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Arbeitszeitaufzeichungen

Definition: Was sind Arbeitszeitaufzeichnungen?

Der Begriff Arbeitszeitaufzeichnung bezeichnet die Dokumentation der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Dabei muss der Arbeitgeber darauf achten, ob die nationalen Gesetzgebungen Arbeitszeitaufzeichnungen vorsehen. Besteht eine Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten, umfasst diese meist die Ausweisung von Tages- und Wochenarbeitszeiten als auch von täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Erfüllung dieser Pflicht.



Wozu dienen Arbeitszeitaufzeichnungen?

Die Aufzeichnungen dienen primär als Beweismaterial dafür, dass gesetzliche Vorgaben beispielsweise bzgl. der Arbeitszeiten und Ruhepausen eingehalten wurden. Dem Arbeitgeber bleibt darüber hinaus über die tatsächlich geleisteten Stunden der Arbeitnehmer informiert

Auch für Arbeitnehmer haben Arbeitszeitaufzeichnungen gewisse Vorteile. Dadurch werden Überstunden nämlich ersichtlich, sodass der Anspruch auf Abgeltung dieser geltend gemacht werden kann.

Gibt es in Österreich eine Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung?

Ja, diese Regelung ist im österreichischen Arbeitszeitgesetz (AZG) verankert. Dem Gesetz zufolge hat der Arbeitgeber die Pflicht, Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu führen und sicherzustellen, dass diese den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes entsprechen. Ebenso müssen Pausen und Ruhezeiten in der Dokumentation ersichtlich sein. Diese Pflicht entfällt, wenn es sich um eine fixe, schriftlich vereinbarte Arbeitszeiteinteilung handelt. Weicht die tatsächliche Arbeitszeit jedoch von der Einteilung ab, sind diese Differenzen festzuhalten. Darüber hinaus besteht eine sogenannte Auskunftspflicht, welche besagt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitsinspektorat Einsicht in die Aufzeichnungen gewähren muss. Grundsätzlich müssen die Dokumente für das Inspektorat mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden. Da diese Daten jedoch auch die Lohnsteuer- und Abgabenpflicht bzw. die Sozialversicherung betreffen, besteht eine sieben- bzw. fünfjährige Aufbewahrungspflicht.

Ist die Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland Pflicht?

Ja, aber nur wenn die werktägliche Arbeitszeit mehr als acht Stunden beträgt. Bei einer Beschäftigung unter diesem Stundenausmaß werden keine Aufzeichnungspflichten geltend, wobei Ausnahmen existieren (Minijob). Die Verantwortung der Aufzeichnung und Aufbewahrung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber, jedoch kann er diese Tätigkeiten an Mitarbeiter delegieren. In diesem Falle ist es empfehlenswert, die Aufzeichnungen regelmäßig auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Besteht Aufzeichnungspflicht, hat der Arbeitgeber die Daten in jedem Falle der zuständigen Behörde offenzulegen, sollte dies verlangt werden. Grundsätzlich müssen Arbeitszeitaufzeichnungen in Deutschland mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Der vollständige Gesetzestext ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu finden. Sind diese Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf sechs Jahre bzw. zehn Jahre, wenn es sich um Überstundenlisten handelt.

Sieht die Schweiz eine Aufzeichnungspflicht vor?

Ja, laut schweizer Arbeitsgesetz (ArG) müssen die Arbeitszeiten der Dienstnehmer festgehalten werden. In den Unterlagen müssen Daten, wie z.B. Personalien, Beschäftigungsgrad, Arbeitsbeginn und -ende, Arbeitszeiten pro Woche und Monat und Überzeitarbeit angeführt werden. Die Verantwortung über Aufzeichnungen obliegt dem Arbeitgeber, wobei diese Tätigkeit meist den Arbeitnehmern delegiert wird. Auf Anfrage, muss der Arbeitgeber diese Daten den Aufsichts- und Vollzugsbehörden vorlegen. Die gesetzliche Mindestaufbewahrungsdauer der Arbeitszeitaufzeichnungen liegt in der Schweiz bei fünf Jahren. Sind diese jedoch für die Sozialversicherung und für Lohndeklarationen notwendig, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf bis zu zehn Jahre.

Welche Methoden gibt es, Arbeitszeiten aufzuzeichnen?

Da der Gesetzgeber keine bestimmte Form vorschreibt, haben sich in der Arbeitswelt unterschiedlichste Methoden etabliert, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Traditionellerweise werden Arbeitsbeginn und Arbeitsende von den Mitarbeitern selbst festgehalten, sei es auf Papier oder in einem Excel Sheet. Die digitale Zeiterfassung hält in vielen Unternehmen Einzug, meist aufgrund der zuverlässigen Genauigkeit, aber auch weil erforderliche Daten zur Entgeltabrechnung automatisch aufbereitet und ausgewertet werden. Digitale Wege, Arbeitszeiten zu erfassen, inkludieren beispielsweise eine Online-Arbeitszeiterfassung Zeiterfassungsterminals, Software-Programme und die Erfassung per Zeiterfassungs-App auf mobilen Endgeräte.

Was sind die Unterschiede einer Arbeitszeiterfassung mittels Software versus Excel/Papier?

Eigenschaften einer Software-Zeiterfassung:

  • Einfach, schnell, korrekt
  • Immer verfügbar – zeit- und ortsunabhängig
  • In Echtzeit – präzise Zeitbuchungen
  • Flexibel, browserbasiert, Terminal und App
  • Stundenabrechnung wird automatisch berechnet
  • Direkte und effiziente Integration der Daten in andere Systeme mittels Schnittstellen
  • Modernste Technologie: Zeiterfassung via RFID/NFC-Technologie und biometrischem Fingerprint

Eigenschaften von Excel/Papier-Zeiterfassungen:

  • Zettelwirtschaft
  • Aufwendig, fehleranfällig, intransparent
  • Nachträgliche, geschätzte Zeiteintragungen
  • Handschriftlich, meist schwer lesbar
  • Nicht praktikabel für Außendienst
  • Manuelle, aufwendige und fehleranfällige Übertragung der Daten
  • Manipulierbarkeit aufgrund von Auf- und Abrundungen



Quellen:

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