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Dienstplan

Definition: Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist ein Planungsinstrument in der Personalwirtschaft. Er wird dazu eingesetzt, Arbeitskräfte zeitlich und räumlich einzuteilen, um den quantitativen und qualitativen Personalbedarf abzudecken und somit die Zweckerreichung des Unternehmens sicherzustellen. Ein organisierter Dienstplan hilft einem Betrieb dabei, den Überblick über Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu behalten, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu garantieren und im Rechtsfall Beweismaterial vorlegen zu können.

 

 

Welchen gesetzlichen Bestimmungen unterliegt der Dienstplan?

Bei der Erstellung eines Dienstplans sind rechtliche Bestimmungen zu beachten. Der Arbeitgeber muss Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen, zumal der Betriebsrat oder das jeweilige Arbeitnehmervertretungsorgan über Mitspracherecht bei der Dienstplangestaltung verfügt. Des Weiteren müssen die Standards des länderspezifischen Arbeitszeitgesetzes, beispielsweise bezüglich Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ausnahmeregelungen besonderer Personengruppen (z.B. Jugendliche), eingehalten werden.

Der Dienstplan muss in seiner Darstellung nachvollziehbar sein und muss geplante und tatsächliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter als auch allfällige Differenzen deutlich erkennbar machen. Nachträgliche Änderungen müssen als solche ausgewiesen sein, um jegliche Missverständnisse zu verhindern.

Schließlich ist es erforderlich, den Dienstplan innerhalb der geltenden Bekanntgabefrist den Arbeitnehmern zu übermitteln.

Wie erstellt man einen Dienstplan?

Ein Dienstplan wird meist in Form einer Tabelle realisiert. Hierbei gibt es wichtige Informationen, welche in einem vorbildhaften Dienstplan enthalten sein sollten. Hierzu zählen beispielsweise Vor- und Nachname des Mitarbeiters und dessen Aufgabenbereich bzw. Qualifikation. Letzteres dient dazu, sicherzustellen, dass zu jedem Zeitpunkt ausreichend qualifiziertes Personal vor Ort ist. Bei Schichtarbeit sollte der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende für jeden Mitarbeiter definiert sein. Bei Gleitzeitarbeit reicht es, Arbeitstage, Sollarbeitszeit und Kernarbeitszeit anzuführen. Der zu geltende Dienstplanzeitraum sowie das Erstellungsdatum sind zusätzlich zu bestimmen.

Darüber hinaus ist vor allem ein nicht elektronisch erstellter Dienstplan vom Vorgesetzten zu unterzeichnen. Dienstpläne, welche mit einer Software erstellt wurden, können meist nur von einem Berechtigten erstellt bzw. geändert werden, wodurch eine Authentifizierung des Vorgesetzten mit Hilfe einer Unterschrift hinfällig wird.

Ein Dienstplan, der mithilfe einer Software realisiert wird, enthält automatisch sämtliche oben angeführte Informationen, welche in einem Dienstplan enthalten sein müssen. Zusätzlich werden Abweichungen umgehend gekennzeichnet, sowie gesetzliche Verstöße, wie z.B. die Verletzung der Höchstarbeitszeit. Eine Software kann demnach viele Aufgaben rund um die Dienstplanerstellung erleichtern.

Wie wertet man einen Dienstplan aus?

Nach Ablauf des im Dienstplan definierten Zeitraums ist es erforderlich, allfällige Abweichungen zu dokumentieren. Hierzu zählen beispielsweise Differenzen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeiten der Arbeitnehmer, welche in Überstunden resultieren. Darüber hinaus können Daten zu Mitarbeitereinsatz und Personalausfall erhoben werden.

Dies wird natürlich umso einfacher, je automatischer ausgewertet werden kann. Eine Arbeitszeiterfassung erleichtert diese Analyse ungemein, da praktisch auf Knopfdruck ausgewertet werden kann. Manuelle Vorgehensweisen haben den Nachteil, dass Kennzahlen händisch berechnet werden müssen. Diese Berechnungen sind somit sehr fehleranfällig.

Welche Form kann ein Dienstplan haben?

Ein Dienstplan kann in unterschiedlichen Formen erstellt und gepflegt werden:

• Handschriftliches oder elektronisches Dokument
• Spreadsheet Dokument
• Mithilfe einer Software

 

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Quellen:

• https://de.wikipedia.org/wiki/Dienstplan
• https://www.personal-wissen.de/4595/der-dienstplan-behalten-sie-den-ueberblick/
• https://online.medunigraz.at/mug_online/wbAbs.getDocument?pThesisNr=52734&pAutorNr=&pOrgNr=1