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Stundenzettel

Was ist ein Stundenzettel und wofür benötigt man diesen?

Ein Stundenzettel oder Stundennachweis dient der Dokumentation und dem Nachweis der erbrachten Arbeitsstunden einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers.

In Österreich, Deutschland und der Schweiz ist die tägliche und vollständige Aufzeichnung der Arbeitszeiten für Unternehmen aller Branchen verpflichtend. In welcher Form die Arbeitszeit in Unternehmen in der EU erfasst werden muss, obliegt den einzelnen Staaten und ist derzeit noch nicht entschieden (EuGH-Urteil 2019).

Der handschriftliche Stundenzettel bzw. die Stundendokumentation in Excel birgt jedoch einige erhebliche Nachteile gegenüber einer digitalen Arbeitszeiterfassung und ist im Zeitalter der Digitalisierung eine obsolete Form der Erfassung von Zeit.

Was muss auf einem Stundenzettel enthalten sein?

Die wichtigsten Inhalte, welche in einem Stundenzettel enthalten sein sollten, sind:

  • Name, Datum, Ort
  • Arbeitsbeginn und -ende und tägliche Gesamtarbeitszeit
  • Ruhepausen und Reisezeiten
  • Abwesenheitszeiten, wie z.B. Urlaub oder Weiterbildung
  • Arbeitszeit, auf verschiedene Projekte aufgeteilt bzw. zugerechnet
  • Unterschrift des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin

Ein Stundenzettel wird zu Beweiszwecken aufbewahrt. Deshalb muss sichergestellt werden, dass die Arbeitszeiten den Vorgaben im Arbeitszeitgesetz entsprechen.

Was müssen Sie bei der Dokumentation der Zeit mit einem Stundenzettel beachten?

  • Sie können den Stundenzettel handschriftlich oder digital ausfüllen.
  • Es ist kein Muss, dass dieser von der Arbeitgeberin/vom Arbeitgeber, oder vom Arbeitnehmenden unterschrieben wird.
  • Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber muss die Richtigkeit und Vollständigkeit des Stundenzettels sicherstellen.
  • Die Arbeitszeit sollte bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung dokumentiert werden.
  • Das Original des ausgefüllten Stundenzettels verbleibt beim Arbeitgebenden, um diesen gegebenenfalls bei einer Kontrolle vorlegen zu können.

Wer muss Arbeitsaufzeichnungen führen?

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber ist für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten verantwortlich. Diese Aufgabe kann auf die Beschäftigten übertragen werden, die Verantwortung über der Richtigkeit obliegt aber alleine der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber.

Ist man von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung befreit, müssen Arbeitgebende dennoch Entgeltunterlagen für alle Mitarbeitenden führen. Diese sind nämlich zur Versicherung der Arbeitnehmenden vorzulegen (z.B. Pensions- bzw. Rentenversicherung und Unfallversicherung). Zu den Unterlagen zählt eine schriftliche Aufzeichnung des monatlichen Arbeitsverdienstes, wie z.B. ein Stundenzettel. Auch für nicht versicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie bei Minijobs der Fall, müssen diese Unterlagen bereitstehen.

Die Aufbewahrungspflicht ist in den Ländern unterschiedlich geregelt. In Deutschland müssen die Unterlagen in der Regel zwei Jahre, in Österreich ein Jahr und in der Schweiz fünf Jahre aufbewahrt werden.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Stundenzettel?

Vorteile:

  • Keine Eingewöhnung in ein System

Nachteile:

  • Täglicher Zeitaufwand
  • Ineffizient
  • Daten müssen digitalisiert werden
  • Fehleranfällig
  • Meist späte Verfügbarkeit der Daten
  • Gefahr, Stundenzettel zu verlieren

Welche anderen Möglichkeiten gibt es, Arbeitszeiten zu erfassen?

Arbeitszeiten können auf verschiedenste Weise erfasst werden. Abgesehen vom Stundenzettel, können Zeiterfassungsterminals, Stempeluhren, Zeiterfassungs-Apps und Software-Anwendungen verwendet werden. Die Vorteile der digitalen Erfassungsmedien gegenüber einem Stundenzettel sind zahlreich:

  • Komfort
  • Automatische Weiterverarbeitung der Daten (für beispielsweise die Entgeltabrechnung)
  • Überprüfung von gesetzlichen Vorgaben
  • Sofortige Übermittlung der Arbeitszeiten
  • Weitgehend fehlerfrei
  • Kostenersparnis
  • Zeitersparnis
  • Ermöglicht eine Projektzeiterfassung

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Wie funktioniert die Stundenzettel-Vorlage?

In unserer Stundenzettel-Vorlage finden Sie einen Stundenzettel je Mitarbeitendem mit folgenden Inhalten: Datum (dieses ist vorausgefüllt), Sollstunden, Kommen, Gehen, Arbeitszeit, Pause, Urlaub, Betriebsreise, krank, bezahlte Abwesenheiten, unbezahlte Abwesenheiten, Überstunden und eine Spalte für Anmerkungen.

Und so gehen Sie vor:

Tragen Sie den Namen des Mitarbeitenden in die jeweilige Tabelle ein und geben Sie die Sollstunden vor. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin trägt dann die Start- und Endzeit sowie Pausenzeiten für jeden Tag selbstständig ein. Die Summe dieser Arbeitszeit wird automatisch errechnet und ergibt die tägliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden. Die Stunden für Urlaub, Betriebsreise und Krankenstand müssen auch manuell eingetragen werden. In einer eigenen Spalte wird dann die Summe als „Bezahlte Abwesenheiten“ berechnet bzw. ausgewiesen. Die Überstunden ergeben sich auch automatisch aus der Differenz von mehr Arbeitsstunden als Sollstunden.

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Kostenloser Download Stundenzettel-PDF

Quellen:

Nützliche Tipps aus unserem Blog zur Online-Zeiterfassung

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