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Lohnbuchhaltung

Definition: Was versteht man unter dem Begriff Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung befasst sich hauptsächlich mit der Erstellung von Lohnabrechnungen. Dieses Aufgabengebiet kann intern bearbeitet oder ausgelagert werden. In kleineren bis mittleren Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung häufig an externe Steuerberater übergeben. Größere Unternehmen profitieren meist von einer eigenen internen Abteilung. Die Lohnbuchhaltung ist hierbei ein Teilbereich der Buchhaltungsabteilung.

Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

Wie bereits erwähnt, werden in der Lohnbuchhaltung Lohnabrechnungen erstellt. Zudem arbeitet ein Lohnbuchhalter an der Pflege von Personalstammdaten und Lohnkonten sowie der Erstellung von Beitragsnachweisen für Krankenkassen und der Lohnsteuer an das Finanzamt. Ein Lohnkonto bezeichnet hierbei Datensätze, welche Informationen zu den Löhnen eines Arbeitnehmers enthält. Außerdem fallen An- und Abmeldungen von Arbeitnehmern in den Aufgabenbereich der Lohnbuchhaltung. Somit muss ein Lohnbuchhalter über Kenntnisse in den Bereichen Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht verfügen.

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen Lohnbuchhaltung und Personalabteilung?

Diese beiden Abteilungen stehen in enger Zusammenarbeit. Jedes Monat werden in der Lohnbuchhaltung Gehaltsabrechnungen für jeden einzelnen Arbeitnehmer erstellt. Die Daten dafür werden aus den Lohnkonten und Personalstammdaten bezogen, welche die Personalabteilung angelegt hat. Nachdem die monatlichen Gehälter berechnet wurden, werden die Ergebnisse an die allgemeine Buchhaltung weitergegeben und fließen in die Ein- und Ausgaben des Unternehmens ein. Dieser Vorgang wiederholt sich jedes Monat.

Wie lange müssen Unterlagen der Lohnbuchhaltung aufbewahrt werden?

Nicht alle Dokumente, mit welchen ein Lohnbuchhalter arbeitet, müssen aufbewahrt werden. Die folgenden Unterlagen unterliegen in der Regel einer Aufbewahrungspflicht:

  • Abrechnungsunterlagen für Lohnabrechnungen
  • An- und Abmeldungen bei der Krankenkasse
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
  • Gehaltsunterlagen
  • Prämienunterlagen
  • Provisionsabrechnungen etc.

Warum und inwieweit ist die Lohnbuchhaltung von der DSGVO betroffen?

Die Abteilung der Lohnbuchhaltung ist im Besitz von zahlreichen personenbezogenen Daten. Mit diesen muss laut DSGVO sensibel und verantwortungsvoll umgegangen werden. Da den Arbeitnehmern bzgl. dieser Daten umfangreiche Rechte gewährt wurden, ist es ihnen möglich, auf diese zuzugreifen bzw. die Löschung der Daten zu veranlassen. Zudem dürfen personenbezogene Informationen nur so lange behalten werden, wie es für deren Verarbeitung nötig ist.


Quellen: