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Stundennachweis

Definition: Was ist ein Stundennachweis?

Unter einem Stundennachweis, bzw. auch Stundenzettel genannt, versteht man die Dokumentation und den Nachweis der erbrachten Arbeitsstunden der Arbeitnehmenden in einem Unternehmen. Der Arbeitszeitnachweis ist für Unternehmen auf unterschiedliche Weisen möglich, beispielsweise mithilfe eines gewöhnlichen Stundenzettels auf Papier, in Excel oder mit einer Software zu Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis, unabhängig der Form, übernimmt sowohl eine Beweis- als auch eine Kontrollfunktion.

Wozu dient ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis hilft Arbeitgebenden, die Kontrolle über Arbeitsstunden und Arbeitszeiten zu behalten: Aus den Aufzeichnungen wird ersichtlich, ob zu viel oder zu wenig gearbeitet wurde und wie viele Über- oder Minusstunden angefallen sind. Auf dieser Basis lassen sich Schicht- oder Dienstpläne planen. Zudem müssen Arbeitgebende die Arbeitszeit gegenüber Kontrollinstanzen nachweisen können, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu belegen, und der Nachweis bildet die Basis für die Entgeltabrechnung. Auch Beschäftigten dient er als Beleg – etwa bei Streitigkeiten – und als Übersicht für die Planung von Urlaub oder Zeitausgleich.

Ist ein Stundennachweis Pflicht?

In den DACH-Ländern besteht nach dem jeweiligen Arbeitszeitgesetz (AZG in Österreich, ArbZG in Deutschland, ArG in der Schweiz) für Arbeitszeiten eine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Verantwortlich für die Aufzeichnung sind die Arbeitgebenden; die Aufgabe kann an Beschäftigte übertragen werden, die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt jedoch bei den Arbeitgebenden. Auch wer von der Aufzeichnungspflicht befreit ist, muss Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen – ebenso für nicht versicherungspflichtige Beschäftigte wie Minijobber. Die Aufbewahrungsfrist ist unterschiedlich geregelt: in Deutschland zwei Jahre, in Österreich ein Jahr, in der Schweiz fünf Jahre.

Was gehört in den Stundennachweis?

Ist der Stundennachweis gesetzlich gefordert, sind in der Regel vorgeschrieben:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Lage und Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen

Sinnvoll sind ergänzende Angaben, die Verwaltung und Lohnabrechnung erleichtern, etwa Personalnummer, Projektnummer, Anschrift oder das vereinbarte Arbeitszeitmodell.

Auf welche Arten kann ein Stundennachweis erstellt werden?

Ein Stundennachweis kann analog oder digital erfolgen. Die analoge Variante ist der handschriftliche Stundenzettel – hier müssen die Zeiten aber noch digitalisiert werden, was aufwändig ist. Excel-Tabellen speichern die Zeiten immerhin digital, sind aber fehleranfällig. Eine digitale Zeiterfassung oder Zeiterfassungs-App vereinfacht die Dokumentation dagegen erheblich. Wer zunächst ohne Software starten möchte, kann eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage nutzen.

 

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Quellen:

• Österreich: Arbeitszeitgesetz (AZG), § 26
• Deutschland: Arbeitszeitgesetz (ArbZG); Dokumentationspflicht § 17 MiLoG
• Schweiz: Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46 / ArGV 1 Art. 73