringend eingeteilt werden. Mit den Tätigkeiten, welche als sehr wichtig und sehr dringend eingestuft wurden, sollte angefangen werden. Diese Methode nennt sich Eisenhower-Prinzip.

Des Weiteren hat sich Monotasking über Multitasking bewiesen. Jedes Mal, wenn eine Aufgabe unterbrochen und eine neue begonnen wird, kostet es Zeit. Der Grund dafür liegt darin, dass man sich von Neuem auf die andere Aufgabe einstellen muss und zurückverfolgen muss, wo man stehen geblieben war. Das führt auch dazu, dass man fehleranfälliger arbeitet.

Ebenso wichtig für das Zeitmanagement wie das Planen, ist die nachträglich Analyse. Dabei ist es ausschlaggebend, sich selbst bewusst zu werden, wie viel Zeit für welche Tätigkeit verwendet wurde, wodurch Zeit verschwendet wurde und ob die Planung realistisch war. Durch diese Erkenntnisse kann die nächste Planungsperiode noch effizienter und realistischer eingeteilt werden.

Welche Tools bieten Unterstützung für das Zeitmanagement?

Um die zuvor genannten Methoden umsetzen zu können, gibt es reichlich moderne Tools. Diese oft digitalen Tools bieten Unterstützung bei der Organisation von Aufgaben, von Teamarbeit oder von Projekten. Beispielsweise gibt es Online-Kalender von diversen Anbietern, welche es erlauben, Termine mit Kollegen zu teilen als auch die Verfügbarkeit anderer Mitarbeiter zu prüfen.

Inwieweit ist ein Tool zur Zeiterfassung für ein effektives Zeitmanagement nützlich?

Zeiterfassung ist ein hilfreiches Tool, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Der Grund dafür liegt darin, dass die Arbeitszeiten vermerkt werden als auch die gesamte Arbeitszeit einzelnen Aufgaben zugeordnet werden kann. Dies ist natürlich umso einfacher, wenn man mit einem digitalen Tool, wie einer Zeiterfassungssoftware, arbeitet. Dabei wird auf einem Blick ersichtlich, welche Tätigkeiten wie viel Zeit beanspruchen. Aus den Auswertungen geht demnach hervor, welche Aufgaben oder Tageszeiten im eigenen Zeitmanagement besonders ineffizient und störanfällig sind. Es wird klar, wo Handlungsbedarf besteht.

Ebenso können Projekte zusammen mit Kollegen geplant und Verantwortlichkeiten sowie Deadlines definiert werden. Das vereinfacht das Arbeiten im Team ungemein. Auch für das ganze Team wird ersichtlich, wie viel Zeit für das Projekt investiert wurde und ob dies den Planungsvorgaben entspricht.



Quellen:

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