Die Herausforderung
Abdeckung aller organisatorischen und technischen Anforderungen – Verlässlichkeit im Einsatz
Die PIS AG/Geizhals hatte bereits vor der Einführung von TimeTac eine Zeiterfassungslösung im Einsatz. Diese Lösung verfügte jedoch mit der Zeit nicht mehr über die benötigten Funktionen. Letztlich ausschlaggebend für den Wechsel auf eine neue Zeiterfassung waren dann die neuen Vorgaben des Homeoffice-Reportings.
Michael Kröll: „Wir hatten eine reine Zeiterfassungslösung im Einsatz, wollten aber auf eine neue Lösung mit einem integrierten Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement umsteigen. Unsere Eigenbaulösung, ein Zutrittssystem mit automatischer Zeiterfassung, hätte signifikant erweitert und gewartet werden müssen. Nachdem das nicht unser Kerngeschäft ist, haben wir nach Alternativen am Markt gesucht. Letztendlich haben der Feature-Umfang, die Konfigurationsmöglichkeiten und die API-Schnittstelle in Kombination mit einem fairen Pricing zur Entscheidung für TimeTac beigetragen.“
„Wir haben uns von einer Zeiterfassungslösung erwartet, dass diese alle unsere organisatorischen und technischen Anforderungen abdeckt und verlässlich im Einsatz ist.“
Die Lösung
Reduzierung des Aufwands und mehr Überblick für alle
Vereinfachung der Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
Die Mitarbeitenden können die Zeit per Web oder mobiler App erfassen. Diese verwenden aber in erster Linie die Web-App, während das Management eher die mobile Zeiterfassung nutzt. Besonders praktisch finden die Mitarbeitenden der PIS AG/Geizhals die Einsicht in ihren Stundensaldo und allfällige Zeitkorrekturen, die über das Webinterface durchgeführt werden können.
Michael Kröll: „Der Feature-Umfang von TimeTac ist groß und dennoch ist das Webinterface sehr übersichtlich und die Mitarbeitenden finden sich leicht zurecht.“
Die PIS AG hat bei der Implementierung das Onboarding-Service in Anspruch genommen. Dabei begleitet und unterstützt ein Mitarbeitender von TimeTac den Kunden aktiv beim Setup von TimeTac – von der Konfiguration bis hin zum Start im Echtbetrieb.
Michael Kröll dazu: „Das Onboarding-Service hat die Implementierung für uns eindeutig vereinfacht und beschleunigt.“
Erfüllung der Vorgaben bzgl. des Homeoffice-Reportings
Wie eingangs beschrieben, war der Umstieg auf ein neues Zeiterfassungssystem unter anderem aufgrund des verstärkten Homeoffice-Arbeitens für unseren Kunden wichtig geworden. Denn auch im Homeoffice gilt die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben und die gleichen Pflichten zur Zeiterfassung wie im Büro.
In TimeTac haben Sie die Möglichkeit Homeoffice über Aufgaben oder Abwesenheiten zu erfassen und können diese mit wenigen Klicks auswerten. Zudem sehen Sie mit der Live-Zeiterfassung auf einen Blick, wer gerade im Homeoffice arbeitet und auf welche Tätigkeiten/Projekte die Mitarbeitenden die Zeit buchen.
Weniger Aufwand und mehr Übersicht bei Urlaub, Abwesenheiten und Überstunden
Um den Aufwand für die Personalabteilung und Mitarbeitende zu reduzieren, sollten die Prozesse rund um die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung automatisiert und vereinfacht werden.
In TimeTac haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit online und in wenigen Schritten Anträge auf Urlaub, Krankenstand oder andere Abwesenheiten zu stellen bzw. zu genehmigen. Der Genehmigungsprozess läuft dabei automatisiert ab. Mit wenigen Klicks können die Abwesenheitszeiten sowohl auf Mitarbeitenden- als auch Abteilungsebene ausgewertet bzw. exportiert werden. Resturlaubstage und Überstundensalden werden automatisch von der Software berechnet und können jederzeit von den Mitarbeitenden selbst abgerufen werden.
„Wir haben deutlich weniger Aufwand bei der Abwicklung des Urlaubs- und Abwesenheitsmanagements, vor allem in der Personalabteilung, aber auch für die Mitarbeitenden. Die transparente Übersicht über aktuelle (Über-)Stundensalden ist sowohl für das Management als auch auf Mitarbeitendenebene eine klare Verbesserung“, so Michael Kröll.
Erleichterung des Reportings für Controlling und Lohnverrechnung dank API-Schnittstelle
Unser Kunde benötigte für individuelle Reportings im Controlling und der Lohnverrechnung Daten aus TimeTac. Dafür hat die PIS AG/Geizhals die TimeTac API in Anspruch genommen.
TimeTac bietet Ihnen für die Anbindung individueller Programme eine programmierbare Schnittstelle (API) auf Basis moderner RESTful-Technologie. So können Sie TimeTac in andere Anwendungen integrieren oder eigene Auswertungen Ihrer Daten erstellen.
Michael Kröll: „Mit der technischen Dokumentation der API-Integration auf der TimeTac Webseite konnten wir die Anbindung von TimeTac an unsere Systeme gänzlich selbstständig durchführen. Es waren nur ein paar kleinere Anpassungen notwendig, die auch zeitnah umgesetzt wurden, um die Daten für unsere individuelle Anwendung auswerten zu können.“
Das Ergebnis
Die Mitarbeitenden finden sich leicht zurecht – deutlich weniger Aufwand für alle – Erleichterung bei Reportings
Michael Kröll:
„Nicht zuletzt auch durch die Integration der TimeTac-API konnten wir alle unsere geplanten Ziele erfolgreich erreichen. Die Mitarbeitenden finden sich leicht im Interface zurecht und die Integrationen mit der API erleichtern unter anderem auch das Reporting für Controlling und Lohnverrechnung.“
