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Urlaubsplaner 2027: kostenlose Excel-Vorlage für Ihr Team

Mit unserem kostenlosen Urlaubsplaner 2027 als Excel-Vorlage können Sie die Urlaubstage Ihres Teams für das ganze Jahr eintragen. Sie sehen, wer wann frei hat, welche Tage sich überschneiden und wie viel Urlaub noch übrig ist.

Datum: 3. November 2026

Autor*in: Pia Birk

Urlaubsplaner 2027 als Excel-Vorlage

Laden Sie die Excel-Vorlage herunter und planen Sie den Urlaub Ihres Teams. Feiertage, Überschneidungen und Resturlaub haben Sie dabei im Blick.

Feiertage für Deutschland und Österreich hinterlegt
Jahresübersicht für bis zu 20 Mitarbeitende
Überschneidungen im Team sofort sichtbar

Mehr als 20 Mitarbeitende oder mehrere Standorte?

Dann behalten Sie den Überblick mit einer digitalen Urlaubsverwaltung leichter als mit einer Tabelle. Abwesenheitsmanagement mit TimeTac ansehen

Was steckt in der Excel-Vorlage?

Die Vorlage besteht aus einer Teamübersicht und einem Urlaubskalender für 2027. Im Tabellenblatt „Team“ hinterlegen Sie die Namen und Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeitenden. Im Kalender tragen Sie anschließend die geplanten Urlaubstage ein.

Die Feiertage für Deutschland und Österreich sind berücksichtigt. Halbe Urlaubstage lassen sich ebenfalls eintragen. So sehen Sie nicht nur, wer wann Urlaub hat, sondern auch, wie viele Tage bereits verplant sind.

Die Vorlage ist für Teams mit bis zu 20 Personen ausgelegt.

Urlaubsplan erstellen: So nutzen Sie die Vorlage

In fünf Schritten erstellen Sie mit der Vorlage den Urlaubsplan für Ihr Team. Die Einrichtung dauert rund zehn Minuten.

Land und Grenzwert festlegen. Wählen Sie im Blatt „Team“ Deutschland oder Österreich. Legen Sie fest, wie viele Personen höchstens gleichzeitig abwesend sein dürfen.
Team erfassen. Tragen Sie alle Mitarbeitenden mit Urlaubsanspruch und Resturlaub aus dem Vorjahr ein. Die Namen erscheinen automatisch in allen Monatsblättern.
Urlaub eintragen. Setzen Sie im Monatsblatt beim jeweiligen Tag ein Kürzel: U für einen Urlaubstag, H für einen halben Tag, S für Sonderurlaub. Sonderurlaub zählt nicht zum Urlaubsanspruch.
Überschneidungen prüfen. Die Zeile „Abwesend“ zeigt je Tag, wie viele Personen fehlen. Überschreitet ein Tag Ihren Grenzwert, ist er orange markiert.
Urlaubskonten im Blick behalten. Im Blatt „Team“ sehen Sie geplante und verbleibende Tage je Person. Ein negativer Rest ist markiert, bevor jemand mehr Urlaub plant, als ihm zusteht.

Tipp: Sammeln Sie die Urlaubswünsche für das ganze Jahr bis zu einem festen Stichtag, zum Beispiel Ende Januar. So sehen Sie Engpässe rund um Ostern, Sommerferien und Weihnachten, bevor die ersten Anträge genehmigt sind. Wann sich Urlaubstage 2027 besonders lohnen, zeigt unser Überblick zu den Brückentagen 2027.

Was ein guter Urlaubsplaner enthalten sollte

Ein Urlaubskalender soll vor allem eine Frage beantworten: Wer ist wann nicht da – und ist das Team trotzdem ausreichend besetzt?

Feiertage und Arbeitstage berücksichtigen

Nicht jeder freie Tag kostet einen Urlaubstag. Feiertage und arbeitsfreie Tage sollten deshalb bei der Berechnung berücksichtigt werden. Wichtig ist dabei, dass die hinterlegten Arbeitstage zum jeweiligen Arbeitszeitmodell passen.

Überschneidungen früh erkennen

Wenn mehrere Personen gleichzeitig Urlaub nehmen möchten, kann es eng werden. Besonders in kleinen Teams oder während der Schulferien lohnt sich deshalb ein gemeinsamer Blick auf den Kalender. So bleibt genug Zeit, Vertretungen zu organisieren und Urlaubswünsche abzustimmen.

Resturlaub im Blick behalten

Wie viele Urlaubstage sind bereits verplant? Wie viele stehen noch zur Verfügung? Ein guter Urlaubsplaner macht beides sichtbar. Damit lassen sich weitere Anträge besser einschätzen und offene Urlaubstage frühzeitig ansprechen.

Wie Sie Urlaubswünsche fair verteilen, wenn mehrere Personen dieselben Tage wollen, erklärt der Artikel Urlaubsplanung im Team.

Wann Excel als Urlaubsplaner nicht mehr ausreicht

Für kleine Teams ist eine Excel-Vorlage oft völlog ausreichend. Alle Urlaubstage stehen in einer Tabelle und Änderungen sind schnell eingetragen.

Schwieriger wird es, wenn mehrere Personen die Datei bearbeiten, Urlaubsanträge per E-Mail eingehen oder unterschiedliche Führungskräfte Anträge freigeben müssen. Dann stellt sich schnell die Frage, welche Version der Tabelle eigentlich aktuell ist.

Eine digitale Urlaubsverwaltung nimmt Ihnen diese Abstimmung ab. Mitarbeitende stellen ihre Anträge direkt im System, Führungskräfte können sie dort genehmigen und der Urlaubskalender wird entsprechend aktualisiert.

Mit TimeTac lassen sich außerdem Resturlaub und andere Abwesenheiten zentral verwalten. Gerade bei wachsenden Teams spart das Rückfragen und die manuelle Pflege mehrerer Listen.

Häufig gestellte Fragen.

Ein Urlaubsplaner zeigt, wer im Team wann Urlaub hat. So lassen sich Abwesenheiten abstimmen, Überschneidungen erkennen und Vertretungen rechtzeitig planen.

Ja. Sie können die Excel-Vorlage kostenlos herunterladen und für Ihr Team anpassen.

Ja. Wählen Sie im Tabellenblatt „Team“ Österreich aus, damit die entsprechenden Feiertage berücksichtigt werden.

Die Vorlage bietet Platz für bis zu 20 Mitarbeitende. Für größere Teams oder mehrere Abteilungen ist eine digitale Urlaubsverwaltung meist praktischer.

Ja. Tragen Sie dafür das Kürzel „H“ ein. Die Vorlage rechnet automatisch mit 0,5 Urlaubstagen.

Feiertage und arbeitsfreie Tage werden nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen. Auch Sonderurlaub wird getrennt vom regulären Urlaub erfasst. Die Berechnung hängt von den hinterlegten Einstellungen und Arbeitstagen ab.

In Deutschland muss der Arbeitgeber die Urlaubswünsche grundsätzlich berücksichtigen. Dringende betriebliche Gründe oder sozial vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender können dagegensprechen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). In Österreich müssen Arbeitgeber und Mitarbeitende den Urlaubszeitpunkt grundsätzlich gemeinsam vereinbaren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zur Urlaubsplanung im Team.