Für einen perfekten Start – der Onboarding-Service von TimeTac

von Pia Birk, 10.10.2025

Sie haben sich für TimeTac entschieden – großartig! Bevor Sie loslegen und Ihre neue Zeiterfassung in vollem Umfang nutzen können, muss Ihr Account eingerichtet und mit allen relevanten Daten befüllt werden. Genau hier kommt unser TimeTac-Onboarding-Service ins Spiel: Wir übernehmen die Einrichtung für Sie, begleiten Sie Schritt für Schritt und sorgen dafür, dass Sie vom ersten Tag an sorgenfrei starten können.

In 4 Schritten zu Ihrer Zeiterfassung

Startklar in nur vier Schritten: Mit unserem Onboarding-Service begleiten wir Sie bei der Einführung Ihrer Zeiterfassung und führen Sie durch den gesamten Einrichtungsprozess – damit alles vom ersten Tag an reibungslos funktioniert.

In vier klaren Phasen bereiten wir alles vor, richten Ihr System ein, schulen Ihr Team und begleiten den Go-live. Der Prozess dauert durchschnittlich sechs bis acht Wochen – abhängig von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Während dieser Zeit stehen wir Ihnen persönlich zur Seite und beantworten alle Fragen rund um die Einführung und Nutzung Ihrer neuen Zeiterfassung.

1. Vorbereitungs-Phase: Anforderungen klären und Stammdaten prüfen

Alles beginnt mit der Analyse Ihrer Anforderungen via Online Meeting und Screen Sharing im Rahmen eines Konfigurationsgesprächs. Dazu benötigen wir die Kontaktdaten Ihrer Key-User – Mitarbeitende, die die Einführung und fachliche Betreuung der Zeiterfassungssoftware übernehmen. Sie sind unsere Hauptansprechpartner während des gesamten Onboardings.

Wir erfassen und prüfen:

• Ihre betrieblichen Anforderungen wie Pausenregelungen, Zuschläge und Gleitzeitrahmen
• Übergabe und Prüfung Ihrer Stammdaten
• Hinweise auf fehlende oder unvollständige Daten

Ergebnis: Alle relevanten Daten liegen korrekt vor und Ihr Account kann optimal eingerichtet werden.

2. Konfigurations-Phase: Ihr TimeTac-Account wird für Sie eingerichtet

Jetzt geht’s ans Eingemachte: Wir richten Ihren Account auf Basis der zuvor gemeinsam definierten Anforderungen ein. Parallel erhalten Sie, falls bestellt, vorkonfigurierte Zeiterfassungsterminals inklusive Zubehör wie Transponder-Chips oder Wandhalterungen.

Unser Tipp: Binden Sie unbedingt Ihre IT-Abteilung / IT-Ansprechperson vor Inbetriebnahme der Terminals mit ein, um einen reibungslosen Ablauf mit Ihrem betriebsinternen Sicherheitsnetzwerk zu gewährleisten.

Ergebnis: Ihr Account und Ihre Terminals sind bereit für den Testbetrieb.

3. Trainings-Phase: Sie lernen TimeTac kennen

In der dritten Phase machen Sie sich mit TimeTac vertraut und arbeiten im Testbetrieb. Wir begleiten Sie dabei, geben Feedback und unterstützen bei allen Fragen und Unklarheiten. 

Das beinhaltet:

• Persönliche Begleitung und engmaschiger Austausch durch Onboarding-Ansprechpartner
• Ausführliche Schulung der Key-User via Webinar
• Kontrolle und Erinnerung bei fehlenden Daten

Ergebnis: Ihr Team ist bestens vorbereitet und sicher im Umgang mit TimeTac.

4. Go-live-Phase: Bereit für den Start

Es ist so weit! Gemeinsam legen wir den Go-live-Termin fest. Ab diesem Tag starten Sie und Ihre Mitarbeitenden offiziell mit der Zeiterfassung in TimeTac.

Wir begleiten Sie nach diesem Termin noch etwa zwei Wochen lang, um sicherzustellen, dass alles rund läuft. Dabei unterstützen wir Sie auch gerne bei der manuellen Übertragung von Resturlaubstagen oder Überstundensalden. Nach einem abschließenden Q&A-Feedback-Meeting erfolgt die geordnete Übergabe an unser Support-Team. Dieses steht Ihnen weiterhin telefonisch oder per E-Mail kostenlos zur Verfügung – damit Sie jederzeit bestens betreut sind.

Ergebnis: Ihre Zeiterfassung läuft stabil, Ihr Team arbeitet produktiv – und Sie starten erfolgreich mit TimeTac durch.

Warum das Onboarding von TimeTac Ihr Unternehmen schneller nach vorne bringt

Unser Service spart Ihnen wertvolle Zeit, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Ihr Team von Anfang an optimal mit TimeTac arbeitet. Mit einer persönlichen Ansprechpartnerin oder  einem Ansprechpartner, klar strukturierten Phasen und individueller Betreuung starten Sie stressfrei durch – ohne ewige Einarbeitung oder Frust bei der Zeiterfassung.