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Personaleinsatzplanung

Definition: Was bedeutet Personaleinsatzplanung?

Unter Personaleinsatzplanung versteht man eine Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen nach zeitlichen, quantitativen, örtlichen Dimensionen des Betriebes. Des Weiteren müssen die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter mit den Anforderungsprofilen der zu besetzenden Stelle verglichen werden, damit Aufgaben effektiv erledigt werden können. Auch die Interessen und Wünsche der Arbeitnehmer sollten berücksichtigt werden. Häufig wird die Abkürzung PEP anstelle des Begriffs Personaleinsatzplanung verwendet.

Welchen Nutzen hat die Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung erweist sich in der Praxis als hoch relevant, da Personalengpässe vorhergesehen, Kapazitätsunter- und Überlastungen vermieden und ein optimales Workforce-Management erreicht werden können. Unter Workforce-Management versteht man die Verwaltung aller Beschäftigten in einem Unternehmen. Darüber hinaus lässt die Einsatzplanung Aussagen darüber zu, ob neue Mitarbeiter eingestellt, entlassen oder versetzt werden müssen. Ebenso wird ersichtlich, ob Arbeitnehmer die nötigen Qualifikation aufweisen. Auf Basis dieser Erkenntnis kann entschieden werden, ob Mitarbeiter weitergebildet werden müssen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine ordnungsgemäße Personaleinsatzplanung nicht nur für eine optimale Kapazitätsauslastung sorgt, sondern ebenso internen Handlungsbedarf aufdeckt.

Welche Ziele hat die Personaleinsatzplanung?

Das übergeordnete Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die Erfüllung der Unternehmensaufgabe durch einen optimalen Ressourceneinsatz zu gewährleisten. Dabei müssen Personalengpässe vermieden werden, da dadurch vorhandene Kapazitäten nicht ausgelastet werden können. Darüber hinaus wird eine höhere Produktivität angestrebt, indem Leerlaufzeiten vermieden werden. Zudem sind Unternehmen angehalten, Personaleinsätze vorausschauend zu planen, um auf Auslastungsschwankungen und interne Umstrukturierungen flexibel reagieren zu können. Im Allgemeinen hilft die Personaleinsatzplanung dabei, die Produktivität zu steigern und Personalkosten zu senken.

Wie wird die Personaleinsatzplanung in der Personalplanung eingeordnet?

Die Personaleinsatzplanung wird als vierte Stufe der Personalplanung gesehen. Sie wird nach Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung und Personalentwicklung eingereiht und wird gefolgt von der Planung der Personalfreisetzung. Wie bereits erwähnt, wird in diesem Schritt sichergestellt, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz ist.

Wie führt man eine Personaleinsatzplanung in der Praxis durch?

In der Praxis wird der Personaleinsatz trichterförmig geplant. Das bedeutet, dass die Planung zuerst grob und dann detailreich erfolgt. Beispielsweise wird zuerst eine ungefähre Jahresplanung erstellt, auf welcher dann die Monatsplanung basiert.

Der erste Schritt besteht aus einer Analyse des Arbeitsaufkommen, indem man beispielsweise Auftragszahlen und Kundenzahlen heranzieht. Das Arbeitsaufkommen wird jedoch nicht nur für den jetzigen Zeitpunkt erhoben, sondern auch in die Zukunft projiziert. Das nennt man Arbeitsanfall-Forecast. Diese Prognose kann im Zeitablauf kontinuierlich präzisiert werden, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten. Anhand des prognostizierten, zukünftigen Arbeitsumfangs kann eine Einschätzung zum Personalbedarf abgegeben werden.

Im nächsten Schritt werden derzeitige Mitarbeiterkapazitäten ermittelt und wieder in die Zukunft projiziert. Hierbei helfen Personalakten den zukünftigen Personalbedarf aufzudecken, beispielsweise durch angemeldete Karenzen bzw. Elternzeiten.

Danach muss das Stunden-Budget berechnet werden. Dieses beschreibt die verfügbaren Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer pro Jahr, auch Nettojahresarbeitszeit genannt. Diese Stundenanzahl wird dann auf einzelne Monate oder Wochen aufgeteilt, um zu veranschaulichen, ob das verfügbare Stunden-Budget den prognostizierten Arbeitsanfall abdecken kann.

Basierend auf diesen Analysen können verfügbare Mitarbeiter eingeteilt, eventuell neue eingestellt und erste Personaleinsatzpläne erstellt werden. Diese sind umso genauer, desto zeitnaher sie sind.

Die Verwendung einer Software zur Personaleinsatzplanung erleichtert diese Schritte. Vor allem durch die übersichtliche Ansammlung an Personaldetails werden die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter veranschaulicht, womit das zukünftige Stunden-Budget errechnet werden kann. Ist der Personaleinsatzplan erstellt, kann dieser per Knopfdruck mit den Arbeitnehmern geteilt werden.


Quellen:

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