Pareto-Prinzip: Wie 20 % der Arbeit 80 % des Erfolgs beeinflussen können

von Anna Eisner-Kollmann, 11.06.2024

Sie jonglieren mit einer Vielzahl an Aufgaben und kommen in der Arbeit einfach nicht voran? Das Pareto-Prinzip könnte die Lösung für Ihr Zeitmanagement sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die 80/20-Regel für mehr Produktivität und Effizienz in Ihrem Arbeitsalltag nutzen.

Was ist das Pareto-Prinzip einfach erklärt?

In der Welt des Arbeitens und Zeitmanagements ist das Pareto-Prinzip ein unverzichtbares Instrument.

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als das 80/20-Prinzip, wurde vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto entdeckt und formuliert. Im Jahr 1906 stellte er fest, dass 20 % der Bevölkerung in Italien 80 % des Landes besitzen und legte dies ganz allgemein um: 80 % der Effekte werden durch 20 % der Ursachen erzeugt. Zum Beispiel kann man sagen, dass 80 % der Umsätze eines Unternehmens durch 20 % der Kundinnen und Kunden generiert werden oder 80 % der Probleme durch 20 % der Fehlerquellen verursacht werden.

Das Pareto-Prinzip hilft dabei, sich auf die wesentlichen Ursachen oder Aufgaben zu konzentrieren, um den Aufwand zu minimieren und die Arbeit effizienter zu gestalten. Es dient als Leitfaden für Priorisierung und Effektivität, indem es verdeutlicht, dass nicht alle Ursachen oder Aufgaben gleich wichtig sind und manchmal eine kleine Anzahl von Faktoren den größten Einfluss hat. Dieses Prinzip wurde später auf verschiedene Bereiche wie Wirtschaft, Management und Produktivität angewendet.

Die Regel ist einfach, aber äußerst wirkungsvoll: Fokussieren Sie sich auf die 20 % der Aufgaben, die den größten Nutzen bringen, und minimieren Sie den Aufwand bei den übrigen 80 %.

Wie rechnet man 80/20 im Berufsalltag?

Im beruflichen Umfeld ist die Anwendung des Pareto-Prinzips von entscheidender Bedeutung, um effizient zu arbeiten. Indem Sie erkennen, welche 20 % Ihrer Aufgaben 80 % Ihrer Ergebnisse beeinflussen, können Sie Ihren Aufwand gezielt auf die wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren. Durch eine kluge Priorisierung Ihrer Aufgaben nach der 80/20-Regel können Sie nicht nur Ihre Arbeitsleistung verbessern, sondern auch Ihre Ziele schneller erreichen.

Produktivität

Ein praktisches Beispiel des Pareto-Prinzips im Arbeitsalltag könnte sein, dass etwa 80 % der Ergebnisse einer Person aus 20 % ihrer Arbeit resultieren. Das bedeutet, dass die Zeit, die für die wesentlichen Aufgaben und Projekte aufgewendet wird, eine viel größere Wirkung auf den Gesamterfolg hat als die Zeit, die für weniger wichtige Aufgaben verwendet wird. Zum Beispiel könnten die Vertriebsmitarbeitenden feststellen, dass 80 % der Verkäufe von nur 20 % der Kundinnen und Kunden kommen. Indem Sie nun Bedürfnisse und Vorlieben dieser Top-Kundinnen und Kunden besser verstehen und sie gezielter ansprechen, können Sie die Verkaufsergebnisse insgesamt erheblich steigern.

Entscheidungsfindung

• Identifizieren Sie Ihre Optionen: Listen Sie alle potenziellen Entscheidungen oder Handlungsalternativen auf.
• Bewertung der Optionen: Bewerten Sie jede Option hinsichtlich ihres Potenzials und ihrer Auswirkungen auf das gewünschte Ergebnis.
• Priorisierung: Identifizieren Sie diejenigen Optionen, die den größten positiven Einfluss haben oder die die meisten Probleme lösen.
• Fokussierung auf das kritische 20 %: Konzentrieren Sie sich darauf, die Top-Optionen umzusetzen, die den größten Beitrag zu Ihrem Ziel bringen.
• Evaluation und Anpassung: Überwachen Sie die Ergebnisse und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an, um sicherzustellen, dass Sie effektiv und effizient sind.

Indem Sie das Pareto-Prinzip auf die Entscheidungsfindung anwenden, können Sie Ihre Zeit und Ressourcen auf die wichtigsten Optionen konzentrieren und bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit erzielen.

ABC-Analyse und Pareto

Die ABC-Analyse und das Pareto-Prinzip haben eine gemeinsame Grundlage, da beide auf der Idee beruhen, dass ein kleiner Teil der Ursachen einen großen Teil der Ergebnisse oder Effekte erzeugt.

Die ABC-Analyse klassifiziert Elemente nach ihrer Wertigkeit, wobei A für die höchste Priorität steht, B für mittlere Wichtigkeit und C für die niedrigste Priorität. Diese Klassifizierung basiert oft auf dem Pareto-Prinzip, nach dem ein kleiner Teil der Elemente für den Großteil des Werts oder Nutzens verantwortlich ist. In beiden Fällen geht es darum, Ressourcen und Aufmerksamkeit auf diejenigen Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Nutzen oder Erfolg bringen, während weniger wichtige Elemente weniger Beachtung erhalten. So lässt sich effizienter mit begrenzten Ressourcen umgehen und die Ergebnisse optimieren.

Tipps zur effektiven Umsetzung des Pareto-Prinzips

Um die Vorteile des Pareto-Prinzips voll auszuschöpfen und Ihre Produktivität zu steigern, können Sie das Pareto-Prinzip bereits auf die Priorisierung anwenden. Filtern Sie die 20 % der Aufgaben, die das meiste Outcome bedeuten. Bein einzelnen Aufgaben können Sie so vorgehen: Wenn Sie ein Sales-Angebot schreiben, konzentrieren Sie sich zuerst auf die Inhalte, die Sie haben und die Ihnen leicht von der Hand gehen. Sie werden sehen, wie schnell Sie 80 % des Angebots fertig haben. Die restlichen 20 % davon sind dann nur mehr Feinschliff! Aber Achtung: Um 80 % der Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie immer noch 100 % Ihres Einsatzes in diese 20 % der Arbeit stecken.