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Personalstammdaten

Definition: Was versteht man unter Personalstammdaten?

Personalstammdaten sind personenbezogene Daten der Arbeitnehmer eines Unternehmens. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie im Zeitablauf relativ konstant sind. Die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung sind für die Pflege der Personalstammdaten verantwortlich. Diese werden u.a. dazu benötigt, Lohnabrechnungen durchzuführen. Da personenbezogene Daten den Vorschriften der DSGVO unterliegen, müssen diese auch beim Umgang mit Personalstammdaten eingehalten werden.

Was sind Beispiele für Personalstammdaten?

Zu den Personalstammdaten, welche in der Regel von Mitarbeitern bei Arbeitsantritt erhoben werden, gehören beispielsweise:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift
  • Staatsangehörigkeit
  • Kontakt
  • Personalnummer
  • Steuernummer
  • Daten zur Krankenversicherung
  • Sozialversicherungsnummer
  • Eintrittsdatum
  • Tätigkeit im Unternehmen
  • Monatl. Gehalt
  • Bankverbindung

Wie werden Personalstammdaten angelegt bzw. gepflegt?

Personalstammdaten werden in der Regel zu Beginn des Arbeitsverhältnisses erhoben und angelegt. Da beabsichtigt wird, die Daten über einen längeren Zeitraum zu nutzen, müssen sie gepflegt werden. Datenpflege bedeutet hierbei, anfallende Änderungen der Personendaten zu vermerken und so für Richtigkeit und Vollständigkeit im Datensatz zu sorgen. Dazu gehört auch, neue Daten vollständig in das System einzupflegen. Vorteilhaft ist es hierbei, ein übersichtliches Stammdatensystem zu wählen, wobei digitale Systeme dem heutigen Standard entsprechen.

Wie lange müssen Personalstammdaten aufbewahrt werden?

Personalstammdaten müssen so lange im Unternehmen sein, solange sie verarbeitet werden, sprich für die ganze Dauer des Arbeitsverhältnisses. Dennoch unterliegen diese nach der Kündigung einer Aufbewahrungsfrist. Dabei gilt die Faustregel, dass Personalstammdaten mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden müssen. Nach Erlassung der DSGVO ist eine Datenspeicherung grundsätzlich verboten, wenn die Datenverarbeitung nicht mehr nötig ist. Da es sich bei der Aufbewahrungsfrist um eine rechtliche Pflicht des Unternehmens handelt, ist keine gesonderte Bewilligung des (ehemaligen) MItarbeiters notwendig. Dieser hat jedoch das Recht, die Löschung seiner Daten zu veranlassen.

Was muss beim Umgang mit Personalstammdaten laut DSGVO beachtet werden?

Personalstammdaten sind als sensible und personenbezogene Daten anzusehen und deswegen unterliegen sie der DSGVO. Die DSGVO besagt, dass Datenverarbeitungen, welche zur Erfüllung der rechtlichen Pflichten erforderlich sind, rechtmäßig sind. Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten zählt beispielsweise die Erstellung einer Lohnabrechnung. Das bedeutet, dass in diesem Fall keine gesonderte Bewilligung des Arbeitnehmers nötig ist. Das sieht anders aus, wenn z.B. Fotos veröffentlicht werden. Dies muss individuell vereinbart werden, da es sich nicht um eine rechtliche Pflicht des Arbeitgebers handelt.

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer über die Zwecke der Datenverarbeitung informiert werden müssen und die Daten auch nur zu diesem Zweck verwendet werden dürfen. Werden personenbezogene Daten an externe Dienstleister weitergegeben, wie z.B. an ein externes Lohnbüro, muss ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem geschlossen werden.


Quellen:

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