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Stundennachweis

Definition: Was ist ein Stundennachweis?

Unter einem Stundennachweis versteht man eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers in einem Unternehmen. Stunden nachzuweisen ist auf verschiedene Arten möglich, beispielsweise mithilfe eines gewöhnlichen Stundenzettels, einer Excel-Tabelle oder mit einer Software zu Arbeitszeiterfassung. Der Stundennachweis, unabhängig von der Form, übernimmt eine Beweis- als auch Kontrollfunktion.

Wozu dient ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis hilft dem Arbeitgeber dabei, den Überblick über die Arbeitsstunden und Arbeitszeiten der Beschäftigten zu behalten. Aus diesen Aufzeichnungen wird klar, ob der Arbeitnehmer zu viel oder zu wenig gearbeitet hat und wie viele Überstunden bzw. Minusstunden er bereits angesammelt hat. Diese Auswertungen nützen dem Arbeitgeber insofern etwas, da er zukünftige Schicht- oder Dienstpläne auf Basis der Aufzeichnungen erstellen kann, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die vereinbarte Anzahl an Arbeitsstunden weder über-, noch unterschreitet. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter gegenüber Kontrollinstanzen nachweisen können. Der Zweck liegt darin zu beweisen, dass gegen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes nicht verstoßen wurde. Schließlich bildet eine Stundenaufzeichnung die Basis für die Entgeltabrechnung.

Auch für den Arbeitnehmer hat ein Stundennachweis Vorteile. Dieser bietet ihm Beweismaterial, sollte es Probleme bzw. Verstöße gegen das Gesetz geben. Mithilfe eines einwandfreien Stundennachweises kann der Arbeitnehmer die notwendigen Schritte vollziehen, um das Problem zu belegen und zu beheben. Darüber hinaus bietet eine Stundenaufzeichnung dem Mitarbeiter eine Übersicht über seine geleisteten Stunden. Dies erleichtert die Planung von Urlaub als auch Zeitausgleich.

Ist ein Stundennachweis Pflicht?

Bezüglich der Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten und der Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen bestehen länderspezifische Unterschiede. Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht jedoch in den meisten Fällen. Der Arbeitgeber ist in einem solchen Fall dafür verantwortlich, dass Arbeitszeiten aufgezeichnet werden und Stundennachweise vorhanden sind. Diese Aufgabe kann er natürlich den Beschäftigten übertragen, jedoch obliegt die Verantwortung über der Richtigkeit alleine beim Arbeitgeber.

Ist man von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung befreit, muss ein Arbeitgeber dennoch Entgeltunterlagen für jeden Mitarbeiter führen. Diese sind nämlich zur Versicherung der Arbeitnehmer vorzulegen (z.B. Pensions- bzw. Rentenversicherung und Unfallversicherung). Zu den Unterlagen zählt eine schriftliche Aufzeichnung des monatlichen Arbeitsverdienstes, wie z.B. ein Stundenzettel. Auch für nicht versicherungspflichtige Mitarbeiter, wie Minijobber, müssen diese Unterlagen bereitstehen.

Auf welche Arten kann ein Stundennachweis erstellt werden?

Ein Stundennachweis kann auf mehrere Arten erfolgen, ob analog oder digital. Ein Beispiel für die analoge Zeiterfassung wäre der Stundenzettel, welcher meist noch handschriftlich verfasst wird. Hierbei müssen die Arbeitszeiten jedoch noch digitalisiert werden, was meist mit einem hohen zeitlichen Aufwand einhergeht. Excel-Tabellen haben den Vorteil, die Arbeitszeiten schon digital am Computer zu speichern, jedoch sind diese sehr fehleranfällig, gleich wie der traditionelle Stundenzettel. Eine andere Art, Arbeitszeiten und -stunden zu erfassen, ist eine digitale Zeiterfassungssoftware zu nutzen. Die Zeiterfassung wird dadurch auf viele Weisen vereinfacht.


Quellen: