Personaleinsatzplanung
Definition: Was ist Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung (PEP) bezeichnet die Zuordnung von Beschäftigten zu Aufgaben und Arbeitsplätzen nach zeitlichen, mengenmäßigen, örtlichen und qualifikatorischen Gesichtspunkten. Ziel ist, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort arbeiten. Dabei werden betriebliche Anforderungen, Qualifikationen und die Wünsche der Beschäftigten gegeneinander abgewogen.
Was ist ein Personaleinsatzplan?
Ein Personaleinsatzplan ist das Ergebnis der Personaleinsatzplanung: Er zeigt, wer in einem bestimmten Zeitraum wann, wo und mit welcher Aufgabe arbeitet. In Betrieben mit Schichtarbeit heißt er meist Dienstplan oder Schichtplan. Damit sich Beschäftigte darauf einstellen können, wird er vor Beginn des Zeitraums veröffentlicht.
Welche Ziele hat die Personaleinsatzplanung?
Das übergeordnete Ziel ist, die Aufgaben des Unternehmens mit einem optimalen Einsatz der vorhandenen Beschäftigten zu erfüllen.
Daraus ergeben sich mehrere Teilziele:
- Engpässe und Leerlauf vermeiden, damit Kapazitäten weder über- noch unterlastet sind
- Personalkosten steuern, etwa durch weniger Überstunden und Zuschläge
- gesetzliche und tarifliche Vorgaben einhalten, zum Beispiel Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
- Wünsche und Verfügbarkeiten der Beschäftigten berücksichtigen
- flexibel auf Auslastungsschwankungen und Umstrukturierungen reagieren
Welchen Nutzen hat die Personaleinsatzplanung?
Eine gute Personaleinsatzplanung macht Personalengpässe früh sichtbar und verhindert Über- und Unterlastung. Sie ist damit ein Kernbaustein des Workforce-Managements, also der Steuerung aller Beschäftigten eines Unternehmens. Zugleich deckt sie internen Handlungsbedarf auf: ob Personal eingestellt, versetzt oder weitergebildet werden muss.
Wie wird die Personaleinsatzplanung in die Personalplanung eingeordnet?
Die Personaleinsatzplanung gilt als vierte Stufe der Personalplanung. Sie folgt auf die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung und die Personalentwicklung; danach kommt die Planung der Personalfreisetzung. Während die Personalbedarfsplanung klärt, wie viele Beschäftigte mit welchen Qualifikationen nötig sind, legt die Personaleinsatzplanung fest, wer wann und wo arbeitet.
Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?
Nach dem Zeithorizont unterscheidet man drei Ebenen, die aufeinander aufbauen:
- Langfristig (ein Jahr und mehr): Kapazitäten, Jahresarbeitszeit und Urlaubsplanung im Überblick
- Mittelfristig (Wochen bis Monate): Monatspläne, Schichtmodelle und Abwesenheiten
- Kurzfristig (Tage bis Wochen): der konkrete Dienst- oder Schichtplan und Änderungen bei Ausfällen
Wie läuft die Personaleinsatzplanung in der Praxis ab?
In der Praxis wird der Personaleinsatz trichterförmig geplant: erst grob für das Jahr, dann immer genauer für Monat und Woche.
- Arbeitsanfall analysieren und prognostizieren, zum Beispiel anhand von Auftrags- oder Kundenzahlen (Arbeitsanfall-Forecast).
- Verfügbare Kapazitäten ermitteln, einschließlich Urlaub, Elternzeit bzw. Karenz und Teilzeit. Ob die verfügbaren Stunden den Bedarf decken, zeigt die Berechnung des Personalbedarfs.
- Einsatzregeln festlegen: Schichtmodell, Mindestbesetzung je Schicht, benötigte Qualifikationen und gesetzliche Grenzen.
- Einsatzpläne erstellen und rechtzeitig veröffentlichen.
- Abweichungen erfassen und nachsteuern, etwa bei Krankheit oder Mehrarbeit.
Wie sieht ein Beispiel für Personaleinsatzplanung aus?
Eine Filiale im Einzelhandel ist montags bis samstags von 8 bis 20 Uhr geöffnet (fiktives Beispiel). Sie plant eine Früh- und eine Spätschicht mit jeweils mindestens drei Personen, samstags wegen des Kundenandrangs mit vier. In jeder Schicht muss eine Person mit Kassenverantwortung arbeiten. Urlaube und Wünsche der Beschäftigten fließen in den Monatsplan ein; der konkrete Wochenplan wird zwei Wochen im Voraus veröffentlicht.
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Dienstplan?
Die Personaleinsatzplanung ist der gesamte Planungsprozess, vom Jahresüberblick bis zur Wochenplanung. Der Dienstplan ist ihr konkretes Ergebnis für einen bestimmten Zeitraum. Die vorgelagerte Frage, wie viele Beschäftigte überhaupt gebraucht werden, beantwortet die Personalbedarfsplanung.
Welche Hilfsmittel gibt es für die Personaleinsatzplanung?
Für kleine Teams reicht oft eine Tabelle. Mit mehreren Schichten, Standorten oder Qualifikationen stößt sie an Grenzen, weil Abwesenheiten, Ruhezeiten und Änderungen von Hand nachgehalten werden müssen. In der Dienstplanung von TimeTac legen Sie Standorte und Teams an, hinterlegen Qualifikationen je Person und Schicht und sehen Abwesenheiten direkt im Plan; eine automatische Prüfung achtet auf Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Mehr dazu auf der Seite Dienstplanung.
Wo finden Sie eine Anleitung für den Dienstplan?
Wie Sie aus der Einsatzplanung Schritt für Schritt einen Dienstplan machen, erklärt unser Leitfaden Dienstplan erstellen. Eine kostenlose Vorlage für den Einstieg finden Sie im Beitrag Dienstplan-Vorlage.
Quellen:
